UCware - Telefonanlage
UCware-Telefonanlage
Inhalt
- UCware-Telefonanlage
- Inhalt
- Vorwort
- Der UCC-Client - Telefonie mit Internet-Verbindung und Headset oder Telefon
- Telefonieren mit dem UCC-Client
- Rufumleitungsprofile, Rufumleitungen und Ansagen
- Telefonbücher und Kontakte
- Chef-/Sekretariats-Schaltung
- Anleitung zur Telefonie mit dem Tisch-Telefon
Vorwort
Die UCware-Telefonanlage können Sie über verschiedene Endgeräte nutzen:
- den UCC-Client - ein Web-basierter Telefonie-Client (es ist hierbei ein mit dem Endgerät verbundenes Headset erforderlich)
- ein Tischtelefon
- →mit einer APP auf ihrem Smartphone.
Der UCC-Client ist die zentrale Stelle zum
- managen Ihrer Rufnummern - sofern Sie nicht nur eine Rufnummer haben
- verwalten der Optionen des UCC-Clients und des Tischtelefons
- einrichten von Rufumleitungen
- verwalten des Anrufbeantworters
- verwalten und nutzen weiterer, Ihnen ggf. zugeordneter Telefonie-Funktionen, wie z.B. "Chef/Sek", Warteschlange bzw. Sammelanschluss, etc.
Im Folgenden stellen wir Ihnen in Kurzform die Nutzung des UCC-Clients und des Tischtelefons vor.
Der UCC-Client - Telefonie mit Internet-Verbindung und Headset oder Telefon
Der UCC-Client ist ein Web-basiertes "Programm" über das alle Funktionen der Telefonanlage nahezu von überall - sofern der Rechner eine Internet-Verbindung hat - verfügbar sind.
Der UCC-Client ist in zwei Varianten verfügbar. Zum einen als Webclient, den Sie in einem Browser (vorzugsweise Chrome) nutzen können, zum anderen als nativer, eigenständiger Client, der auf Ihrem Rechner installiert wird. Es gibt den Standalone-Client für die Betriebssystem Windows, Mac und Linux.
Für beide Varianten ist zwingend ein mit dem Endgerät verbundenes Headset erforderlich.
Für die Nutzung in einem Browser rufen Sie die URL https://voip.ostfalia.de/client auf.
Über das Symbol 
der UCC-Client-Anmeldeseite im Browser finden Sie die Links zu den Standalone-Clients (→zur Installation des Standalone-Clients).
Für diese Beschreibung wurde der Standalone-Client als Grundlage verwendet, da dieser ein paar Optionen bietet, die die tagtägliche Nutzung erleichtern, mit der browserbasierten Version aber nicht realisierbar sind. Ansonsten ist das "Look and Feel" aber genau das Gleiche.
Am UCC-Client anmelden
Starten Sie die Standalone-Version oder verbinden Sie sich mit dem Client im Browser durch Aufruf der URL https://voip.ostfalia.de/client/.
Zur Anmeldung am UCC-Client nutzen Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort und klicken den 
-Button. Es startet der Client.
Über das Benutzermenü 
können
- diverse Konfigurationseinstellungen vorgenommen,
- die Telefon-PIN geändert
- und die dargestellten Widgets (Kacheln...) des UCC-Clients angepasst
werden.
Mit dem 
-Symbol können Sie Ihr Headset bzw. Mikrofon/Lautsprecher zur Nutzung zuordnen.
Konfigurationseinstellungen anpassen und ändern
Über das Zahnrad-Symbol 
im Benutzermenü können Sie im Reiter "Anzeige" die farbliche Darstellung und den Hintergrund des UCC-Client einstellen sowie die Sprache auswählen:
Stellen Sie hier bitte auch das Namensformat auf "Nachname, Vorname", damit die Kontakte nach den Nachnamen sortiert werden.
Im Reiter "Client" kann zusätzlich noch eingestellt werden, was beim Schließen des Clients passiert (diese Möglichkeit steht nur im Standalone-Client zur Verfügung).
Es wird empfohlen, die Optionen "Minimieren statt Schließen" sowie "In den Infobereich minimieren" zu aktivieren.
