UCware UCC-Client

Version 175.1 von Anja Wasmus am 2023/11/09 14:01

Inhalt 

Hier erfahren Sie, wie Sie mit der neuen UCware-Telefonanlage telefonieren.

Die UCware-Telefonanlage können Sie über verschiedene Endgeräte nutzen:

  • den UCC-Client - ein Web-basierter Telefonie-Client (es ist hierbei ein mit dem Endgerät verbundenes Headset erforderlich)
  • ein Tischtelefon
  • ab Ende November 2023: eine APP auf ihrem Smartphone

 Im Folgenden stellen wir Ihnen in Kurzform die Nutzung des UCC-Clients und des Tischtelefons vor.

Der UCC-Client

Hinweis: Der Login am UCC-Client ist erst dann möglich, wenn Sie bzw. Ihre Organisationseinheit auf die UCware-Telefonanlage migriert wurden!

Bis zum Februar 2024 wird die gesamte Telefonanlage der Ostfalia umgestellt - die Migration erfolgt bereichsweise.
Zu welchem Zeitpunkt welcher Bereich umgestellt wird, kann zum derzeitgen Zeitpunkt nicht vorhergesagt werden. Die Bereiche werden jeweils rechtzeitig vorher informiert.

Bitte sehen Sie von entsprechenden Anfragen ab.

Der UCC-Client ist ein Web-basiertes "Programm" über das alle Funktionen der Telefonanlage nahezu von überall - sofern der Rechner eine Internet-Verbindung hat - verfügbar sind.

Der UCC-Client ist in zwei Varianten verfügbar. Zum einen als Webclient, den Sie in einem Browser (vorzugsweise Chrome) nutzen können, zum anderen als nativer, eigenständiger Client, der auf Ihrem Rechner installiert wird.
Für beide Varianten ist zwingend ein mit dem Endgerät verbundenes Headset erforderlich.

Für die Nutzung in einem Browser verwenden Sie die URL https://voip.ostfalia.de/client

Im unteren Bereich der Anmeldeseite finden Sie die Links zu den Standalone-Clients.

loginscreen.png

Der UCC-Client ist die zentrale Stelle zum

  • managen Ihrer Rufnummern - sofern Sie nicht nur eine Rufnummer haben
  • verwalten der Optionen des UCC-Clients und des Tischtelefons
  • einrichten von Rufumleitungen
  • verwalten des Anrufbeantworters
  • verwalten und nutzen weiterer, Ihnen ggf. zugeordneter Telefonie-Funktionen, wie z.B.  "Chef/Sek", Warteschlange bzw. Sammelanschluss, etc.

Am UCC-Client anmelden

Rufen Sie den Client im Browser auf und geben die URL https://voip.ostfalia.de/client/ ein oder starten die native Version.

UCC-Client Login

UCC-Client Login

Zur Anmeldung am UCC-Client nutzen Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort und klicken den Login-Button-Button. Es startet der Client.

UCC-Client

UCC-Client

Die dargestellten "Kacheln" des Clients lassen durch Klick auf das Symbol Kachel.png anpassen.

Richten Sie sich dann im ersten Schritt über das Kopfhörer-Symbol Headset.png im oberen Bereich Ihr Headset ein und wählen unter Steuern Steuern UCC-Client.png "UCC-Client" aus, sollte es noch nicht ausgewählt sein.

Über das Zahnrad-Symbol Symbol Zahnrad.png können Sie im Reiter "Anzeige"  die farbliche Darstellung (grün, blau) und den Hintergrund (weiß, schwarz) des UCC-Client einstellen sowie die Sprache auswählen:

UCC-Client-Einstellungen - 1

Im Reiter "Client" kann zusätzlich noch eingestellt werden, was beim "Schließen" des Clients passiert:

UCC-Client-Einstellungen 2.png

Es wird empfohlen, die Optionen "Minimieren statt Schließen" sowie "In den Infobereich minimieren" zu aktivieren.

