UCware-Telefonanlage

Inhalt

• UCware-Telefonanlage
• Inhalt
• Vorwort
• Der UCC-Client - Telefonie mit Internet-Verbindung und Headset oder Telefon
  • Am UCC-Client anmelden
    • Konfigurationseinstellungen anpassen und ändern
    • Widgets anpassen
    • DND - Do not disturb
  • Die UCC-Menüleiste
  • Benutzereinstellungen
  • Klingeltöne ändern
• Telefonieren mit dem UCC-Client
  • Telefongespräch führen
  • Nachwahl von Ziffern
  • Rückfragen und / oder Anruf weiter vermitteln
  • Rückruf bei "besetzt"
  • Konferenzschaltung (3er-Konferenz)
• Rufumleitungsprofile, Rufumleitungen und Ansagen
  • Ansagen
    • Neue Ansage Aufnehmen
    • Ansage freigeben
    • Ansage löschen
  • Rufumleitungsprofile
    • Rufumleitungsprofil anlegen
    •  
    • Rufumleitungsprofil zur Rufumleitung aktivieren
    • Rufumleitung deaktivieren
  • Anrufbeantworter
• Telefonbücher und Kontakte
  • Anlegen eines Telefonbuchs
  • Anlegen einer Gruppe
  • Anlegen eines Kontakts
• Chef-/Sekretariats-Schaltung
  • Eingehende Anrufe an Chef-/Sekretariats-Schaltung
• Ostfalia-Ersthelfer
  • Anruf an eine Ersthelfergruppe
  • Menüpunkt Rufnummernkonfiguration
• Videoanleitungen zur Telefonie mit dem UCC-Client
  • Anmelden und Abmelden
  • Anrufen (interne Telefonnummer)
  • Anruf annehmen
  • Anrufen (externe Telefonnummer)
  • Anruf halten
  • Konferenzschaltung
  • UCC-Client und Tischtelefon
  • PIN ändern
  • Einstellungen
  • Headset / Soundbar Einstellungen
  • Widgets / Ansichtsfenster Einstellungen
  • Eigenen Status verstecken
• Anleitung zur Telefonie mit dem Tisch-Telefon
  • PIN setzen
  • PIN vergessen
  • Anmelden am Telefon
  • Abmelden vom Telefon
  • Anmelden an einem anderen Tischtelefon
• UCC Standalone-Client installieren
• UCware APP  einrichten
  • Mobile-APP installieren
  • Mobile-APP konfigurieren
    • Mobile-APP im UCC-Client konfigurieren
    • Mobile-APP einloggen
  • Mobile-APP nutzen
    • Einen Anruf tätigen
    • Eingehender Anruf
• Korrekte Angabe von Telefonnummern
  •  
  • Nationale Telefonnummern mit Vorwahl
  • Telefonnummer mit Vorwahl- und Durchwahlnummer
  • Sonderrufnummern
  • Telefonnummern im Schriftverkehr mit dem Ausland

Vorwort

Die UCware-Telefonanlage können Sie über verschiedene Endgeräte nutzen:

• den UCC-Client - ein Web-basierter Telefonie-Client (es ist hierbei ein mit dem Endgerät verbundenes Headset erforderlich)
• ein Tischtelefon
• seit Ende Dezember 2023 auch mit einer APP auf ihrem Smartphone

Der UCC-Client ist die zentrale Stelle zum

• managen Ihrer Rufnummern - sofern Sie nicht nur eine Rufnummer haben
• verwalten der Optionen des UCC-Clients und des Tischtelefons
• einrichten von Rufumleitungen
• verwalten des Anrufbeantworters
• verwalten und nutzen weiterer, Ihnen ggf. zugeordneter Telefonie-Funktionen, wie z.B.  "Chef/Sek", Warteschlange bzw. Sammelanschluss, etc.

Im Folgenden stellen wir Ihnen in Kurzform die Nutzung des UCC-Clients und des Tischtelefons vor.

Der UCC-Client - Telefonie mit Internet-Verbindung und Headset oder Telefon

Der UCC-Client ist ein Web-basiertes "Programm" über das alle Funktionen der Telefonanlage nahezu von überall - sofern der Rechner eine Internet-Verbindung hat - verfügbar sind.

Der UCC-Client ist in zwei Varianten verfügbar. Zum einen als Webclient, den Sie in einem Browser (vorzugsweise Chrome) nutzen können, zum anderen als nativer, eigenständiger Client, der auf Ihrem Rechner installiert wird. Es gibt den Standalone-Client für die Betriebssystem Windows, Mac und Linux.
Für beide Varianten ist zwingend ein mit dem Endgerät verbundenes Headset erforderlich.

Für die Nutzung in einem Browser rufen Sie die URL https://voip.ostfalia.de/client auf.
 

