2 - Datenorganisation

Ein erster Schritt um effizient mit Daten umzugehen, ist die Erstellung und Nutzung einer klaren Struktur. Zu einer effizienten Datenorganisation gehören grundlegende Punkte wie die Verwendung einer Ordnerstruktur. Jeder Ordner enthält Daten, die strukturell oder inhaltlich zusammengehören und sollte entsprechend benannt werden. Eine Benennung der Ordner nach Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist nicht zu empfehlen, da nicht sofort ersichtlich ist, was sich in einem solchen Ordner verbirgt. Am besten geeignet, weil am übersichtlichsten, ist eine Ordnerhierarchie mit nicht mehr als 2-3 Ebenen. Um die Anzahl der Ordner und Unterordner so gering wie möglich zu halten, empfiehlt es sich, nach jedem Projekt zu überprüfen, welche Daten und damit Ordner aufbewahrt werden müssen und welche gelöscht werden können.

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== 1.1 Readme-Template ==

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ReadMe-Dateien enthalten in kompakter und strukturierter Form Informationen zu Forschungsdaten, Forschungsdatensätzen oder Forschungsdatensammlungen und liegen häufig als einfache Textdatei oder in TEI-xml (.txt; .md; .xml) vor. In diesem Zusammenhang können ReadMe-Dateien begleitend zu Forschungsdaten publiziert werden oder der strukturierten Ablage von Forschungsdaten am Ende eines Projektes dienen (z.B. auf einem Institutsserver oder einem Repositorium zur Archivierung). ReadMe-Dateien sammeln zentrale Metadaten zum Projekt, in dem die Daten entstanden sind (z.B. Projektname, beteiligte Personen, Förderung), geben Auskunft über verwendete Benennungsstandards, Ordnerstrukturen, Abkürzungen und Normdaten und protokollieren Änderungen und Versionierungen von Forschungsdaten.

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== 1.2 Benennungskonvention ==

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* Einheitliches Schema

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* Bezug zum Inhalt

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* kurze Namen bevorzugen

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* Leer- und Sonderzeichen sowie Umlaute vermeiden

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* Namenskonventionen und verwendete Abkürzungen dokumentieren

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(% class="wikigeneratedid" id="HMF6glicheBestandteile" %)

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**Mögliche Bestandteile**

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(% style="width:687px" %)

39

|(% style="width:299px" %)(((

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Datum (z.B. ISO 8601 JJJJ-MM-TT)

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)))|(% style="width:204px" %)Projektnummer|(% style="width:179px" %)(((

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Kurztitel

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)))

44

|(% style="width:299px" %)(((

45

Name oder Namenskürzel

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)))|(% style="width:204px" %)(((

47

Forschungsgruppe

48

)))|(% style="width:179px" %)(((

Versionsnummer

)))

(% class="wikigeneratedid" id="HBeispiel" %)

53

**Beispiel**

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55

(% class="wikigeneratedid" %)

56

[Datum]_[Titel]_[Namenskuerzel]_[Version].pdf

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58

(% class="wikigeneratedid" %)

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2025-02-28_Quartalsbericht_GS_v1.pdf

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== 1.3 Versionierung ==

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Bei der Arbeit mit Daten verändern sich diese zwangsläufig. Es empfiehlt sich, die jeweiligen Arbeitsstände mit Hilfe von Versionierungen zu kennzeichnen und so nachvollziehbar zu machen. Hierfür sollte ein vorher festgelegtes, einfach verständliches Versionierungsschema (z. B. Version 1.3 oder Version 2.1.4) genutzt werden. Die Versionierung von Daten kann dabei entweder händisch oder mittels [[Versionierungssoftware >>https://digitalconomics.de/versionsverwaltung-software-im-vergleich/]]wie git erfolgen.

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Hier geht's zum [[Git-Tutorial in Lecture2go der Ostfalia>>https://lecture2go.ostfalia.de/l2go/-/get/l/422]]

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Versioniert werden sollte zum einen während des Forschungsprozesses selbst, etwa um verschiedene Arbeitsversionen von Daten zu kennzeichnen, zum anderen bei nachträglichen Veränderungen an bereits veröffentlichten Forschungsdatensätzen, um Nachnutzenden zu ermöglichen, die korrekte Version eines Forschungsdatensatzes zu zitieren.

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* Sequentielle Nummerierung verwenden

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* Datum und Versionsnummer in die Benennung einbeziehen

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* Nutzung einer Versionskontrolltabelle

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* Verantwortlichkeit für die Fertigstellung von Dateien festlegen

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* Bei großen Datenmengen ggf. Versionsverwaltungs-Software verwenden

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* Meilenstein-Versionen speichern

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=== Werkzeuge für gleichzeitige Umbenennung ===

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|**Windows**|**Mac**|**Linux**|**Unix **

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|(((

82

* Ant Renamer ([[www.antp.be/software/renamer>>url:http://www.antp.be/software/renamer]])

83

* RenameIT ([[sourceforge.net/prpjects/renameit>>url:http://sourceforge.net/projects/renameit/]])

84

* Bulk Rename Utility ([[www.bulkrenameutility.co.uk/>>url:http://www.bulkrenameutility.co.uk/]])

85

* Total Commander ([[https:~~/~~/www.ghisler.com/deutsch.htm>>url:https://www.ghisler.com/deutsch.htm]])

86

)))|(((

87

* Renamer 6 (for Mac) ([[renamer.com/>>url:http://renamer.com/]])

88

* Name Changer ([[mrrsoftware.com/namechanger/>>url:http://mrrsoftware.com/namechanger/]])

89

* ExifRenamer ([[https:~~/~~/www.qdev.de/?location=mac/exifrenamer>>url:https://www.qdev.de/?location=mac/exifrenamer]])

90

)))|(((

91

* GNOME Commander ([[www.nongnu.org/gcmd/>>url:http://gcmd.github.io/]])

92

* GPRename ([[http:~~/~~/gprename.sourceforge.net/>>url:http://gprename.sourceforge.net/]])

93

)))|Rename command (rename, mv)

----

= 2. FDM-Workflow =

Ein FDM-Workflow ist eine Abfolge wiederholbarer Prozesse, die Forschungsdaten während ihres Lebenszyklus durchlaufen. Dazu gehören Aktivitäten, die bei der Erhebung, Kuratierung und Aufbewahrung sowie bei der Bereitstellung und einer möglichen späteren Entsorgung durchgeführt werden. Diese Definition kann auch auf Aktivitäten erweitert werden, die vor der Erstellung der Forschungsdaten stattfinden. Dazu gehören beispielsweise die FDM-Planung oder auch die Erstellung von Datenmanagementplänen für Förderanträge. Eine klar dokumentierte Workflowstruktur erleichtert die Übersicht, hilft Fehler, wie das Überspringen notwendiger Schritte, zu vermeiden und unterstützt die Datenverwertung insgesamt. Auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird erleichtert. Ein möglicher Workflow könnte so aussehen:

100

101

|(% style="width:266px" %)**Projektbeginn**|(% style="width:466px" %)**Projektlaufzeit**|(% style="width:437px" %)**Archivierung**|(% style="width:539px" %)**Veröffentlichung**|(% style="width:539px" %)**Nachnutzung**

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|(% style="width:266px" %)(((

103

* Datenmanagementplan erstellen

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* Datenmodellierung planen

105

* