Aufgabe erstellen

Das Gruppenprojekt wird in einzelne Aufgaben aufgegliedert, die jeweils auf eine Aufgabenkarte geschrieben werden. Aufgaben dürfen unterschiedliche Aufwandsgrößen haben, da die Aufwände durch die Aufwandsschätzung eingeschätzt und auf die Karten geschrieben werden. Allerdings ist es nicht sinnvoll, einzelne Arbeitsschritte als Aufgabenkarten zu erstellen, da dadurch der Verwaltungsaufwand für die Arbeit zu groß wird und die Übersichtlichkeit auf dem Kanban Board beeinträchtigt wird. Wenn die Darstellung der Arbeitsschritte gewünscht ist, sollten diese als Teilaufgaben angelegt werden. Aufgabenkarten können von allen Teammitgliedern erstellt werden und sofort oder später einem Teammitglied zugewiesen werden.

1. Auf der Pinnwand-Ansicht, das Plus-Symbol in der Spalte wählen, in der die Aufgabe erstellt werden soll.
   
2. Details zur Aufgabe eintragen, wobei nur das „Titel“-Feld ein Pflichtfeld ist.

   Feldname	Beschreibung
   Titel	Der Titel ist so zu gestalten, dass auch auf Basis des eingeschränkten Platzes auf der Karte auf den Inhalt des Arbeitselements geschlossen werden kann.
   Beschreibung	Erläuternder Text zur Aufgabe. Da der Platz für die Beschreibung auf der Karte eingeschränkt ist, kann es notwendig sein, weitere Informationen oder Dokumente zu hinterlegen.
   Schlagwort	Begriffe, die mit der Aufgabe assoziiert werden können und mehrere Aufgaben thematisch zusammenfügen.
   Farbe	Farbe, die Aufgaben einer Kategorie zuweisen können.
   Zuständiger	Zuständiger Bearbeiter für die Aufgabe. Falls es mehrere Bearbeiter für die Aufgabe gibt, wird nur ein Hauptverantwortlicher angegeben. -
   Priorität	Priorität für die Aufgabe im Bereich von 0-3
   Fällig am	Datum, an dem die Aufgabe abgeschlossen sein soll. Überfällige Aufgaben erhalten ein rotes Fälligkeitsdatum und nahende Fälligkeitsdaten werden auf dem Board schwarz angezeigt.
   Anfangsdatum	Datum, an dem mit der Aufgabe begonnen wird. Das Anfangsdatum („cycle time“) ist wichtig, um die aufgewendete Zeit zu berechnet.
   Geschätzter Aufwand	Schätzwert für die Bearbeitungszeit in Stunden
   Aufgewendete Zeit	Tatsächliche Bearbeitungszeit in Stunden. Die aufgewendete Zeit umfasst keine Wartezeiten im System.
   Komplexität	Wert im Rahmen des Planning Pokers, der die Schwierigkeit der Aufgabe und den mit ihr verbundenen Aufwand einschätzt
   Referenz	Möglichkeit, ein ID aus einem anderen System mit dem Ticket im Kanboard zu verknüpfen

Aufgabe verschieben

Aufgaben durchlaufen den Arbeitsprozess, indem sie von links nach rechts durch das Kanban Board verschoben werden. Dies erfolgt immer dann, wenn eine Aufgabe begonnen wird oder einen Schritt im Workflow durchlaufen hat. Das Verschieben der Karten erfolgt durch einfaches Drag und Drop.

1. Mit dem Mauszeiger eine Aufgabenkarte anklicken und die Maustaste gedrückt halten.
2. Die Aufgabenkarte in eine andere Spalte verschieben.
   
3. Mauszeiger loslassen.

Aufgabe duplizieren

In manchen Fällen muss ein Vorgang für verschiedene Teilbereiche des Projektes wiederholt durchgeführt werden. In diesem Fall bietet es sich an, eine Aufgabe zu duplizieren, um nicht alle Eingaben erneut durchführen zu müssen.

1. In der Pinnwand-Ansicht eine Aufgabe mit Doppelklick wählen.
   
2. "Duplizieren" wählen.
   

Aufgabe ändern

Die Vervollständigung der Angaben einer Aufgaben kann sukzessive erfolgen. Zunächst wird oft nur eine Idee durch eine Aufgabenbeschreibung in das Kanban Board integriert. Später erfolgen die Terminierung, die Aufwandsschätzung und die Zuweisung zu einer Person. Für jede Ergänzung oder Änderung bestehender Angaben muss die Aufgabenkarte erneut geöffnet und bearbeitet werden.

1. Auf der Pinnwand „Aufgabe bearbeiten“ wählen.
   
2. Aufgabendaten ändern.
   
3. „Speichern“ wählen.

Aufgaben zuweisen

Das Kanban Board funktioniert nach dem Hol-Prinzip. Somit sollen Aufgaben bereits in das System eingetragen werden und einen Aufgabenpool bilden, bevor sie in die Bearbeitung gehen. Wenn jemand freie Kapazitäten hat, weist er oder sie sich eine Aufgabe zu.

1. Auf der Pinnwand „Aufgabe bearbeiten“ wählen.
   
2. „Zuständiger“ auswählen.
   
3. „Speichern“ wählen.

Aufwandsschätzung (Komplexität) eintragen

Damit Aufgaben gerecht zwischen den Teammitgliedern verteilt werden können, wird ihre Schwierigkeit und ihr Aufwand eingeschätzt. Dies erfolgt im Rahmen der Aufwandsschätzung, z. B. im Planning Poker (siehe Planning Poker). Der geschätzte Wert sollte in der Aufgabenkarte im Feld „Komplexität“ eingetragen werden.

1. Auf der Pinnwand „Aufgabe bearbeiten“ wählen.
   
2. Im Feld „Komplexität“ einen Wert aus der Aufwandsschätzung eintragen.
   
3. „Speichern“ wählen.

Priorität festlegen

Prioritätsangaben in Aufgabenkarten sind wichtig, um den Fokus auf das Lernziel und die erfolgreiche Aufgabenbewältigung beizubehalten. Die Entscheidung darüber, was als nächstes vom Team bearbeitet werden soll, sollte in einem sogenannten „Commitment-Meeting“ erfolgen. In diesem Meeting werden die Prioritäten der Aufgaben festgelegt, die anzeigen, wie dringlich eine Aufgabe zu bearbeiten ist. Kanboard sieht für das Festlegen der Priorität das Drop-Down-Menü „Priorität“ vor, in dem ein Wert zwischen 0 und 3 ausgewählt werden kann. Somit sollte das Team den wichtigsten Aufgaben die Priorität 3 zuweisen und den nicht so wichtigen Aufgaben eine niedrige Priorität zwischen 0 und 1.

Zusätzlich kann die Priorität durch die Wahl einer Kartenfarbe hervorgehoben werden. Dies kann für jede Karte manuell erfolgen oder durch eine automatische Zuordnungsregel (siehe „Farben vordefinieren für Prioritäten“).

1. Auf der Pinnwand „Aufgabe bearbeiten“ wählen.
   
2. Im Drop-Down-Menü „Priorität“ einen Wert zwischen 0 und 3 wählen.
   
3. Zusätzlich kann eine Farbe gewählt werden, die die Priorität symbolisiert.
4. „Speichern“ wählen.

Anfangsdatum einer Aufgabe festlegen

Das Anfangsdatum ist das Datum, an dem die Aufgabe begonnen werden soll. Anfangsdaten sind insbesondere dann wichtig, wenn es Abhängigkeiten zwischen Aufgaben gibt. Die Teammitglieder sollten die Anfangsdaten gemeinsam im Planning festlegen.

Aus dem Anfangs- und Abschlussdatum errechnet sich die „Cycle time“.

Anfangszeiten sind zusammen mit den Abschlusszeiten auch wichtig, um das Burndown Chart anzeigen zu können.

1. Auf der Pinnwand „Aufgabe bearbeiten“ wählen.
   
2. Im Feld „Fällig am“ ein Datum wählen.
   
3. „Speichern“ wählen.