Die Auswahl "Fenster bei eingehendem Anruf hervorheben" legt fest, wie der UCC-Client  bei eingehenden Anrufen reagiert.

Fenster bei eingehendem Anruf hervorhebenBeschreibung
ImmerDas UCC-Client-Fenster wird immer in den Vordergrund gesetzt
Wenn nicht minimiertDas UCC-Client-Fenster wird in den Vordergrund gesetzt, wenn es nicht minimiert ist
NieDas UCC-Client-Fenster wird nicht den Vordergrund gesetzt

Wird hier "Immer" ausgewählt, poppt der (eigenständige) UCC-Client von selbst auf, sobald ein Anruf eingeht, auch wenn er minimiert ist.

Mit dem Schalter DND-Schalter.png setzen Sie den Status "Bitte nicht stören" (DND - do not disturb). Die Kopfzeile des UCC-Client wird dann rot: Kopfzeile DND rot.png

Im DND-Status "klingelt" Ihr Rechner nicht, Sie erhalten Sie keine Anrufe, Anrufer hören den "Besetzt-Ton" bzw. je nach Einstellung in Ihrer ggf. eingerichteten Rufumleitung eine indiviudelle Ansage mit evtl. Möglichkeit eine Nachricht auf Ihrem Anrufbeantworter zu hinterlassen.

Der UCC-Client stellt links in der Leiste die Funktionsmenüs dar.

Symbolzugehöriges Menü Bedeutung
Symbol Telefonie.pngTelefonie Die Telefonie-Oberfläche des UCC-Client
Symbol Rufnummernkonfiguration.pngRufnummernkonfigurationIn diesem Menü können Sie Ihre Rufnummer konfigurieren
Symbol Tastenbelegung.pngTastenbelegung des TischtelefonsHier können Sie Funktionstasten Ihres Tischtelefons belegen
Symbol Rufumleitungsprofile.pngRufumleitungsprofileIn diesem Bereich richten Sie Rufumleitungsprofile ein
Symbol geplante Rufumleitung.pngGeplante RufumleitungHier richten Sie zeitgesteuerte, automatische Rufumleitungen ein
Symbol Ansagen.pngAnsagenAnsagen verwalten und bearbeiten Sie hier
Symbol Benutzereinstellungen.pngBenutzereinstellungenIn diesem Menü können Sie Ihre Benutzereinstellungen anpassen
Symbol Hotkeys.pngHotkeysHier können Sie Tasten der Rechnertastatur mit Funktionen belegen, um den UCC-Client zu bedienen

Benutzereinstellungen

Im Menü "Benutzereinstellungen" Symbol Benutzereinstellungen.pngkönnen Sie einstellen, wie ihr Status dargestellt wird und wie auf dem Anrufbeantworter hinterlassene Nachrichten behandelt werden.

Mit der Option "Eigenen Status verstecken" können Sie bestimmen, wie in der Kontaktliste "Intern" Ihr "Verfügbarkeitsstatus" ist.

StatusBedeutung
Symbol Status grün.pngVerfügbar
Symbol Status rot.pngim Gespräch
Symbol Status rot DND.pngabwesend bzw. möchte nicht gestört werden
Symbol Status grau.pngVerfügbarkeitsstatus verborgen

Wenn Sie möchten, dass Ihr Status dargestellt wird, entfernen Sie das Häkchen und klicken auf Speichern.png. Damit können andere Nutzer Ihren Status sehen.

Im Feld "Benachrichtigungen per E-Mail" können Sie festlegen, was mit Nachrichten passiert, die Ihnen Anrufer ggf. auf Ihren Anrufbeantworter gesprochen haben.