Die Auswahl "Fenster bei eingehendem Anruf hervorheben" legt fest, wie der UCC-Client bei eingehenden Anrufen reagiert:
| Fenster bei eingehendem Anruf hervorheben | Beschreibung |
|---|---|
| Immer | Das UCC-Client-Fenster wird immer in den Vordergrund gesetzt, wenn ein Anruf eingeht |
| Wenn nicht minimiert | Das UCC-Client-Fenster wird bei einem eingehenden Anruf in den Vordergrund gesetzt, wenn es nicht minimiert ist |
| Nie | Das UCC-Client-Fenster wird nicht den Vordergrund gesetzt |
Wird hier "Immer" ausgewählt, poppt der (eigenständige) UCC-Client von selbst auf, sobald ein Anruf eingeht, auch wenn er minimiert ist.
Das Setzen der Option 
bewirkt, das der UCC-Client automatisch mit dem Start des Rechners gestartet wird.
Im Reiter "Telefonie" können Sie weitere Optionen anpassen.
Widgets anpassen
Die verschiedenem Bereiche im UCC-Client ("Kacheln") werden Widgets genannt. Diese lassen sich über Symbol 
anpassen. Eine detailierte Anleitung folgt später.
DND - Do not disturb
Mit dem Schalter 
in der Kopfzeile setzen Sie den Status "Bitte nicht stören" (DND - do not disturb).
Im aktiven Zustand wird der Schalter rot dargestellt.
Im DND-Status "klingelt" Ihr Rechner und das Telefon nicht, Sie erhalten Sie keine Anrufe. Anrufer hören währendessen den "Besetzt-Ton" bzw. je nach Einstellung in Ihrer ggf. eingerichteten Rufumleitung eine indiviudelle Ansage mit evtl. Möglichkeit eine Nachricht auf Ihrem Anrufbeantworter zu hinterlassen.
Diese Funktion ist nützlich, wenn sie eine Video-Konferenz haben und dabei nicht gestört werden möchten.
Bewegen Sie die Maus auf den Schalter, können Sie diesen direkt einschalten. Die können auch eine Zeit definieren, wie lange der DND-Status gesetzt sein soll, bis er automatisch wieder deaktiviert wird.
Per Mausklick läßt sich der DND-Zustand jederzeit wieder deaktivieren.
Die UCC-Menüleiste
Der UCC-Client stellt links in der Leiste die Funktionsmenüs dar:
| Symbol | zugehöriges Menü | Bedeutung |
|---|---|---|
 | Telefonie | Die Telefonie-Oberfläche des UCC-Client |
 | Rufnummernkonfiguration | In diesem Menü können Sie Ihre Rufnummer konfigurieren |
 | Tastenbelegung des Tischtelefons | Hier können Sie Funktionstasten Ihres Tischtelefons belegen |
 | Rufumleitungsprofile | In diesem Bereich richten Sie Rufumleitungsprofile ein |
 | Geplante Rufumleitung | Hier richten Sie zeitgesteuerte, automatische Rufumleitungen ein |
 | Ansagen | Ansagen verwalten und bearbeiten Sie hier |
 | Benutzereinstellungen | In diesem Menü können Sie Ihre Benutzereinstellungen anpassen |
 | Hotkeys | Hier können Sie Tasten der Rechnertastatur mit Funktionen belegen, um den UCC-Client zu bedienen |
Benutzereinstellungen
Im Menü "Benutzereinstellungen" können Sie einstellen, wie Ihr Status dargestellt wird und wie auf dem Anrufbeantworter hinterlassene Nachrichten behandelt werden.
Über die Option "Eigenen Status verstecken" können Sie bestimmen, dass in der Kontaktliste "Intern" Ihr "Verfügbarkeitsstatus" für andere Nutzer angezeigt wird. Diese Option ist per Default gesetzt, Ihr Status wird damit nicht dargestellt.