Über das Symbol der UCC-Client-Anmeldeseite im Browser finden Sie die Links zu den Standalone-Clients. (zur Installation des Standalone-Clients))

Für diese Beschreibung wurde der Standalone-Client als Grundlage verwendet, da er ein paar Optionen bietet, die die tagtägliche Nutzung erleichtern, mit der Browserbasierten Version aber nicht realisierbar sind. Ansonsten ist das "Look and Feel" aber genau das Gleiche.

Am UCC-Client anmelden

Starten Sie die Standalone-Version oder verbinden Sie sich mit dem Client im Browser durch Aufruf der URL https://voip.ostfalia.de/client/.

Zur Anmeldung am UCC-Client nutzen Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort und klicken den -Button. Es startet der Client.

Über das Benutzermenü  können

• diverse Konfigurationseinstellungen vorgenommen werden,
• die Telefon-PIN geändert
• und die dargestellten Widgets (Kacheln...) des UCC-Clients angepasst

werden.

Mit dem -Symbol können Sie Ihr Headset bzw. Mikrofon/Lautsprecher zur Nutzung zuordnen.

Konfigurationseinstellungen anpassen und ändern

Über das Zahnrad-Symbol  im Benutzermenü können Sie im Reiter "Anzeige" die farbliche Darstellung und den Hintergrund des UCC-Client einstellen sowie die Sprache auswählen:

Stellen Sie hier bitte auch das Namensformat auf "Nachname, Vorname", damit die Kontakte nach den Nachnamen sortiert werden.

Im Reiter "Client" kann zusätzlich noch eingestellt werden, was beim Schließen des Clients passiert. Diese Möglichkeit steht nur im Standalone-Client zur Verfügung.

Es wird empfohlen, die Optionen "Minimieren statt Schließen" sowie "In den Infobereich minimieren" zu aktivieren.

Die Auswahl "Fenster bei eingehendem Anruf hervorheben" legt fest, wie der UCC-Client  bei eingehenden Anrufen reagiert.

Wird hier "Immer" ausgewählt, poppt der (eigenständige) UCC-Client von selbst auf, sobald ein Anruf eingeht, auch wenn er minimiert ist.

Das Setzen der Option bewirkt, das der UCC-Client automatisch mit dem Start des Rechners gestartet wird.

Im Reiter "Telefonie" können Sie weitere Optionen anpassen.

Widgets anpassen

Die verschiedenem Bereiche im UCC-Client ("Kacheln") werden Widgets genannt. Diese lassen sich über Symbol  anpassen.  Eine detailierte Anleitung folgt später.

DND - Do not disturb

Mit dem Schalter  in der Kopfzeile setzen Sie den Status "Bitte nicht stören" (DND - do not disturb). Im aktiven Zustand wirdder Schalter rot
dargestellt.

Im DND-Status "klingelt" Ihr Rechner und das Telefon  nicht, Sie erhalten Sie keine Anrufe. Anrufer hören währendessen den "Besetzt-Ton" bzw. je nach Einstellung in Ihrer ggf. eingerichteten Rufumleitung eine indiviudelle Ansage mit evtl. Möglichkeit eine Nachricht auf Ihrem Anrufbeantworter zu hinterlassen. Diese Funktion ist z. nützlich, wenn sie eine Video-Konferenz haben und dabei nicht gestört werden möchten.

Bewegen Sie die Maus auf den Schalter, können Sie diesen direkt einschalten bzw. auch eine Zeit definieren, wie lange der DND-Status gesetzt wird bis er automatisch wieder deaktiviert wird.

Per Mausklick läßt sich der DND-Zustand jederzeit wieder deaktivieren.

Die UCC-Menüleiste

Der UCC-Client stellt links in der Leiste die Funktionsmenüs dar.

Symbol	zugehöriges Menü	Bedeutung
	Telefonie	Die Telefonie-Oberfläche des UCC-Client
	Rufnummernkonfiguration	In diesem Menü können Sie Ihre Rufnummer konfigurieren
	Tastenbelegung des Tischtelefons	Hier können Sie Funktionstasten Ihres Tischtelefons belegen
	Rufumleitungsprofile	In diesem Bereich richten Sie Rufumleitungsprofile ein
	Geplante Rufumleitung	Hier richten Sie zeitgesteuerte, automatische Rufumleitungen ein
	Ansagen	Ansagen verwalten und bearbeiten Sie hier
	Benutzereinstellungen	In diesem Menü können Sie Ihre Benutzereinstellungen anpassen
	Hotkeys	Hier können Sie Tasten der Rechnertastatur mit Funktionen belegen, um den UCC-Client zu bedienen

Benutzereinstellungen

Im Menü "Benutzereinstellungen" können Sie einstellen, wie ihr Status dargestellt wird und wie auf dem Anrufbeantworter hinterlassene Nachrichten behandelt werden.

Über die Option "Eigenen Status verstecken" können Sie bestimmen, dass  in der Kontaktliste "Intern" Ihr "Verfügbarkeitsstatus" für andere Nutzer angezeigt wird. Diese Option ist per Default gesetzt, Ihr Status wird damit nicht dargestellt.