Zieldatum einer Aufgabe festlegen

Das Zieldatum ist das Datum, an dem die Aufgabe abgeschlossen sein soll. Zieldaten sind insbesondere dann wichtig, wenn es Abhängigkeiten zwischen Aufgaben gibt oder die Studierenden Zeit für das Zusammenführen und die Korrektur ihrer Ergebnisse einplanen möchte. Die Teammitglieder sollten die Zieldaten gemeinsam im Planning festlegen.

Bevorstehende Zieldaten werden auf dem Kanboard schwarz auf der Aufgabenkarte angezeigt. Wenn das Zieldatum einer Aufgabe überschritten wurde, ist sie überfällig. Auf den Aufgabenkarten überfälliger Aufgaben erscheint das Zieldatum rot.

1. Auf der Pinnwand „Aufgabe bearbeiten“ wählen.
   
2. Im Feld „Fällig am“ ein Datum wählen.
   
3. „Speichern“ wählen.

Abschlussdatum einer Aufgabe festlegen

Das Abschlussdatum ist das Datum, an dem die Aufgabe geschlossen wird. Aufgaben können geschlossen werden, wenn sie die „Erledigt“-Spalte erreicht haben. Sie sind weiterhin über die Suche auffindbar.

Aus dem Anfangs- und Abschlussdatum errechnet sich die „Cycle time“.

Abschlussdaten sind zusammen mit den Anfangsdaten auch wichtig, um das Burndown Chart anzeigen zu können.

Zum Setzen des Abschlussdatums siehe „Aufgabe schließen“.

Aufgabe verlinken

Das Verlinken von Aufgaben kann aus verschiedenen Gründen sinnvoll sein. Mit der Verlinkung kann eine enge Beziehung zwischen zwei Aufgaben oder eine Abhängigkeit der Aufgaben voneinander angezeigt werden. So kann angezeigt werden, dass eine Aufgabe durch eine andere Aufgabe blockiert ist, eine Aufgabe eine übergeordnete oder untergeordnete Aufgabe einer anderen Aufgabe ist oder eine Aufgabe zur Lösung eines Problems einer anderen Aufgabe erstellt wurde.

1. In der Pinnwand-Ansicht eine Aufgabe mit Doppelklick wählen.
   
2. „Interne Verbindung hinzufügen“ wählen.
   
3. Verbindungstyp wählen.
   Im Feld „Aufgabe“ den Anfang des Titels der zugehörigen Aufgabe eingeben.
4. Aufgabe auswählen.
5. „Speichern“ drücken.

Aufgabe schließen

Aufgaben werden hauptsächlich dann geschlossen, wenn sie den Prozess durchgelaufen sind und in der Spalte „Done“ nicht weiter von Bedeutung sind. Alternativ können aber auch Aufgaben geschlossen werden, die aus bestimmten Gründen nicht weiterverfolgt werden sollen. Beim Schließen einer Aufgabe wird diese von der Pinnwand entfernt, aber sie bleibt weiter im System. Geschlossene Aufgaben können über den Filter „status:closed“ weiterhin aufgerufen werden.

1. In der Pinnwand-Ansicht eine Aufgabe mit Doppelklick wählen.
   
2. „Aufgabe schließen“ wählen.
   

Aufgabe entfernen

Eine Aufgabe zu entfernen ist nur dann sinnvoll, wenn sie doppelt angelegt wurde. Aufgaben, die aufgrund von bestimmten Gründen nicht weiterverfolgt werden sollen, sollten lieber geschlossen und nicht entfernt werden, damit man stets den Verlauf des Arbeitsprozesses nachvollziehen kann.

Beim Entfernen einer Aufgabe wird diese von der Pinnwand entfernt und vollständig aus dem System gelöscht. Entfernte Aufgaben können nicht mehr über Filter aufgerufen werden.

1. In der Pinnwand-Ansicht eine Aufgabe mit Doppelklick wählen.
   
2. „Aufgabe entfernen“ wählen.
   

Teilaufgaben anlegen

Teilaufgaben sind nützlich, um die Aufgaben weiter aufzugliedern. Teilaufgaben erscheinen innerhalb der Aufgabenkarte als Aufgabenlisten mit Checkboxen. Teilaufgaben ermöglichen es, eine größere Aufgabe von mehreren Bearbeitern bearbeiten zu lassen, da jede Teilaufgabe einer*m Projektteilnehmer*in zugewiesen werden kann.

