Inhalt 

• Der UCC-Client
  • Am UCC-Client anmelden
  • Benutzereinstellungen
  • Telefonieren mit dem UCC-Client
    • • • • Für die Telefonie mit der neuen UCware-Telefonanlage sind zwei Punkte besonders zu beachten:
          • Bei Gesprächen nach extern darf keine "Amtsvorwahl (0)" mehr gewählt werden!
          • Bei Ortsgesprächen ist grundsätzlich die Vorwahl mit zu wählen!
  • Rückfragen und / oder Anruf weiter vermitteln
  • Rufumleitung einrichten
    • Rufumleitungsprofil anlegen
    • Rufumleitungsprofil zur Rufumleitung aktivieren
• Videoanleitungen zur Telefonie mit dem UCC-Client
  • Anmelden und Abmelden
  • Anrufen (interne Telefonnummer)
  • Anruf annehmen
  • Anrufen (externe Telefonnummer)
  • Anruf halten
  • Konferenzschaltung
  • UCC-Client und Tischtelefon
  • PIN ändern
  • Einstellungen
  • Headset / Soundbar Einstellungen
  • Widgets / Ansichtsfenster Einstellungen
  • Eigenen Status verstecken
• Anleitung zur Telefonie mit dem Telefon
  • PIN setzen
  • PIN vergessen
  • Anmelden am Telefon
  • Abmelden vom Telefon
  • Anmelden an einem anderen Tischtelefon

Hier erfahren Sie, wie Sie mit der neuen UCware-Telefonanlage telefonieren.

Die UCware-Telefonanlage können Sie über verschiedene Endgeräte nutzen:

• den UCC-Client - ein Web-basierter Telefonie-Client (es ist hierbei ein mit dem Endgerät verbundenes Headset erforderlich)
• ein Tischtelefon
• ab Ende November 2023: eine APP auf ihrem Smartphone

 Im Folgenden stellen wir Ihnen in Kurzform die Nutzung des UCC-Clients und des Tischtelefons vor.

Der UCC-Client

Der UCC-Client ist ein Web-basiertes "Programm" über das alle Funktionen der Telefonanlage nahezu von überall - sofern der Rechner eine Internet-Verbindung hat - verfügbar sind.

Der UCC-Client ist in zwei Varianten verfügbar. Zum einen als Webclient, den Sie in einem Browser (vorzugsweise Chrome) nutzen können, zum anderen als nativer, eigenständiger Client, der auf Ihrem Rechner installiert wird.
Für beide Varianten ist zwingend ein mit dem Endgerät verbundenes Headset erforderlich.

Für die Nutzung in einem Browser verwenden Sie die URL https://voip.ostfalia.de/client

Im unteren Bereich der Anmeldeseite finden Sie die Links zu den Standalone-Clients.

Der UCC-Client ist die zentrale Stelle zum

• managen Ihrer Rufnummern - sofern Sie nicht nur eine Rufnummer haben
• verwalten der Optionen des UCC-Clients und des Tischtelefons
• einrichten von Rufumleitungen
• verwalten des Anrufbeantworters
• verwalten und nutzen weiterer, Ihnen ggf. zugeordneter Telefonie-Funktionen, wie z.B.  "Chef/Sek", Warteschlange bzw. Sammelanschluss, etc.

Am UCC-Client anmelden

Rufen Sie den Client im Browser auf und geben die URL https://voip.ostfalia.de/client/ ein oder starten die native Version.

Zur Anmeldung am UCC-Client nutzen Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort und klicken den -Button. Es startet der Client.

Die dargestellten "Kacheln" des Clients lassen durch Klick auf das Symbol  anpassen.

Richten Sie sich dann im ersten Schritt über das Kopfhörer-Symbol  im oberen Bereich Ihr Headset ein und wählen unter Steuern "UCC-Client" aus, sollte es noch nicht ausgewählt sein.

Über das Zahnrad-Symbol  können Sie im Reiter "Anzeige"  die farbliche Darstellung (grün, blau) und den Hintergrund (weiß, schwarz) des UCC-Client einstellen sowie die Sprache auswählen:

Im Reiter "Client" kann zusätzlich noch eingestellt werden, was beim "Schließen" des Clients passiert:

Es wird empfohlen, die Optionen "Minimieren statt Schließen" sowie "In den Infobereich minimieren" zu aktivieren.

Die Auswahl "Fenster bei eingehendem Anruf hervorheben" legt fest, wie der UCC-Client  bei eingehenden Anrufen reagiert.

Wird hier "Immer" ausgewählt, poppt der (eigenständige) UCC-Client von selbst auf, sobald ein Anruf eingeht, auch wenn er minimiert ist.

Mit dem Schalter  setzen Sie den Status "Bitte nicht stören" (DND - do not disturb). Die Kopfzeile des UCC-Client wird dann rot:

Im DND-Status "klingelt" Ihr Rechner nicht, Sie erhalten Sie keine Anrufe, Anrufer hören den "Besetzt-Ton" bzw. je nach Einstellung in Ihrer ggf. eingerichteten Rufumleitung eine indiviudelle Ansage mit evtl. Möglichkeit eine Nachricht auf Ihrem Anrufbeantworter zu hinterlassen.

Der UCC-Client stellt links in der Leiste die Funktionsmenüs dar.

Symbol	zugehöriges Menü	Bedeutung
	Telefonie	Die Telefonie-Oberfläche des UCC-Client
	Rufnummernkonfiguration	In diesem Menü können Sie Ihre Rufnummer konfigurieren
	Tastenbelegung des Tischtelefons	Hier können Sie Funktionstasten Ihres Tischtelefons belegen
	Rufumleitungsprofile	In diesem Bereich richten Sie Rufumleitungsprofile ein
	Geplante Rufumleitung	Hier richten Sie zeitgesteuerte, automatische Rufumleitungen ein
	Ansagen	Ansagen verwalten und bearbeiten Sie hier
	Benutzereinstellungen	In diesem Menü können Sie Ihre Benutzereinstellungen anpassen
	Hotkeys	Hier können Sie Tasten der Rechnertastatur mit Funktionen belegen, um den UCC-Client zu bedienen

Benutzereinstellungen

Im Menü "Benutzereinstellungen" können Sie einstellen, wie ihr Status dargestellt wird und wie auf dem Anrufbeantworter hinterlassene Nachrichten behandelt werden.

Mit der Option "Eigenen Status verstecken" können Sie bestimmen, wie in der Kontaktliste "Intern" Ihr "Verfügbarkeitsstatus" ist.

Status	Bedeutung
	Verfügbar
	im Gespräch
	abwesend bzw. möchte nicht gestört werden
	Verfügbarkeitsstatus verborgen

Wenn Sie möchten, dass Ihr Status dargestellt wird, entfernen Sie das Häkchen und klicken auf . Damit können andere Nutzer Ihren Status sehen.

Im Feld "Benachrichtigungen per E-Mail" können Sie festlegen, was mit Nachrichten passiert, die Ihnen Anrufer ggf. auf Ihren Anrufbeantworter gesprochen haben.

Telefonieren mit dem UCC-Client

Um ein Telefongespräch zu führen, tippen Sie die Zielrufnummer oben in das Feld  ein und drücken die Eingabetaste auf der Tastatur oder klicken rechts den Hörer an.

In der Kachel  "Aktuelle Anrufe" wird der Anruf dargestellt:

Wurde der Anruf von der angerufenen Person angenommen, wechselt die Darstellung:

Trift bei Ihnen ein Anruf ein, wird er vom UCC-Client auf dem Rechner signalisiert (ihr Rechner "klingelt") und im UCC-Client dargestellt:

Klicken Sie auf  um das Gespräch anzunehmen oder  um das Gespräch abzulehnen ("wegdrücken").