Wenn Sie möchten, dass Ihr Status dargestellt wird, entfernen Sie das Häkchen und klicken auf . Damit können andere Nutzer nun Ihren Status sehen.

Status	Bedeutung
	Verfügbar
	im Gespräch
	abwesend bzw. möchte nicht gestört werden
	Verfügbarkeitsstatus verborgen

Im Feld "Benachrichtigungen per E-Mail" können Sie festlegen, was mit Nachrichten passiert, die Ihnen Anrufer ggf. auf Ihren Anrufbeantworter gesprochen haben.

Klingeltöne ändern

Zum Ändern von Klingeltönen wählen Sie  aus der linken Leiste über das Symbol die Rufnummernkonfiguration und klicken auf Ihre Rufnummer. In dem sich öffnenden Widget können Sie sich für interne und externe Anrufer separate Klingeltöne auswählen und anhören:  gibt den Ton am Telefon wieder, spielt den Ton am Rechner. 

Haben Sie einen Klngelton ausgewählt, klicken Sie anschließend auf den -Button.

Hinweis:
das Verwenden eigener Klingeltöne ist aktuell nicht möglich.

Telefonieren mit dem UCC-Client

Mit dem UCC-Client können Sie entweder direkt über ihn selbst - mit einem verbundenen Headset  - telefonieren oder sollten Sie ein Tischtelefon nutzen - dieses zum Wählen fernbedienen. Der UCC-Client unterstützt Sie beiden Fällen.

Zur Nutzung in  Verbindung mit einen Tischtelefon wählen Sie unter Steuern  aus. Nutzen Sie zum telefonieren den UCC-Client, wählen unter Steuern
 aus, sollte es noch nicht ausgewählt sein und richten sich anschließend über das Kopfhörer-Symbol  im oberen Bereich Ihr Headset ein: Zuweisung des Mikrofons, des Lautsprechers und der Klingelausgabe.

Telefongespräch führen

Um ein Telefongespräch zu führen, tippen Sie die Zielrufnummer - die Durchwahl für ein internes Gespräch bzw. die komplette Rufnummer für ein Gespräch nach extern -  oben in das Feld  ein und drücken die Eingabetaste auf der Tastatur oder klicken rechts von dem Feld das Symbol mit dem grünen Hörer  an.
Im Widget  "Aktuelle Anrufe" wird der Anruf dargestellt:

Es klingelt beim Anrufziel.

Wurde der Anruf von der angerufenen Person angenommen, wechselt die Darstellung:

Trift bei Ihnen ein Anruf ein, wird er vom UCC-Client auf dem Rechner signalisiert (ihr Rechner "klingelt") und im UCC-Client dargestellt:

Klicken Sie auf  um das Gespräch anzunehmen oder   um das Gespräch abzulehnen ("wegdrücken").

 Sie haben nun beide Teilnehmer "in der Leitung" und können zu dritt telefonieren.

Nachwahl von Ziffern

Müssen Sie eine Hotline anrufen, landen mit ziemlicher Sicherheit in einem Callcenter und dort zunächst in einem "Interactive Voice Response-System" (IVR - "Sprachcomputer"), der Sie aufffordert ("Drücken Sie die 2 für ...") eine Ziffer einzugeben. Auf einem Tischtelefon ist dies kein Problem. Für die Nutzung direkt aus dem UCC-Client stellt Ihnen der Client im Widget "Aktuelle Anrufe" eine virtuelle Tastatur zur Verfügung, über die Sie die Ziffern an den Sprachcomputer senden können.

Bei einem aktiven Gespräch sehen Sie im Widget "Aktuelle Anrufe":

Sind Sie in einem IVR gelandet und werden aufgefordert eine Ziffer einzugeben, klicken Sie auf das Symbol . Es öffnet sich eine kleine Telefontastatur ...

... über die Sie die vom IVR-System gewünschten Ziffern eingeben können.

Rückfragen und / oder Anruf weiter vermitteln

Wollen Sie einen Anruf zu einer Kollegin / einem Kollegen weiter vermitteln oder ggf. nur kurz eine Rückfrage tätigen, setzen Sie den Anrufer durch Klick auf pausierend. Der Gesprächspartner hört nun eine Wartemusik.Nun geben Sie die Nummer des neuen Ziels im Rufnummernfeld ein, starten den Anruf und warten, dass der Anruf entgegen genommen wird.

In der Kachel "Aktuelle Anrufe" sehen Sie beide Anrufe.

Es klingelt beim neuen Zielpartner. Hat dieser abgenommen, wechselt die Darstellung:

Im oberen Bereich ist der wartende Anruf dargestellt, darunter der Anruf mit der Kollegin / dem Kollegen, mit dem Sie gerade Rücksprache halten.

• Wollen Sie nach der Rückfrage das ursprüngliche Gespräch fortsetzen, beenden Sie das zweite Gespräch und holen den Anrufer mit Klick auf   aus der Pauseposition wieder zuück.
• Um den Anruf an den zweiten Gesprächspartner zu vermitteln, klicken Sie im obereren Bereich auf  .