1. In der Pinnwand-Ansicht eine Aufgabe mit Doppelklick wählen.
2. „Teilaufgabe anlegen“ wählen.
   
3. Details zur Teilaufgabe angeben.
   
4. „Speichern“ wählen.

Status einer Teilaufgabe in „In Bearbeitung“ ändern

Eine Aufgabekarte mit Teilaufgaben sollte erst dann in die Spalte „erledigt“ geschoben werden und geschlossen werden, wenn jede Teilaufgabe abgeschlossen ist. Sollte eine Aufgabenkarte geschlossen werden, bevor alle Teilaufgaben auf „erledigt“ gestellt wurden, erhalten alle Teilaufgaben automatisch den Status „erledigt“.

Teilaufgaben haben die drei verschiedenen Status „offen“, in Bearbeitung („Timer gestartet“) und „erledigt“. Die Teilaufgaben sind sichtbar, wenn eine Aufgabenkarte mit Doppelklick angeklickt wird. Der Status einer Teilaufgabe kann nur geändert werden, wenn die Teilaufgabe einem Zuständigen zugewiesen wurde. Sobald die Karte zugewiesen wurde, kann in der Aufgabenansicht der Status der Teilaufgabe geändert werden.

1. In der Pinnwand-Ansicht eine Aufgabe mit Doppelklick wählen.
   
2. Das Einstellungsmenü der Teilaufgabe öffnen, um die Teilaufgabe einem Bearbeiter zuzuweisen.
   
3. „Bearbeiten“ wählen.
   
4. Zuständigen auswählen.
   
5. Speichern wählen.
6. Für die gewünschte Teilaufgabe in der Spalte „Zeiterfassung“ „Starte Timer“ drücken.
   
   Der Status der Teilaufgabe ändert sich zu „In Bearbeitung“.

Status einer Teilaufgabe in „erledigt“ ändern

Eine Aufgabekarte mit Teilaufgaben sollte erst dann in die Spalte „erledigt“ geschoben werden und geschlossen werden, wenn jede Teilaufgabe abgeschlossen ist. Sollte eine Aufgabenkarte geschlossen werden, bevor alle Teilaufgaben auf „erledigt“ gestellt wurden, erhalten alle Teilaufgaben automatisch den Status „erledigt“.

Teilaufgaben haben die drei verschiedenen Status „offen“, in Bearbeitung („Timer gestartet“) und „erledigt“. Die Teilaufgaben sind sichtbar, wenn eine Aufgabenkarte mit Doppelklick angeklickt wird. Der Status einer Teilaufgabe kann nur zu „erledigt“ geändert werden, wenn zuvor der Timer gestartet wurde (siehe Status einer Teilaufgabe in „In Bearbeitung“ ändern).

1. In der Pinnwand-Ansicht eine Aufgabe mit Doppelklick wählen.
   
2. Für die gewünschte Teilaufgabe die Checkbox vor dem Teilaufgaben-Titel wählen.
   
   Der Status der Teilaufgabe ändert sich zu „Erledigt“.

Teilaufgabe in Aufgabe umwandeln

Die Untergliederung eines umfangreichen Projektes in Teilaufgaben ist zumeist eine Aufgabe, die sich mit der Zeit immer weiter verfeinert. Bei der Bearbeitung einer Teilaufgabe wird manchmal erst deutlich, wie umfangreich diese ist und dass man sie selbst weiter in einige Teilaufgaben aufteilen könnte. In diesem Fall ist es sinnvoll, eine Teilaufgabe in eine eigenständige Aufgabe umzuwandeln.