AuswahlBedeutung
Keine Benachrichtigungen sendenSie erhalten keine Benachrichtigung
Benachrichtigungen mit Anrufbeantworternachricht im AnhangSie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, in dessen Anhang sich die Sprachnachricht des Anrufers befindet. Die Nachricht wird auf dem UCware-Server nicht gelöscht.
Benachrichtigungen mit Anrufbeantworternachricht im Anhang und LöschenSie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, in dessen Anhang sich die Sprachnachricht des Anrufers befindet. Die Nachricht wird auf dem UCware-Server gelöscht.

Telefonieren mit dem UCC-Client

Für die Telefonie mit der neuen UCware-Telefonanlage sind zwei Punkte besonders zu beachten:
  • Bei Gesprächen nach extern darf keine "Amtsvorwahl (0)" mehr gewählt werden!
  • Bei Ortsgesprächen ist grundsätzlich die Vorwahl mit zu wählen!

Um ein Telefongespräch zu führen, tippen Sie die Zielrufnummer oben in das Feld Rufnummernfeld.png ein und drücken die Eingabetaste auf der Tastatur oder klicken rechts den Hörer an.

In der Kachel  "Aktuelle Anrufe" wird der Anruf dargestellt:

Ausgehender Anruf

Ausgehender Anruf - es klingelt beim Anrufziel

Wurde der Anruf von der angerufenen Person angenommen, wechselt die Darstellung:

Ausgehender Anruf2.png

Ausgehender Anruf - der Anruf wurde angenommen

Trift bei Ihnen ein Anruf ein, wird er vom UCC-Client auf dem Rechner signalisiert (ihr Rechner "klingelt") und im UCC-Client dargestellt:

eingehender Anruf.png

Ein Anruf geht ein - Ihr Rechner "klingelt"

Klicken Sie auf Gespäch annehmen.png um das Gespräch anzunehmen oder Gespäch ablehnen.png um das Gespräch abzulehnen ("wegdrücken").

Rückfragen und / oder Anruf weiter vermitteln

Wollen Sie einen Anruf zu einer Kollegin / einem Kollegen weiter vermitteln oder ggf. nur kurz eine Rückfrage tätigen, setzen Sie den Anrufer durch Klick auf Anruf pausieren.pngpausierend. Der Gesprächspartner hört nun eine "Wartemusik".

Nun geben Sie die Nummer des neuen Ziels im Rufnummernfeld ein, starten den Anruf und warten, dass der Anruf entgegen genommen wird.

In der Kachel "Aktuelle Anrufe" sehen Sie beide Anrufe.

zweiterAnruf

Rückfrage und vermitteln

Im oberen Bereich ist der wartende Anruf dargestellt, darunter der Anruf mit der Kollegin / dem Kollegen, mit dem Sie gerade Rücksprache halten.

  • Wollen Sie nach der Rückfrage das ursprüngliche Gespräch fortsetzen, beenden Sie das "zweite Gespräch" und holen den Anrufer mit Klick auf Gespräch-zurückholen.pngaus der Pauseposition wieder zuück.
  • Um den Anruf an den zweiten Gesprächspartner zu vermitteln, klicken Sie im obereren Bereich auf Gespräch-vermitteln.png.

Rufumleitung einrichten

Für die Einrichtung einer Rufumleitung ist zuerst ein sog. Rufumleitungsprofil zu erstellen. Rufumleitungsprofile beschreiben, was mit einem ankommenden Ruf passieren soll.

Im zweiten Schritt wird dieses Profil dann zur Rufumleitung verwendet. Dies klingt zwar zunächst etwas kompliziert, Rufumleitungsprofile erleichtern aber die Arbeit. Denn Sie können sich für jede Ihrer Arbeitssituation ein Rufumleitungsprofil vorbereiten. Diese vorbereiteten Profile können Sie dann bei Bedarf mit Ihrer Rufnummer verknüpfen.

Rufumleitungsprofil anlegen

Zum Anlegen eines Rufumleitungsprofils klicken Sie in der linken Leiste auf das Symbol UCC-Rufumleitung.png in der linken Leiste. Es werden die ggf. schon vorhandenen Rufumleitungsprofile angezeigt.