Rückruf bei "besetzt"

Rufen Sie "intern" eine Kollegin oder einen Kollegen, der gerade selbst telefoniert, hören Sie eine Ansage

"Der Teilnehmer mit der Nummer ABCDE ist zur Zeit im Gespräch. Für einen automatischen Rückruf drücken Sie die Stern-Taste."

Wenn Sie möchten, dass Sie von der Telefonanlage automatisch angerufen werden, wenn die Kollegin oder der Kollege wieder frei ist, öffnen Sie durch einen Klick auf das Symbol die virtuelle Telefon-Tastatur:

Klicken Sie dort auf "*".

Es ertönt die Ansage "Rückruf programmiert".

Sobald die Kollegin oder der Kollege wieder frei ist, erhalten Sie einen Anruf, der Ihnen mit vorangestelltem [RR] (für "RückRuf") vor dem Namen signalisiert wird:

Wenn Sie das Gespräch annehmen, hören Sie ein Freizeichen, und die TK-Anlage baut erst dann das Gespräch zum Anrufpartner auf.

Hinweis: dieses Feature steht nur bei internen Anrufen zur Verfügung.

Konferenzschaltung (3er-Konferenz)

Sie können eine Telefonkonferenz mit zwei weiteren Telefonpartnern (3er-Konferenz) direkt herstellen. Es spielt keine Rolle, ob die Geprächspartner "intern" oder "extern" sind.

Dazu muß ein Gespräch bestehen: Entweder haben Sie ein Gespräch aufgebaut oder Sie wurden angerufen. Der Verlauf ist zunächst wie bei "Rückfragen und / oder Anruf weiter vermitteln". Sie stellen die Verbindung zum dritten Teilnehmer her, in dem Sie zunächst Ihren Gesprächspartner durch einen Klick auf auf die "Pauseposition" setzen. Rufen Sie nun den dritten Konferenzteilnehmer an.

Klicken Sie auf das "Konferenz-Symbol"  in der Dartstellung des zweiten Gesprächspartners.

Das Feld des zweiten Gesprächspartners "erweitert" sich. Klicken Sie nun auf den ersten Konferenzteilnehmer und "ziehen" ihn mit gedrückter linker Maustaste in das markierte Feld "Kontakt hierher ziehen um ....." und lassen die Maustaste los. 

Sie haben nun beide Teilnehmer "in der Leitung" und können zu dritt telefonieren. 

Rufumleitungsprofile, Rufumleitungen und Ansagen

Diese drei Komponenten gehören in UCware eng zusammen. 

Rufumleitungsprofile beschreiben, was mit einem ankommenden Ruf passieren soll. Ein Rufumleitungsprofil an sich tut aber ersteinmal noch gar nichts. Es enthält nur die Anweisung, was die TK-Anlage mit einem eingehenden Anruf machen soll, wenn dieses Rufumleitungsprofil aktiviert ist.

Im zweiten Schritt wird ein Rufumleitungsprofil  dann zur Rufumleitung aktiviert, in dem es mit Ihrer Rufnummer verknüft wird.

Dies klingt zwar zunächst etwas kompliziert. Rufumleitungsprofile erleichtern aber die Arbeit. Denn Sie können sich für jede Ihrer Arbeitssituation ein Rufumleitungsprofil vorbereiten. Diese vorbereiteten Profile können Sie dann bei Bedarf mit Ihrer Rufnummer verknüpfen.

Ansagen stellen in diesem Zusammenhang einen weiteren Bausteln bereit. Sie können sich so Rufumleitungsprofile zusammenstellen, in denen Sie auf eine von Ihnen aufgenommene Ansage verweisen.

Ansagen

Wählen Sie im UCC-Client aus der linken Seitenleiste den Punkt "Ansagen"

Neue Ansage Aufnehmen

Zum Aufnehmen einer neuen Ansage klicken Sie auf den Button .

Sie hören dann eine kurze Ansage: "Rufnummer X X X X X : Sprechen Sie nach dem Signalton Ihre Nichterreichbar-Nachricht und beenden Sie die Aufnahme durch Drücken der Raute-Taste!"

Sprechen Sie nach dem "Pieps-Ton" Ihre Nachricht und drücken die #-Taste wenn Sie fertig sind.

Sie hören "Ihre Nachricht wurde gespeichert" gefolgt von der soeben aufgenommene Nachricht.

Sie hören "Auf Wiedersehen".

Klicken Sie nun im Ansagen-Widget auf den Refresh-Button , damit die Ansage im Widget dargestellt wird.

Die neue Aufnahme sehen Sie im Widget unter dem Namen "Aufnahme am Telefon" mit Datum und Uhrzeit der Aufnahme.

Klicken Sie auf die Aufname. Sie können nun den Namen der Aufnahme ändern.