Wenn Sie möchten, dass Ihr Status dargestellt wird, entfernen Sie das Häkchen und klicken auf 
. Damit können andere Nutzer nun Ihren Status sehen.
| Status | Bedeutung |
|---|---|
 | Verfügbar |
 | im Gespräch bzw. DND |
 | abwesend bzw. möchte nicht gestört werden |
 | Verfügbarkeitsstatus verborgen |
Im Feld "Benachrichtigungen per E-Mail" können Sie festlegen, was mit Nachrichten passiert, die Ihnen Anrufer ggf. auf Ihren Anrufbeantworter gesprochen haben:
| Auswahl | Bedeutung |
| Keine Benachrichtigungen senden | Sie erhalten keine Benachrichtigung |
| Benachrichtigungen mit Anrufbeantworternachricht im Anhang | Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, in dessen Anhang sich die Sprachnachricht des Anrufers befindet. Die Nachricht wird auf dem UCware-Server nicht gelöscht. |
| Benachrichtigungen mit Anrufbeantworternachricht im Anhang und Löschen | Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, in dessen Anhang sich die Sprachnachricht des Anrufers befindet. Die Nachricht wird auf dem UCware-Server gelöscht.
|
Klingeltöne ändern
Zum Ändern von Klingeltönen wählen Sie aus der linken Leiste über das Symbol die Rufnummernkonfiguration und klicken auf Ihre Rufnummer.
In dem sich öffnenden Widget können Sie sich für interne und externe Anrufer separate Klingeltöne auswählen und anhören: 
gibt den Ton am Telefon wieder, 
spielt den Ton am Rechner.
Haben Sie einen Klngelton ausgewählt, klicken Sie anschließend auf den 
-Button.
Hinweis: Das Verwenden eigener Klingeltöne ist nicht möglich.
Telefonieren mit dem UCC-Client
Mit dem UCC-Client können Sie entweder direkt über ihn selbst - mit einem verbundenen Headset - telefonieren oder sollten Sie ein Tischtelefon nutzen - dieses zum Wählen fernbedienen. Der UCC-Client unterstützt Sie beiden Fällen.
Zur Nutzung in Verbindung mit einen Tischtelefon wählen Sie unter "Steuern" 
aus. Nutzen Sie zum Telefonieren den UCC-Client, wählen Sie bitte unter "Steuern" den Punkt
aus. Richten Sie sich anschließend über das Kopfhörer-Symbol 
im oberen Bereich Ihr Headset ein: Zuweisung des Mikrofons, des Lautsprechers und der Klingelausgabe.
Telefongespräch führen
Um ein Telefongespräch zu führen, tippen Sie die Zielrufnummer - die Durchwahl für ein internes Gespräch bzw. die komplette Rufnummer für ein Gespräch nach extern - oben in das Feld 
ein und drücken die Eingabetaste auf der Tastatur oder klicken rechts von dem Feld das Symbol mit dem grünen Hörer 
an.
Im Widget "Aktuelle Anrufe" wird der Anruf dargestellt:
Es klingelt beim Anrufziel.
Wurde der Anruf von der angerufenen Person angenommen, wechselt die Darstellung:
Trifft bei Ihnen ein Anruf ein, wird er vom UCC-Client auf dem Rechner signalisiert (ihr Rechner "klingelt") und im UCC-Client dargestellt:
Klicken Sie auf 
um das Gespräch anzunehmen oder 
um das Gespräch abzulehnen ("wegdrücken").
Sollten Sie gerade ein Telefonat führen und Sie nehmen gleichzeitig ein weiteres Telefonat an, haben Sie beide Teilnehmer "in der Leitung" und könnten auch zu dritt telefonieren (siehe "Konferenzschaltung" in dieser Beschreibung).
Nachwahl von Ziffern
Müssen Sie eine Hotline anrufen, landen Sie mit ziemlicher Sicherheit in einem Callcenter und dort zunächst in einem "Interactive Voice Response-System" (IVR - "Sprachcomputer"), der Sie ggf. auffordert eine Ziffer einzugeben (z.B. "Drücken Sie die 2 für ...").
Auf einem Tischtelefon ist dies kein Problem. Für die Nutzung direkt aus dem UCC-Client stellt Ihnen der Client im Widget "Aktuelle Anrufe" eine virtuelle Tastatur zur Verfügung, über die Sie die Ziffern an den Sprachcomputer senden können.