Rufumleitungsprofile leer.png

Klicken Sie dort auf das plus.png. Es wird ein neues leeres Rufumleitungsprofil angelegt. Dieses hat vorerst einen Namen bestehend aus Datum und Uhrzeit.

Rufumleitungsprofile neu.png

Klicken Sie auf das neue, leere Rufumleitungsprofil (hier 2023-08-28 15:59). Im großen Bereich öffnet sich nun das Profil, welches Sie nun konfigurieren können:

Rufumleitungsprofil einrichten.png

Im Feld "Name" sollten Sie eine passende Bezeichnung für das Profil eintragen. In den vier Zeilen darunter können Sie konfigurieren, zu welcher Situation das Profil greifen soll, was also passieren soll. Sie können das separat für Anrufe von intern und extern festlegen. Sie können also z.B einrichten, dass Anrufer von intern zu Ihrer Kollegin / Ihrem Kollegen umgeleitet werden, während Anrufer von extern nur eine Nachricht angesagt bekommen.
 

SituationBeschreibung
Immer

Die ausgewählte Aktion wird immer ausgeführt.

AbgemeldetDie ausgewählte Aktion wird nur ausgeführt, wenn kein Gerät von Ihnen angemeldet ist.
Besetzt / DNDDie ausgewählte Aktion wird ausgeführt, wenn Sie sich im Gespräch befinden bzw. "Nicht Stören" (DND - Do not disturb) gesetzt haben.
keine AntwortDie ausgewählte Aktion wird ausgeführt, wenn Sie das Gespräch nicht annehmen. Die Aktion wird dann nach der unter "Keine Antwort nach Sekunden" eingetragenen Zeit ausgeführt.

Als Aktion gibt es vier Möglichkeiten:

AktionBeschreibung
Symbol Kreuz grau.png  Keine WeiterleitungEs erfolgt zu der Situation keine Umleitung
Symbol Rufnummer.png RufnummerUmleitung an eine interne oder externe Rufnummer
Symbol Anrufbeantworter.png AnrufbeantworterUmleitung an den Anrufbeantworter. Der Anrufer kann eine Nachricht hinterlassen. Diese bekommen Sie per E-Mail in Ihr E-Mail-Postfach zugestellt.
Symbol Ansage.png AnsageUmleitung an den Anrufbeantworter. Der Anrufer hört nur eine Ansage und kann keine Nachricht hinterlassen.

 Haben Sie das Profil eingerichtet, klicken Sie auf Speichern.png

Das Ergebnis könnte beispielsweise so aussehen:

Rufumleitungsprofile eingerichtet.png

Dieses Profil kann nun zur Rufumleitung aktiviert werden.

Rufumleitungsprofil zur Rufumleitung aktivieren

Rufumleitungsprofile können auf zwei Weisen zur Rufumleitung verwendet werden:

  • zur direkten Umleitung

  • zur zeitgesteuerten Umleitung

Hier wird die direkte Umleitung beschrieben.

Öffnen Sie dazu in linken Leiste über das Symbol UCC-Rufnummernkonfiguration.pngdie Rufnummernkonfiguration.

Rufnummernkonfiguration.png

Im rechten Bereich können Sie aus Ihren Rufumleitungsprofilen das gewünschte Profil auswählen.

Auswahl Rufumleitungsprofil.png

Klicken Sie dann auf Speichern.png

Um die Rufumleitung wieder zu deaktivieren, wählen Sie  "Kein Rufumleitungsprofil" und dann Speichern.png

Videoanleitungen zur Telefonie mit dem UCC-Client

⚠ Videos sind ohne Ton

Anmelden und Abmelden

Loading the video player...

Anrufen (interne Telefonnummer)

Loading the video player...

Anruf annehmen

Loading the video player...

Anrufen (externe Telefonnummer)

Loading the video player...