Geben Sie im Feld "Beschreibung" einen passenden Namen ein und klicken dann auf den -Button.

Nun steht die Aufnahme zur Verwendung in Rufumleitungsprofilen zur Verfügung. Mit einem Klick auf das Symbol können Sie sich Ansage jederzeit anhören.

Benötigen Sie weitere Aufnahmen, so legen Sie diese auf die gleiche Weise an.

Ansage freigeben

Gehören Sie z. B. einer Warteschlangengruppe an, können Sie die Ansage für die Mitglieder der Warteschlangengruppe freigeben. Wählen Sie dazu aus dem Drop-Down-Menu die Warteschlangengruppe aus.

Ansage löschen

Mit einem Klick auf können Sie nicht mehr benötigte Aufnahmen löschen.

Rufumleitungsprofile

Rufumleitungsprofil anlegen

Zum Anlegen eines Rufumleitungsprofils klicken Sie in der linken Leiste auf das Symbol . Es werden die ggf. schon vorhandenen Rufumleitungsprofile angezeigt.

Klicken Sie dort auf das . Es wird ein neues, leeres Rufumleitungsprofil angelegt. Dieses hat vorerst einen Namen bestehend aus Datum und Uhrzeit.

Klicken Sie auf das neue, leere Rufumleitungsprofil (hier 2023-08-28 15:59). Im großen Bereich öffnet sich das Profil, welches Sie nun konfigurieren können:

Im oberen Bereich sollten Sie im Feld "Name" eine passende Bezeichnung für das Profil eintragen. In den vier Zeilen darunter können Sie konfigurieren, zu welcher Situation das Profil greifen soll, was also passieren soll
 

Als Aktion gibt es vier Möglichkeiten:

Aktion	Beschreibung
Keine Weiterleitung	Es erfolgt zu der Situation keine Umleitung
Rufnummer	Umleitung an eine interne oder externe Rufnummer
Anrufbeantworter	Umleitung an den Anrufbeantworter. Der Anrufer kann eine Nachricht hinterlassen. Diese bekommen Sie per E-Mail in Ihr E-Mail-Postfach zugestellt.
Ansage	Umleitung an den Anrufbeantworter. Der Anrufer hört nur eine Ansage und kann keine Nachricht hinterlassen.

Sie können die Aktionen separat für Anrufe von intern und extern festlegen. Sie können also z.B einrichten, dass Anrufer von intern zu Ihrer Kollegin / Ihrem Kollegen umgeleitet werden, während Anrufer von extern nur eine Nachricht angesagt bekommen. 

Haben Sie in der Zeile "Immer" eine Aktion eingerichtet, können in den Zeilen "Abgemeldet", "Besetzt / DND" bzw. "keine Antwort" keine Aktionen mehr eingerichtet werden. Umgekehrt können aber Aktionen bei "Abgemeldet", "Besetzt / DND" bzw. "keine Antwort" eingerichtet werden.

 Haben Sie das Profil eingerichtet, klicken Sie auf

Das Ergebnis könnte beispielsweise so aussehen:

Hier im Beispiel werden bei aktivem Profil Anrufe von Intern an die Nummer 67513 umgeleitet, Anrufer von Extern erhalten Ihre Ansage "Dienstreisenachricht". Dieses Profil kann nun zur Rufumleitung aktiviert werden.

Um Mißverständnisse zu vermeiden: Rufumleitungsprofile an sich führen noch nicht zu einer Rufumleitung! Dazu muß das jeweilige Rufumleitungsprofil mit Ihrer Rufnummer verknüpft, d. h. das aktiviert sein.

Rufumleitungsprofil zur Rufumleitung aktivieren

Rufumleitungsprofile können auf zwei Weisen zur Rufumleitung verwendet werden:

• zur direkten Umleitung

• zur zeitgesteuerten Umleitung

Hier wird die direkte Umleitung beschrieben.

Öffnen Sie dazu aus der Menüleister an der linken Seite über das Symbol die Rufnummernkonfiguration.

klicken Sie auf Ihre Rufnummer und wählen im rechten Bereich aus Ihren Rufumleitungsprofilen das gewünschte Profil aus.

Klicken Sie dann auf . Die Rufumleitung ist aktiv.

Rufumleitung deaktivieren

Um eine Rufumleitung wieder zu deaktivieren,  wählen Sie in der linken Leiste wieder über das Symb ol die Rufnummernkonfiguration aus.  KlickenSie  auf Ihre Rufnummer und wählen   aus. Zum Schluß auch hierden Klick auf    nicht vergessen.

Anrufbeantworter

Haben Sie sich ein Rufumleitungsprofil eingerichtet, dass den Anrufbeantworter nutzt, so prüfen Sie bitte, dass auch in  den Benutzereinstellungen (Menü ) im UCC-Client die Option "Benachrichtigungen mit Anrufbeantworternachricht im Anhang und Löschen der Nachricht" gesetzt ist.

Sie erhalten so die aufgesprochenen Nachrichten per E-Mail zugeschickt.