Bei einem aktiven Gespräch sehen Sie im Widget "Aktuelle Anrufe":
Sind Sie in einem IVR gelandet und werden aufgefordert eine Ziffer einzugeben, klicken Sie auf das Symbol 
. Es öffnet sich eine kleine Telefontastatur über die Sie die vom IVR-System gewünschten Ziffern mit Mausklick eingeben können.
Rückfragen und / oder Anruf weiter vermitteln
Wollen Sie einen Anruf zu einer Kollegin / einem Kollegen weiter vermitteln oder ggf. nur kurz eine Rückfrage tätigen, setzen Sie den Anrufer durch Klick auf 
pausierend. Der Gesprächspartner hört nun eine Wartemusik.Nun geben Sie die Nummer des neuen Ziels im Rufnummernfeld ein, starten den Anruf und warten, dass der Anruf entgegen genommen wird.
In der Kachel "Aktuelle Anrufe" sehen Sie beide Anrufe.
Es klingelt beim neuen Zielpartner. Hat dieser abgenommen, wechselt die Darstellung:
Im oberen Bereich ist der wartende Anruf dargestellt, darunter der Anruf mit der Kollegin / dem Kollegen, mit dem Sie gerade Rücksprache halten.
- Wollen Sie nach der Rückfrage das ursprüngliche Gespräch fortsetzen, beenden Sie das zweite Gespräch und holen den Anrufer mit Klick auf
aus der Pauseposition wieder zuück. - Um den Anruf an den zweiten Gesprächspartner zu vermitteln, klicken Sie im obereren Bereich auf
.
Rückruf bei "besetzt"
Rufen Sie "intern" eine Kollegin oder einen Kollegen, der gerade selbst telefoniert, hören Sie eine Ansage
"Der Teilnehmer mit der Nummer ....... ist zur Zeit im Gespräch. Für einen automatischen Rückruf drücken Sie die Stern-Taste."
Wenn Sie möchten, dass Sie von der Telefonanlage automatisch angerufen werden, wenn die Kollegin oder der Kollege wieder frei ist, öffnen Sie durch einen Klick auf das Symbol die virtuelle Telefon-Tastatur:
Klicken Sie dort auf "*".
Es ertönt die Ansage "Rückruf programmiert".
Sobald die Kollegin oder der Kollege wieder frei ist, erhalten Sie einen Anruf, der Ihnen mit vorangestelltem [RR] (für "RückRuf") vor dem Namen signalisiert wird:
Wenn Sie das Gespräch annehmen, hören Sie ein Freizeichen, und die Telefonanlage baut erst dann das Gespräch zum Anrufpartner auf.
Hinweis: Dieses Vorgehen steht nur bei internen Anrufen zur Verfügung.
Die Anrufliste
In der Anrufliste sehen Sie die Historie Ihrer Anrufe. In farblicher Darstellung können Sie schnell erkennen, ob der Anruf von Ihnen ausgegangen ist, ob er bei Ihnen eingegangen ist oder ob Sie ihn verpasst haben.
| Symbol | Bedeutung |
|---|---|
 | ausgehendes Gespräch geführt |
 | eingehendes Gespräch geführt |
 | Anruf verpasst |
 | eingehender Anruf wurde auf Ihren Anrufbeantworter geleitet |
 | eingehender Anruf wurde weitergeleitet |
 | eingehender Anruf wurde durch Sie abgelehnt |
Konferenzschaltung (3er-Konferenz)
Sie können eine Telefonkonferenz mit zwei weiteren Telefonpartnern (3er-Konferenz) direkt herstellen. Es spielt keine Rolle, ob die Geprächspartner "intern" oder "extern" sind.
Dazu muß ein Gespräch bestehen: Entweder haben Sie ein Gespräch aufgebaut oder Sie wurden angerufen. Der Verlauf ist zunächst wie bei "Rückfragen und / oder Anruf weiter vermitteln".
Sie stellen die Verbindung zum dritten Teilnehmer her, in dem Sie zunächst Ihren Gesprächspartner durch einen Klick auf auf die "Pauseposition" setzen. Rufen Sie nun den dritten Konferenzteilnehmer an.
Klicken Sie auf das "Konferenz-Symbol" 
in der Darstellung des zweiten Gesprächspartners.
