Verwendung des Aufgabenlimits
Die Kanban Methode verfolgt das Motto „Stop starting, start finishing“ („Bevor du eine Arbeit anfängst, beende zuerst deine aktuelle Arbeit“). Dies baut auf dem Umstand auf, dass die Durchlaufzeiten der Arbeiten höher werden, je mehr Arbeit im System ist. Um die Durchlaufzeiten möglichst niedrig zu halten, sollen erst Arbeiten beendet werden, bevor neue angefangen werden. Ein weiterer Grund ist, dass Multitasking vermieden werden soll, unter dem neben der Geschwindigkeit auch die Qualität der Arbeit leidet.
Aus diesen Gründen werden Aufgabenlimits oder Work in Progress-Limits (WiP-Limits) eingeführt. Diese dienen dazu, die Zahl der Aufgaben, mit deren Bearbeitung angefangen wurde, die aber noch nicht abgeschlossen wurden, zu begrenzen.
Aufgabenlimits können auf unterschiedlichen Ebenen eingesetzt werden:
- Für das gesamte Team oder einzelne Team-Mitglieder
- Für einzelne Aktivitäten (Spalten)
- Für bestimmte Aufgabentypen (Swimlanes)
Bei der Limitierung von Aufgaben muss ein richtiges Maß zwischen zu hohen und zu niedrigen Aufgabenlimits gefunden werden. Dabei sind die Folgen zu berücksichtigen:
Hohes WiP-Limit
| Nachteile: | Vorteile: |
- Keine Begrenzung des Taskswitching und die dadurch entstehenden Einbußen an Geschwindigkeit und Qualität (vgl. Simschek, Kaiser, 38, Leopold, 9, 58, Pfeffer, 153)
- Verlängerung der Durchlaufzeiten aller Aufgaben, weil begonnene Aufgaben nicht direkt beendet werden (vgl. Leopold, 10, 17). Ergebnisse stehen möglicherweise nicht rechtzeitig für die Weiterbearbeitung zur Verfügung.
- Manch eine angefangene Aufgabe verläuft sich im Nichts und die Arbeit war vergebens
- Wenn Anforderungen für Aufgaben spät geändert werden, war die begonnene Arbeit vergeblich (vgl. Leopold, 14f.).
- Es fällt nicht auf, wenn Teammitglieder Aufgaben liegen lassen, weil sie auf Hindernisse gestoßen sind. Gegen Ende des Projekt fehlen möglicherweise wichtige Bestandteile für die Abgabe.
| - Die Beteiligten sind bestmöglich ausgelastet
- Die Möglichkeit zwischen verschiedenen Aufgaben wechseln zu können kann den Arbeitsalltag abwechslungsreich gestalten
- Die Möglichkeit zwischen Arbeitseinheiten wechseln zu können, ermöglicht es, Aufgaben zu pausieren, wenn beispielsweise Literatur fehlt, und an anderen Aufgaben weiterarbeiten zu können.
- Wissenschaftliches Arbeiten im Studium besteht aber aus miteinander verzahnten und in mehreren Schleifen ablaufenden Teilaufgaben, wodurch eine parallele Bearbeitung mehrerer Arbeitseinheiten sinnvoll sein kann.
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Niedriges WiP-Limit
| Nachteile: | Vorteile: |
- Ein großer Anteil von Arbeitseinheiten steht nicht zur Bearbeitung zur Verfügung, wodurch es zu Leerlaufsituationen kommen kann. Nicht alle Teammitglieder finden möglicherweise eine Arbeitseinheit, die sie eigenständig bearbeiten können.
- Hohe Anforderungen an die Organisation eines reibungslosen Ablaufes
- Auch wenn Aufgaben miteinander verzahnt sind, können diese möglicherweise nicht gleichzeitig bearbeitet werden.
| - Die Durchlaufzeiten sind kürzer (vgl. Leopold, 17), Aufgaben werden schneller abgeschlossen, wodurch Motivation entsteht (vgl. Pfeffer, 152)
- Taskswitching und die dadurch entstehende verringerte Geschwindigkeit und Qualität werden vermieden (vgl. Leopold, 9, 58, Pfeffer, 153)
- Späte Änderungen der Anforderungen können noch berücksichtigt werden (vgl. Leopold, 14f.)
- Studierende wenden sich bei Hindernissen früh an ihre Teammitglieder
- Teammitglieder haben ein Interesse daran, dass Aufgaben im Fluss bleiben und bieten sich gegenseitig Unterstützung an.
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