Telefonbücher und Kontakte

Bild "Telefonbuch"

Im Kontakte-Widget sind im Telefonbuch "Intern" alle Nutzer zusammengefasst, die in der UCware-Telefonanlage eingerichtet sind. Im Telefonbuch "Ostfalia" stellt das RZ alle die Nutzer bereit, die in der zentralen Benutzerverwaltung eine Telefonnummer zugeordnet haben. Ergänzt werden Angaben zu Fakultät, Institut und Einrichtung.

Sie haben die Möglichkeit, sich daneben auch eigene Telefonbücher einzurichten. Diese sind in die Suche eingebunden, wenn Sie im Rufnummernfeld oben im UCC-Client einen Namen suchen.

Ruft Sie jemand an, dessen Kontakt Sie in einem Ihrer Telefonbücher hinterlegt haben, wird der Name zusätzlich zur Rufnummer im Widget "Aktuelle Anrufe"  und auch auf einem Telefon dargestellt. Sie sehen also wer Sie anruft.

Anlegen eines Telefonbuchs

Zum Anlegen eines Telefonbuchs  klicken Sie auf das im Kontake-Widget, geben einen Namen für das Telefonbuch an und klicken auf

Das neue, leere Telefonbuch wird nun angezeigt.

Zum Auswählen des Telefonbuchs klicken Sie auf den Namen.

Anlegen einer Gruppe

In einem Telefonbuch lassen sich die Kontakt-Einträge in Gruppen gliedern, um z. B. verschiedene Kontake zu einer Firma zusammen fassen zu können.

Klicken Sie auf und wählen "Gruppe hinzufügen". Geben Sie in dem kleinen Eingabefenster den Namen der Gruppe  an und  klicken auf Speichern.

Anlegen eines Kontakts

Klicken Sie auf und wählen "Kontakt hinzufügen".  Es öffnet sich ein Fenster "Kontakt bearbeiten".

Füllen Sie die Felder aus. Im oberen Bereich sollte wenigstens das Feld "Nachname" ausgefülllt sein.

Im unteren Bereich muß die Kontaktgruppe zugeordnet werden  und wenigesten eine Rufnimmer.

Sollen dem Kontakt weitere Rufnummern zugeordnet werden, können diese über den Plus-Button hinzugefügt werden. Im Bild oben wurde so die Mobilnummer hinzugefügt.

Chef-/Sekretariats-Schaltung

Mit Hilfe der Chef-/Sekretariats-Schaltung - die auch Abwurfschaltung genannt wird - werden Anrufe an die/den ChefIn automatisch in das Sekretariat umgeleitet - "abgeworfen". 
Sind Sie einer Chef-Sekretariatsschaltung zugeordnet, finden Sie im UCC-Client ein zusätzliches Widget:

Chef	Sekretariat

Für SekretärInnen wird eine zusätzliche Durchwahlnummer eingerichtet, über die die Abwurfschaltung eingerichet wird. In der Regel wird dazu die Durchwahl+1 verwendet.

Über den Schalter kann die Abwurfschaltung sowohl von Chef- als auch Sekretariatsseite komplett deaktiviert werden.

Die Optionen "Parallel" und "Rückkehr" kommen nur dann zum Tragen, wenn der Abwurfschaltung mehrere Sekretäre zugeordnet sind. Daher wird hier nicht weiter darauf eingegangen.

Eingehende Anrufe an Chef-/Sekretariats-Schaltung

Eingehende Anrufe an den "Chef"  werden (bei aktiver Abwurfschaltung) als normaler Anruf im Sekretariat signalisiert.

Im UCC-Client beim "Chef" erscheint der Anruf ohne Signalisierung im Abwurfschaltungswidget.

Der Chef hat die Möglichkeit, den Anruf direkt durch Klick auf  anzunehmen, bevor er vom Sekretariat angenommen wurde.

Bei deaktivierter Abwurfschaltung, gehen die Anrufe an den Chef regulär beim Chef ein, ohne dass es das Sekretariat mitbekommt.

Soll der Anrufer vom Sekretariat zum Chef durchgestellt werden, erfolgt dies als wie eine Weitervermittlung.

Ostfalia-Ersthelfer

An allen Ostfalia-Campussen gibt es Unfall-Ersthelferinnen und Ersthelfer. Damit diese schnell kontaktiert werden können, sind Rufgruppen mit einprägsamen Durchwahl-Rufnummern eingerichtet.

Anruf an eine Ersthelfergruppe

Beim Anruf an eine Ersthelfer-Gruppe hören Sie als Anrufer eine kurze Ansage, mit welcher Ersthelfergruppe Sie verbunden sind. Anschließend wird der Ruf bei allen in der Gruppe verfügbaren Personen signalisiert. Die erste Person, die das Gespräch annimmt, wird mit dem Anrufer verbunden.

