Verwendung des Aufgabenlimits

Die Kanban Methode verfolgt das Motto „Stop starting, start finishing“ („Bevor du eine Arbeit anfängst, beende zuerst deine aktuelle Arbeit“). Dies baut auf dem Umstand auf, dass die Durchlaufzeiten der Arbeiten höher werden, je mehr Arbeit im System ist. Um die Durchlaufzeiten möglichst niedrig zu halten, sollen erst Arbeiten beendet werden, bevor neue angefangen werden. Ein weiterer Grund ist, dass Multitasking vermieden werden soll, unter dem neben der Geschwindigkeit auch die Qualität der Arbeit leidet.

Aus diesen Gründen werden Aufgabenlimits oder Work in Progress-Limits (WiP-Limits) eingeführt. Diese dienen dazu, die Zahl der Aufgaben, mit deren Bearbeitung angefangen wurde, die aber noch nicht abgeschlossen wurden, zu begrenzen.

Aufgabenlimits können auf unterschiedlichen Ebenen eingesetzt werden:
- Für das gesamte Team oder einzelne Team-Mitglieder
- Für einzelne Prozessschritte (Swimlanes oder Spalten)
- Für bestimmte Aufgabentypen (Swimlanes)

Bei der Limitierung von Aufgaben muss ein richtiges Maß zwischen zu hohen und zu niedrigen Aufgabenlimits gefunden werden. Dabei sind die Folgen zu berücksichtigen:

Hohes Aufgabenlimit

Nachteile:
- Multitasking nicht begrenzt
- Teammitglieder müssen öfter darauf zu warten, dass andere fertig werden
- Verlängerung aller Aufgaben, weil begonnene Aufgaben nicht direkt beendet werden
- Manch eine angefangene Aufgaben verläuft sich im Nichts und die Arbeit war vergebens
- richtige Mischung von Aufgaben auch einen abwechslungsreichen Arbeitsalltag.

Vorteile:
- Die Möglichkeit zwischen verschiedenen Aufgaben wechseln zu können kann den Arbeitsalltag auch abwechslungsreich gestalten.

Niedriges Aufgabenlimit

Nachteile:
- Ein großer Anteil von Aufgaben steht nicht zur Bearbeitung zur Verfügung
- Entstehende Leerlaufsituationen, wenn die Übergabe von Aufgaben nicht rechtzeitig erfolgt
- Hohe Anforderungen an die Organisation eines reibungslosen Ablaufes

Vorteile:
- Multitasking wird vermieden