Rückfragen und / oder Anruf weiter vermitteln

Wollen Sie einen Anruf zu einer Kollegin / einem Kollegen weiter vermitteln oder ggf. nur kurz eine Rückfrage tätigen, setzen Sie den Anrufer durch Klick auf pausierend. Der Gesprächspartner hört nun eine "Wartemusik".

Nun geben Sie die Nummer des neuen Ziels im Rufnummernfeld ein, starten den Anruf und warten, dass der Anruf entgegen genommen wird.

In der Kachel "Aktuelle Anrufe" sehen Sie beide Anrufe.

Im oberen Bereich ist der wartende Anruf dargestellt, darunter der Anruf mit der Kollegin / dem Kollegen, mit dem Sie gerade Rücksprache halten.

• Wollen Sie nach der Rückfrage das ursprüngliche Gespräch fortsetzen, beenden Sie das "zweite Gespräch" und holen den Anrufer mit Klick auf aus der Pauseposition wieder zuück.
• Um den Anruf an den zweiten Gesprächspartner zu vermitteln, klicken Sie im obereren Bereich auf .

Rufumleitung einrichten

Für die Einrichtung einer Rufumleitung ist zuerst ein sog. Rufumleitungsprofil zu erstellen. Rufumleitungsprofile beschreiben, was mit einem ankommenden Ruf passieren soll.

Im zweiten Schritt wird dieses Profil dann zur Rufumleitung verwendet. Dies klingt zwar zunächst etwas kompliziert, Rufumleitungsprofile erleichtern aber die Arbeit. Denn Sie können sich für jede Ihrer Arbeitssituation ein Rufumleitungsprofil vorbereiten. Diese vorbereiteten Profile können Sie dann bei Bedarf mit Ihrer Rufnummer verknüpfen.

Rufumleitungsprofil anlegen

Zum Anlegen eines Rufumleitungsprofils klicken Sie in der linken Leiste auf das Symbol  in der linken Leiste. Es werden die ggf. schon vorhandenen Rufumleitungsprofile angezeigt.

Klicken Sie dort auf das . Es wird ein neues leeres Rufumleitungsprofil angelegt. Dieses hat vorerst einen Namen bestehend aus Datum und Uhrzeit.

Klicken Sie auf das neue, leere Rufumleitungsprofil (hier 2023-08-28 15:59). Im großen Bereich öffnet sich nun das Profil, welches Sie nun konfigurieren können:

Im Feld "Name" sollten Sie eine passende Bezeichnung für das Profil eintragen. In den vier Zeilen darunter können Sie konfigurieren, zu welcher Situation das Profil greifen soll, was also passieren soll. Sie können das separat für Anrufe von intern und extern festlegen. Sie können also z.B einrichten, dass Anrufer von intern zu Ihrer Kollegin / Ihrem Kollegen umgeleitet werden, während Anrufer von extern nur eine Nachricht angesagt bekommen.
 

Als Aktion gibt es vier Möglichkeiten:

Aktion	Beschreibung
Keine Weiterleitung	Es erfolgt zu der Situation keine Umleitung
Rufnummer	Umleitung an eine interne oder externe Rufnummer
Anrufbeantworter	Umleitung an den Anrufbeantworter. Der Anrufer kann eine Nachricht hinterlassen. Diese bekommen Sie per E-Mail in Ihr E-Mail-Postfach zugestellt.
Ansage	Umleitung an den Anrufbeantworter. Der Anrufer hört nur eine Ansage und kann keine Nachricht hinterlassen.

 Haben Sie das Profil eingerichtet, klicken Sie auf

Das Ergebnis könnte beispielsweise so aussehen:

Dieses Profil kann nun zur Rufumleitung aktiviert werden.

Rufumleitungsprofil zur Rufumleitung aktivieren

Rufumleitungsprofile können auf zwei Weisen zur Rufumleitung verwendet werden:

• zur direkten Umleitung

• zur zeitgesteuerten Umleitung

Hier wird die direkte Umleitung beschrieben.