Sind Sie Ersthelfer, sehen Sie einen eingehenden Ersthelfer-Anruf wie einen normalen Anruf. Dem Anrufernamen ist in eckigen Klammern die Erstfer-Gruppe vorangestellt.

Im Widget "Anrufliste Warteschlangen" sehen Sie die angenommenen oder auch verpassten Anrufe an die Ersthelfer-Gruppe.

Menüpunkt Rufnummernkonfiguration

Im Menü der Rufnummernkonfiguration sehen alle Ersthelfer ein zusätzliches Widget.

Stehen Sie als Ersthelfer vorübergehend nicht zur Verfügung, entfernen Sie die Häkchen und setzen Sie sie wieder, wenn Sie wieder verfügbar sind.

Videoanleitungen zur Telefonie mit dem UCC-Client

⚠ Die Videos sind ohne Ton

Anmelden und Abmelden

Anrufen (interne Telefonnummer)

Anruf annehmen

Anrufen (externe Telefonnummer)

Anruf halten

Konferenzschaltung

UCC-Client und Tischtelefon

PIN ändern

Einstellungen

Headset / Soundbar Einstellungen

(Um mit dem Headset am Rechner/ Laptop  zu telefonieren müssen Sie bitte in den Windows-Einstellungen unter Datenschutz das Mikrofon erlauben. Windows 10/11 Datenschutzeinstellungen für den Zugriff auf Webcams und Mikrofone anpassen)

Widgets / Ansichtsfenster Einstellungen

Eigenen Status verstecken

Anleitung zur Telefonie mit dem Tisch-Telefon

PIN setzen

Zum Anmelden an einem Tischtelefon müssen Sie sich zunächst einmalig einen PIN-Code (bestehend aus Ziffern) setzen. Dazu klicken Sie im UCC-Client in der Kopfzeile oben rechts auf  und wählen.
Wir empfehlen für den PIN mindestens 4 Ziffern, besser jedoch 6 Ziffern. Merken Sie sich diesen PIN-Code, da sie ihn jedesmal zum Anmelden an einem Tischtelefon benötigen!

PIN vergessen

Sollten Sie den gesetzten PIN doch einmal vergessen haben, setzen Sie sich einfach wie oben beschrieben einen neuen PIN.

Anmelden am Telefon

Am Tischtelefon tippen Sie dann die Taste unter dem Display, über die im Display "Anmelden" steht.

Auf dem Display des Telefons erscheint die Anmelde-Maske:

Geben Sie Ihre Telefon-Durchwahl ein und bestätigen diese Eingabe. An dem Telefon "Snom D865" drücken Sie dazu die "runde silberne Taste".

Geben Sie anschließend die vergebene PIN ein und bestätigen wieder mit der "runden silbernen Taste". Anschließend wird die Anmeldung bestätigt.

Sollte sich diese Anzeige nicht nach wenigen Sekunden schließen, tippen Sie kurz die "X"-Taste am Telefon.

Am oberen Rand des Displays erscheint nun Ihr Name. Damit sind Sie am Telefon angemeldet und können unter Ihrer Rufnummer Telefongespräche führen.

Abmelden vom Telefon

Wollen Sie sich vom Tischtelefon abmelden, drücken Sie am Telefon die Taste unter dem Display, über der im Display "Abmelden" steht.

Sie können sich aber auch vom UCC-Client aus vom Telefon abmelden, wenn Sie in der Rufnummernkonfiguration    in der Slot-Konfiguration den Button  klicken.

Eine Abmeldung am Telefon erfolgt auch,  wenn Sie in der Rufnummernkonfiguration den Slot des Tischtelefons deaktivieren, indem Sie den Haken entfernen.

Hier muss aber beachtet werden, dass zum Wiederanmelden am Tischtelefon der Slot wieder aktiviert werden muß, indem Sie den Haken wieder setzen. Ansonsten ist ein Anmelden am Telefon nicht möglich.

Anmelden an einem anderen Tischtelefon

Sie können sich an jedem anderen Tischtelefon anmelden. Dieses bekommt dann Ihre Rufnummer und Ihre Einstellungen zugewiesen und Sie können mit Ihrer Rufnummer telefonieren. Von Ihrem eigentlichen Tischtelefon werden Sie dabei automatisch abgemeldet.

Kehren Sie später wieder an Ihr Tischtelefon zurück, müssen Sie sich dort wieder anmelden. In diesem Zuge werden Sie automatisch am "anderen" Tischtelefon abgemeldet, sofern Sie dies nicht beim Verlassen des Telefons selbst getan haben.

UCC Standalone-Client installieren

Zum Installieren des UCC-Clients laden Sie sich den für Ihr Rechnersystem (Windows - Mac - Linux) passenden Client herunter. Rufen Sie dazu in einem Broswser die URL https://voip.ostfalia.de auf.

Loggen Sie sich nicht ein, sondern klicken auf das Download-Symbol in der rechten oberen Ecke. Es erscheint ein kleines Menü:

Über den Punkt "Herunterladen" laden Sie das passende Client-Installer-Paket für das Betriebssystem "dieses" Rechners herunter.  Über "Alle Client Versionen" haben Sie die Möglichkeit, auch andere Client-Installer-Pakete zu laden.