Das Feld des zweiten Gesprächspartners "erweitert" sich. Klicken Sie nun auf den ersten Konferenzteilnehmer und "ziehen" ihn mit gedrückter linker Maustaste in das markierte Feld "Kontakt hierher ziehen um ....." und lassen die Maustaste los.
Sie haben nun beide Teilnehmer "in der Leitung" und können zu dritt telefonieren.
Rufumleitungsprofile, Rufumleitungen und Ansagen
Diese drei Komponenten gehören in UCWare zusammen.
- Rufumleitungsprofile beschreiben, was mit einem ankommenden Ruf passieren soll. Ein Rufumleitungsprofil enthält die Anweisung, was die Telefonanlage mit einem eingehenden Anruf machen soll, wenn dieses Rufumleitungsprofil aktiviert ist.
- Im zweiten Schritt wird ein Rufumleitungsprofil zur Rufumleitung aktiviert, in dem es mit Ihrer Rufnummer verknüpft wird.
Sie können verschiedene Rufumleitungsprofile anlegen. Diese Profile können Sie dann bei Bedarf mit Ihrer Rufnummer in verschiedenen Arbeitssituationen verknüpfen. - Ansagen stellen in diesem Zusammenhang einen weiteren Bausteln bereit. Sie können sich so Rufumleitungsprofile zusammenstellen, in denen Sie auf eine von Ihnen aufgenommene Ansage verweisen.
Ansagen
Wählen Sie im UCC-Client aus der linken Seitenleiste den Punkt "Ansagen" 
Neue Ansage aufnehmen
Zum Aufnehmen einer neuen Ansage klicken Sie auf den Button 
.
Sie hören dann eine kurze Ansage: "Rufnummer ....... : Sprechen Sie nach dem Signalton Ihre Nichterreichbar-Nachricht und beenden Sie die Aufnahme durch Drücken der Raute-Taste!"
Sprechen Sie nach dem "Pieps-Ton" Ihre Nachricht und drücken die #-Taste, wenn Sie fertig sind.
Sie hören "Ihre Nachricht wurde gespeichert" und danach die soeben aufgenommene Nachricht.
Anschließend hören Sie "Auf Wiedersehen".
Klicken Sie nun im Ansagen-Widget auf den Refresh-Button 
, damit die neue Ansage im Widget dargestellt wird.
Die neue Aufnahme sehen Sie im Widget unter dem Namen "Aufnahme am Telefon" mit Datum und Uhrzeit der Aufnahme.
Klicken Sie auf die Aufname. Sie können nun den Namen der Aufnahme ändern.
Geben Sie dazu im Feld "Beschreibung" einen passenden Namen ein und klicken dann auf den 
-Button.
Nun steht die Aufnahme zur Verwendung in Rufumleitungsprofilen zur Verfügung. Mit einem Klick auf das Symbol 
können Sie sich die Ansage jederzeit anhören.
Benötigen Sie weitere Aufnahmen, so legen Sie diese auf die gleiche Weise an.
Ansage freigeben
Gehören Sie z. B. einer Warteschlangengruppe an, können Sie die Ansage für die Mitglieder der Warteschlangengruppe freigeben. Wählen Sie dazu aus dem Drop-Down-Menu die Warteschlangengruppe aus.
Ansage löschen
Mit einem Klick auf 
können Sie nicht mehr benötigte Aufnahmen löschen.
Rufumleitungsprofile
Rufumleitungsprofil anlegen
Zum Anlegen eines Rufumleitungsprofils klicken Sie in der linken Leiste auf das Symbol . Es werden die ggf. schon vorhandenen Rufumleitungsprofile angezeigt.
Klicken Sie dort auf das 
. Es wird ein neues, leeres Rufumleitungsprofil angelegt. Dies hat vorerst einen Namen, der aus Datum und Uhrzeit besteht.