Anruf halten

Loading the video player...

Konferenzschaltung

Loading the video player...

UCC-Client und Tischtelefon

Loading the video player...

PIN ändern

Loading the video player...

Einstellungen

Loading the video player...

Headset / Soundbar Einstellungen

Loading the video player...

Widgets / Ansichtsfenster Einstellungen

Loading the video player...

Eigenen Status verstecken

Loading the video player...

Anleitung zur Telefonie mit dem Telefon

Diese Anleitung bezieht sich auf ein Telefon vom Typ "Snom D865" !

PIN setzen

Zum Anmelden an einem Tischtelefon müssen Sie sich zunächst einmalig einen PIN-Code (bestehend aus Ziffern) setzen. Dazu klicken Sie im UCC-Client in der Kopfzeile oben rechts auf User.png und wählenPIN-ändern.png.
Wir empfehlen für den PIN mindestens 4 Ziffern, besser jedoch 6 Ziffern. Merken Sie sich diesen PIN-Code, da sie ihn jedesmal zum Anmelden an einem Tischtelefon benötigen!

PIN vergessen

Sollten Sie den gesetzten PIN doch einmal vergessen haben, setzen Sie sich einfach wie oben beschrieben einen neuen PIN.

Anmelden am Telefon

Am Tischtelefon tippen Sie dann die Taste unter dem Display, über die im Display "Anmelden" steht.

Telefon abgemeldet.png

Auf dem Display des Telefons erscheint die Anmelde-Maske:

Telefon anmelden.png

Geben Sie Ihre Telefon-Durchwahl ein und bestätigen diese Eingabe. An dem Telefon "Snom D865" drücken Sie dazu die "runde silberne Taste".

Geben Sie anschließend die vergebene PIN ein und bestätigen wieder mit der "runden silbernen Taste". Anschließend wird die Anmeldung bestätigt.

Angemeldet mit Slot.png

Sollte sich diese Anzeige nicht nach wenigen Sekunden schließen, tippen Sie kurz die "X"-Taste am Telefon.

Am oberen Rand des Displays erscheint nun Ihr Name. Damit sind Sie am Telefon angemeldet und können unter Ihrer Rufnummer Telefongespräche führen.

Telefon angemeldet.png

Abmelden vom Telefon

Wollen Sie sich vom Tischtelefon abmelden, drücken Sie am Telefon die Taste unter dem Display, über die im Display "Abmelden" steht.

Sie können sich aber auch vom UCC-Client aus vom Telefon abmelden, wenn Sie in der Rufnummernkonfiguration   UCC-Rufnummernkonfiguration.png in der Slot-Konfiguration den Button Button Gerät Abmelden.png klicken.

Slot-Konfig.png

Eine Abmeldung am Telefon erfolgt auch,  wenn Sie in der Rufnummernkonfiguration   UCC-Rufnummernkonfiguration.pngden Slot des Tischtelefons deaktivieren, indem Sie den Haken entfernen.

Slot-Tischtelefon-deaktiviert.png

Hier muss aber beachtet werden, dass zum Wiederanmelden am Tischtelefon der Slot wieder aktiviert werden muß, indem Sie den Haken wieder setzen. Ansonsten ist ein Anmelden am Telefon nicht möglich.

Anmelden an einem anderen Tischtelefon

Sie können sich an jedem anderen Tischtelefon anmelden. Dieses bekommt dann Ihre Rufnummer und Ihre Einstellungen zugewiesen und Sie können mit Ihrer Rufnummer telefonieren. Von Ihrem eigentlichen Tischtelefon werden Sie dabei automatisch abgemeldet.

Kehren Sie später wieder an Ihr Tischtelefon zurück, müssen Sie sich dort wieder anmelden. In diesem Zuge werden Sie automatisch am "anderen" Tischtelefon abgemeldet, sofern Sie dies nicht beim Verlassen des Telefons selbst getan haben.