1. In der Pinnwand-Ansicht eine Aufgabe mit Doppelklick wählen.
   
2. Einstellungsmenü einer Teilaufgabe öffnen.
   
3. Teilaufgabe „in Aufgabe umwandeln“ wählen.
   

Einer Aufgabe einen Anhang hinzufügen

Aufgabenbeschreibungen sollen möglichst prägnant die benötigten Tätigkeiten zum Lösen der Aufgaben oder zum Erreichen des Lernziels beschreiben. Manchmal gibt es bereits Dokumente, die die Aufgabe näher erläutern oder schon Illustrationen zur Lösung beinhalten. Auch eine Spezifizierung der Problemstellung durch den Lehrenden könnte einer Aufgabe angefügt werden. Um das bereits verfügbare Wissen für eine Aufgabe zu sammeln, empfiehlt es sich, dass das Studierendenteam die verfügbaren Dokumente der Aufgabenkarte im Kanboard anfügt.

1. In der Pinnwand-Ansicht eine Aufgabe mit Doppelklick wählen.
   
2. „Dokument anhängen“ wählen.
   
3. Ein oder mehrere Dokument(e) in das weiße Feld ziehen oder "Dateien auswählen" wählen.
   
4. "Dateien hochladen" wählen.

Kommentar hinzufügen

Das Kanboard ermöglicht die asynchrone Kommunikation des Projektteams zur Aufgabenverteilung und –bearbeitung. Über die Kommentarfunktion können die Teammitglieder sich gegenseitig ihre Anforderungen, Ideen, Schnittstelleninformationen oder Nachfragen mitteilen.

1. In der Pinnwand-Ansicht eine Aufgabe mit Doppelklick wählen.
   
2. Dreieck neben „Kommentare“ anklicken um Drop-Down-Menü „Kommentare“ zu öffnen.
3. Kommentar verfassen. Kommentare können als Benachrichtigungen an Benutzer verfasst werden, indem dem Kommentartext das Zeichen „@“ mit Wahl des adressierten Benutzers vorangestellt wird.
   
4. „Speichern“ wählen.

Kommentar als E-Mail an einen Nutzenden verfassen

Kanboard ermöglicht die asynchrone Kommunikation des Projektteams. Über die Kommentarfunktion können die Teammitglieder sich gegenseitig ihre Anforderungen, Ideen, Schnittstelleninformationen, Statusmitteilungen oder Nachfragen mitteilen. Nutzende können Kommentare verfassen, die gleichzeitig auch als E-Mail an eine*n Benutzer*in gesendet werden.

1. In der Pinnwand-Ansicht eine Aufgabe mit Doppelklick wählen.
2. Dreieck neben „Kommentare“ anklicken um Drop-Down-Menü „Kommentare“ zu öffnen.
3. „Per E-Mail senden“ wählen.
4. 

5. Kommentar verfassen.

6. „Per E-Mail senden“ wählen.

Der Kommentar wird auf dem Kanboard abgelegt und als E-Mail an den*die Adressaten*in geschickt.

Schlagworte eintragen

Das Kanboard soll für alle einen guten Überblick über das Projekt und dessen Fortschritt abbilden. Je mehr Aufgabenkarten bereits auf dem Board abgebildet sind, desto schwieriger kann es für die Projektteilnehmer sein, für sie relevante Teilbereiche im Projekt zu verfolgen. Abhilfe schafft hier die Verschlagwortung der Teilbereiche, bei der Aufgaben mithilfe von Schlagworten gemeinsamen Themen zugeordnet werden können. Die Schlagworte werden auf der Pinnwand in der aufgeklappten Ansicht angezeigt und können für die Suche verwendet werden.

1. Auf der Pinnwand „Aufgabe bearbeiten“ wählen.
   
2. Schlagworte eintragen.
   
3. „Speichern“ wählen.

Nach Aufgaben suchen

Das Kanboard soll für alle einen guten Überblick über das Projekt und dessen Fortschritt abbilden. Je mehr Aufgabenkarten bereits auf dem Board abgebildet sind, desto schwieriger kann es für die Projektteilnehmer sein, für sie relevante Teilbereiche im Projekt zu verfolgen. Abhilfe kann hier die Suchfunktion schaffen, mit der Aufgaben anhand verschiedener Kriterien gesucht werden können. Suchkriterien sind beispielsweise die Suche nach einem Bearbeiter, nach einem Schlagwort, nach einer Priorität oder nach einem Zieldatum.

1. In die Suchleiste Suchkriterium, Doppelpunkt und Suchbegriff eintragen.
   
2. Enter drücken, um Suche zu starten.