Klicken Sie auf das neue, leere Rufumleitungsprofil (hier 2023-08-28 15:59). Im großen Bereich öffnet sich das Profil, welches Sie nun konfigurieren können:
Im oberen Bereich sollten Sie im Feld "Name" eine passende Bezeichnung für das Profil eintragen. In den vier Zeilen darunter können Sie konfigurieren, in welcher Situation das Profil angewendet werden soll:
| Situation | Beschreibung |
|---|---|
| Immer | Die ausgewählte Aktion wird bei eingehendem Anruf sofort ausgeführt. Die weiteren Aktionen kommen dann nicht zum Tragen und können auch nicht ausgewählt werden. |
| Abgemeldet | Die ausgewählte Aktion wird nur ausgeführt, wenn kein Gerät - weder Tischtelefon noch UCC-Client - von Ihnen angemeldet ist. |
| Besetzt / DND | Die ausgewählte Aktion wird ausgeführt, wenn Sie sich im Gespräch befinden bzw. "Nicht Stören" (DND - Do not disturb) gesetzt ist. |
| keine Antwort | Die ausgewählte Aktion wird ausgeführt, wenn Sie das Gespräch nicht annehmen. Die Aktion wird dann nach der unter "Keine Antwort nach Sekunden" eingetragenen Zeit ausgeführt. |
Als Aktion gibt es vier Möglichkeiten:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
 Keine Weiterleitung | Es erfolgt zu der Situation keine Umleitung |
 Rufnummer | Umleitung an eine interne oder externe Rufnummer |
 Anrufbeantworter | Umleitung an den Anrufbeantworter. Der Anrufer kann eine Nachricht hinterlassen. Diese bekommen Sie per E-Mail in Ihr E-Mail-Postfach zugestellt. |
 Ansage | Umleitung an den Anrufbeantworter. Der Anrufer hört nur eine Ansage und kann keine Nachricht hinterlassen. |
Sie können die Aktionen separat für Anrufe von intern und extern festlegen. Sie können also beispielsweise einrichten, dass interne Anrufe zu Ihrer Kollegin / Ihrem Kollegen umgeleitet werden, während externe Anrufe nur eine Nachricht angesagt bekommen.
Haben Sie in der Zeile "Immer" eine Aktion eingerichtet, können in den Zeilen "Abgemeldet", "Besetzt / DND" und "keine Antwort" keine Aktionen mehr eingerichtet werden.
Sofern in der Zeile "Immer" keine Aktion eingerichtet ist, können bei "Abgemeldet", "Besetzt / DND" bzw. "keine Antwort" entsprechende Aktionen eingerichtet werden.
Haben Sie das Profil eingerichtet, klicken Sie auf 
Beispiel:
In diesem Profil werden interne Anrufe an die Nummer 67513 umgeleitet. Externe Anrufer von Extern erhalten eine Ansage mit dem Namen "Dienstreisenachricht". Dieses Profil kann nun zur Rufumleitung aktiviert werden.
Um Mißverständnisse zu vermeiden: Rufumleitungsprofile an sich führen noch nicht zu einer Rufumleitung! Dazu muß das jeweilige Rufumleitungsprofil mit Ihrer Rufnummer verknüpft, sprich aktiviert sein.
Rufumleitungsprofil zur Rufumleitung aktivieren
Rufumleitungsprofile können auf zwei Weisen zur Rufumleitung verwendet werden:
zur direkten Umleitung
- zur zeitgesteuerten Umleitung
Nachstehend wird die direkte Umleitung beschrieben.
Öffnen Sie aus der Menüleiste an der linken Seite über das Symbol die Rufnummernkonfiguration:
Klicken Sie auf Ihre Rufnummer und wählen im rechten Bereich aus Ihren Rufumleitungsprofilen das gewünschte Profil aus.
Klicken Sie dann auf . Das ausgewählte Rufumleitungsprofil ist nun aktiv.
Rufumleitung deaktivieren
Um eine Rufumleitung wieder zu deaktivieren, wählen Sie in der linken Leiste wieder über das Symbol die Rufnummernkonfiguration aus.
Klicken Sie auf Ihre Rufnummer und wählen 
aus.
Zum Schluß auch hier bitte den Klick auf 
nicht vergessen.
Anrufbeantworter
Haben Sie sich ein Rufumleitungsprofil eingerichtet, dass den Anrufbeantworter 
nutzt, so prüfen Sie bitte, dass auch in den Benutzereinstellungen (Menü ) im UCC-Client die Option "Benachrichtigungen mit Anrufbeantworternachricht im Anhang und Löschen der Nachricht" gesetzt ist.