Installieren Sie das heruntergeladene Paket auf Ihrem Rechner.

Wenn Sie den frisch installierten Client das erste Mal starten, versucht er sich selbst zu konfigurieren, was in der Ostfalia-Netzwerk-Umgebung derzeit nicht möglich ist.

Klicken Sie hier auf "Manual Configuration" und geben in dem Eingabefeld "UCware-Address" https://voip.ostfalia.de/client/ ein und klicken auf "Connect".

Es erscheint das Login-Fenster

Der UCC-Standalone-Client ist installiert und bereit zur Nutzung

UCware APP  einrichten

Mit der UCware APP für iOS und Android greifen Sie bequem per Smartphone auf den UCware Server zu. Damit können Sie Ihre Anrufe auch unterwegs über Ihre interne Durchwahl  abwickeln. Die APP verwandelt ein Smartphone in einen "kleinen Telefonapparat" an der Telefonanlage.

Mobile-APP installieren

Gültig ab Donnerstag, 5. Dezember 2024 ab ca. 09:00 Uhr

Die Mobile-APP finden Sie in GooglePlay (Android) oder AppStore(iOS) unter dem Stichwort "ucware".

Laden Sie die APP  und installieren Sie die App wie gewohnt.

Nach dem starten zeigt die APP den Startbildschirm:

Nach dem ersten Start müssen Sie zunächst den Nutzungsbedingungen zustimmen und einigen notwendigen Berechtigungen zustimmen:

Benachrichtigungsberechtigung

Mobile-APP konfigurieren

Zur Nutzung der Mobile-APP müssen Sie diese im UCC-Client kurz konfigurieren und dann die APP einloggen

Mobile-APP im UCC-Client konfigurieren

Öffnen Sie in der Rufnummernkonfiguration über die linke Menüleiste die Konfiguration der APP.

Wählen Sie dort für die "Anrufmethode" die Auswahl "App (VoIP)" und klicken .

Mobile-APP einloggen

Klicken Sie im Feld "Slot bearbeiten" rechts auf das QR-Code-Symbol . Es erscheint ein QR-Code. Der Code hat jeweils eine Gültigkeit von 15 Minuten.

Das Einloggen der APP geht ganz nun ganz einfach ohne Tippen: Starten Sie die APP, sofern sie noch nicht gestartet ist.

Scannen Sie den erscheinenden QR-Code (Bitte nicht den Muster-Code hier oben scannen 😀 ...) mit der Mobile-APP, indem Sie auf auf "Login starten" tippen.

Positionieren Sie den QR-Code in den markierten Bereich des Kamera-Bildes. Sobald der der Code erkannt wurde, ist die Mobile-APP eingeloggt.

Mobile-APP nutzen

Einen Anruf tätigen

Tippen Sie die Rufnummer über das dargestellte Tastenfeld ein und tippen auf das Hörer-Symbol . Die Verbindung wird hergstellt.

Eingehender Anruf

Trifft ein Anruf ein, signalisiert ihn die App auf dem Smartphone

Nehmen Sie den Anruf an, indem Sie auf  tippen.

(Abschnitt noch in Bearbeitung)

Korrekte Angabe von Telefonnummern

Vielfach sieht man, dass Telefonnummern in nicht normkonformer Weise angegeben sind. Daher ist hier zusammengestellt, wie Telefonnummern richtig angegeben werden. Die Angabe von Telefonnummern ist u.a. in der DIN 5008 geregelt.

Laut DIN 5008 sind folgende Schreibweisen falsch bzw. nicht länger üblich:

Empfohlen wird die folgende Schreibweise für Telefonnummern:

Nationale Telefonnummern mit Vorwahl

Die Vorwahl wird durch einen Leerschritt von der restlichen Telefon-Nummer abgesetzt 

Mobilfunknummern werden nach dem gleichen Schema  angegeben.

Telefonnummer mit Vorwahl- und Durchwahlnummer

Eine Durchwahlnummer wird mit einem Bindestrich an die Anlagennummer angehängt.

Sonderrufnummern

Sonderrufnummern werden wie normale Rufnummern angegeben.

Eine Sondernummer, bei der die Ziffer nach der Vorwahl Aufschluss über den Tarif gibt, wird wie folgt gegliedert.

Telefonnummern im Schriftverkehr mit dem Ausland

Für Deutschland ist die Zeichenfolge +49 voran zu stellen. Es entfällt dann die 0 der Vorwahl. Der restliche Aufbau ist mit der nationalen Telefonnummer identisch.

• Nur ein und keine zwei Pluszeichen
• Nach „49“ steht ein Leerzeichen
• Keine doppelte 0 statt dem Pluszeichen
• Keine ergänzende in Klammern gesetzte  (0) - weder vor noch nach +49