Öffnen Sie dazu in linken Leiste über das Symbol die Rufnummernkonfiguration.

Im rechten Bereich können Sie aus Ihren Rufumleitungsprofilen das gewünschte Profil auswählen.

Klicken Sie dann auf

Um die Rufumleitung wieder zu deaktivieren, wählen Sie  "Kein Rufumleitungsprofil" und dann

Videoanleitungen zur Telefonie mit dem UCC-Client

⚠ Videos sind ohne Ton

Anmelden und Abmelden

Anrufen (interne Telefonnummer)

Anruf annehmen

Anrufen (externe Telefonnummer)

Anruf halten

Konferenzschaltung

UCC-Client und Tischtelefon

PIN ändern

Einstellungen

Headset / Soundbar Einstellungen

Widgets / Ansichtsfenster Einstellungen

Eigenen Status verstecken

Anleitung zur Telefonie mit dem Telefon

PIN setzen

Zum Anmelden an einem Tischtelefon müssen Sie sich zunächst einmalig einen PIN-Code (bestehend aus Ziffern) setzen. Dazu klicken Sie im UCC-Client in der Kopfzeile oben rechts auf  und wählen.
Wir empfehlen für den PIN mindestens 4 Ziffern, besser jedoch 6 Ziffern. Merken Sie sich diesen PIN-Code, da sie ihn jedesmal zum Anmelden an einem Tischtelefon benötigen!

PIN vergessen

Sollten Sie den gesetzten PIN doch einmal vergessen haben, setzen Sie sich einfach wie oben beschrieben einen neuen PIN.

Anmelden am Telefon

Am Tischtelefon tippen Sie dann die Taste unter dem Display, über die im Display "Anmelden" steht.

Auf dem Display des Telefons erscheint die Anmelde-Maske:

Geben Sie Ihre Telefon-Durchwahl ein und bestätigen diese Eingabe. An dem Telefon "Snom D865" drücken Sie dazu die "runde silberne Taste".

Geben Sie anschließend die vergebene PIN ein und bestätigen wieder mit der "runden silbernen Taste". Anschließend wird die Anmeldung bestätigt.

Sollte sich diese Anzeige nicht nach wenigen Sekunden schließen, tippen Sie kurz die "X"-Taste am Telefon.

Am oberen Rand des Displays erscheint nun Ihr Name. Damit sind Sie am Telefon angemeldet und können unter Ihrer Rufnummer Telefongespräche führen.

Abmelden vom Telefon

Wollen Sie sich vom Tischtelefon abmelden, drücken Sie am Telefon die Taste unter dem Display, über die im Display "Abmelden" steht.

Sie können sich aber auch vom UCC-Client aus vom Telefon abmelden, wenn Sie in der Rufnummernkonfiguration    in der Slot-Konfiguration den Button  klicken.

Eine Abmeldung am Telefon erfolgt auch,  wenn Sie in der Rufnummernkonfiguration   den Slot des Tischtelefons deaktivieren, indem Sie den Haken entfernen.

Hier muss aber beachtet werden, dass zum Wiederanmelden am Tischtelefon der Slot wieder aktiviert werden muß, indem Sie den Haken wieder setzen. Ansonsten ist ein Anmelden am Telefon nicht möglich.

Anmelden an einem anderen Tischtelefon

Sie können sich an jedem anderen Tischtelefon anmelden. Dieses bekommt dann Ihre Rufnummer und Ihre Einstellungen zugewiesen und Sie können mit Ihrer Rufnummer telefonieren. Von Ihrem eigentlichen Tischtelefon werden Sie dabei automatisch abgemeldet.

Kehren Sie später wieder an Ihr Tischtelefon zurück, müssen Sie sich dort wieder anmelden. In diesem Zuge werden Sie automatisch am "anderen" Tischtelefon abgemeldet, sofern Sie dies nicht beim Verlassen des Telefons selbst getan haben.