Sie erhalten so die aufgesprochenen Nachrichten per E-Mail zugeschickt.
Telefonbücher und Kontakte
Im Kontakte-Widget sind im Telefonbuch "Intern" alle Nutzer zusammengefasst, die in der UCware-Telefonanlage eingerichtet sind. Im Telefonbuch "Ostfalia" stellt das Rechenzentrum alle Nutzer bereit, die in der zentralen Benutzerverwaltung eine Telefonnummer zugeordnet haben. Ergänzt werden Angaben zu Fakultät, Institut und Einrichtung.
Sie haben die Möglichkeit, sich auch eigene Telefonbücher einzurichten. Diese sind in die Suche eingebunden, wenn Sie im Rufnummernfeld oben im UCC-Client einen Namen suchen.
Erhalten Sie einen Anruf von einer Person, deren Kontakt Sie in einem Ihrer Telefonbücher hinterlegt haben, wird der Name zusätzlich zur Rufnummer im Widget "Aktuelle Anrufe" und auch auf einem Telefon dargestellt.
Anlegen eines Telefonbuchs
Zum Anlegen eines Telefonbuchs klicken Sie zunächst auf das "3-Punkte-Menü" 
oben links in Konatkte-Widget. Dort wählen Sie dann "Neues Telefonbuch". Geben Sie dem neuen Telefonbuch einen Namen und klicken auf "Speichern".
Das neue, leere Telefonbuch wird nun in der Telefonbuchauswahl angezeigt. Zum Auswählen des Telefonbuchs klicken Sie auf den Namen.
Anlegen einer Gruppe
In einem Telefonbuch lassen sich die Kontakt-Einträge in Gruppen gliedern, um z. B. verschiedene Kontake zu einer Firma oder Projekt etc. zusammen fassen zu können.
Klicken Sie auf wieder auf das das "3-Punkte-Menü" oben links und wählen "Gruppe hinzufügen". Geben Sie in dem kleinen Eingabefenster den Namen der Gruppe an und klicken auf "Speichern".
Anlegen eines Kontakts
Klicken Sie auf das das "3-Punkte-Menü" und wählen "Kontakt hinzufügen". Es öffnet sich das Fenster "Kontakt bearbeiten".
Füllen Sie die Felder nach Ihrem Bedarf aus. Im oberen Bereich sollte mindestens das Feld "Nachname" ausgefülllt sein.
Im unteren Bereich muß die Kontaktgruppe zugeordnet werden und mindestens eine Rufnummer.
Sollen dem Kontakt weitere Rufnummern zugeordnet werden, können diese über den Plus-Button 
hinzugefügt werden. Im Bild oben wurde so die Mobilnummer hinzugefügt. Zum Abschluß klicken Sie auf den -Button. Der neue Kontakte erscheint in Ihrer Kontakt-Liste
Wollen Sie später einen Kontakt editieren, so wählen Sie das "3-Punkte-Menü" rechts vom jeweiligen Kontakt und dann das Stift-Symbol. Es öffnet sich dann wieder das "Kontakt bearbeiten"-Widget (siehe oben) und Sie können die Änderungen vornehmen. Zum Abschluß der Änderung klicken Sie auf .
Chef-/Sekretariats-Schaltung
Mit Hilfe der Chef-/Sekretariats-Schaltung - die auch "Abwurfschaltung" genannt wird - werden Anrufe an die/den Chef*in automatisch in das Sekretariat umgeleitet, sprich: abgeworfen.
Sind Sie einer Chef-Sekretariatsschaltung zugeordnet, finden Sie im UCC-Client ein zusätzliches Widget:
| Chef | Sekretariat | |
 |  |
Für das Sekrtariat wird eine zusätzliche Durchwahlnummer eingerichtet, über die die Abwurfschaltung eingerichet wird. In der Regel wird dazu die Durchwahl+1 verwendet.
Über den Schalter 
kann die Abwurfschaltung sowohl von Seiten des Chefs / der Chefin als auch vom Sekretariat komplett deaktiviert werden.
Die Chef-Optionen "Parallel" und "Rückkehr" kommen nur dann zum Tragen, wenn der Abwurfschaltung mehrere Sekretariate zugeordnet sind. Daher wird hier nicht weiter darauf eingegangen.
Eingehende Anrufe an Chef-/Sekretariats-Schaltung
Eingehende Anrufe an den "Chef" werden (bei aktiver Abwurfschaltung) als normaler Anruf im Sekretariat signalisiert.
Im UCC-Client beim "Chef" erscheint der Anruf ohne Signalisierung im Abwurfschaltungswidget.
Im Sekretariat geht ein Anruf ein
Der "Chef" hat die Möglichkeit, den Anruf direkt durch Klick auf 
anzunehmen, bevor er vom Sekretariat angenommen wird.
Bei deaktivierter Abwurfschaltung, gehen die Anrufe direkt an den Chef / die Chefin ein, ohne dass es das Sekretariat mitbekommt.
Soll der Anruf vom Sekretariat zum Chef durchgestellt werden, erfolgt dies wie die Weitervermittlung.
Anleitung zur Telefonie mit dem Tisch-Telefon
PIN setzen
Zum Anmelden an einem Tischtelefon müssen Sie sich zunächst einmalig einen PIN-Code (bestehend aus Ziffern) setzen. Dazu klicken Sie im UCC-Client in der Kopfzeile oben rechts auf 
und wählen
.
Wir empfehlen für den PIN mindestens 4 Ziffern, besser jedoch 6 Ziffern. Merken Sie sich diesen PIN-Code, da sie ihn jedesmal zum Anmelden an einem Tischtelefon benötigen!
PIN vergessen
Sollten Sie den gesetzten PIN doch einmal vergessen haben, setzen Sie sich einfach wie oben beschrieben einen neuen PIN.
Anmelden am Telefon
Am Tischtelefon tippen Sie dann die Taste unter dem Display, über die im Display "Anmelden" steht.
Auf dem Display des Telefons erscheint die Anmelde-Maske:
Geben Sie Ihre Telefon-Durchwahl ein und bestätigen diese Eingabe. An dem Telefon "Snom D865" drücken Sie dazu die "runde silberne Taste".
Geben Sie anschließend die vergebene PIN ein und bestätigen wieder mit der "runden silbernen Taste". Anschließend wird die Anmeldung bestätigt.
Sollte sich diese Anzeige nicht nach wenigen Sekunden schließen, tippen Sie kurz die "X"-Taste am Telefon.
Am oberen Rand des Displays erscheint nun Ihr Name. Damit sind Sie am Telefon angemeldet und können unter Ihrer Rufnummer Telefongespräche führen.
Abmelden vom Telefon
Wollen Sie sich vom Tischtelefon abmelden, drücken Sie am Telefon die Taste unter dem Display, über der im Display "Abmelden" steht.
Sie können sich aber auch vom UCC-Client aus vom Telefon abmelden, wenn Sie in der Rufnummernkonfiguration 
in der Slot-Konfiguration den Button 
klicken.
Eine Abmeldung am Telefon erfolgt auch, wenn Sie in der Rufnummernkonfiguration den Slot des Tischtelefons deaktivieren, indem Sie den Haken entfernen.
Hier muss aber beachtet werden, dass zum Wiederanmelden am Tischtelefon der Slot wieder aktiviert werden muß, indem Sie den Haken wieder setzen. Ansonsten ist ein Anmelden am Telefon nicht möglich.
Anmelden an einem anderen Tischtelefon
Sie können sich an jedem anderen Tischtelefon anmelden. Dieses bekommt dann Ihre Rufnummer und Ihre Einstellungen zugewiesen und Sie können mit Ihrer Rufnummer telefonieren. Von Ihrem eigentlichen Tischtelefon werden Sie dabei automatisch abgemeldet.
Kehren Sie später wieder an Ihr Tischtelefon zurück, müssen Sie sich dort wieder anmelden. In diesem Zuge werden Sie automatisch am "anderen" Tischtelefon abgemeldet, sofern Sie dies nicht beim Verlassen des Telefons selbst getan haben.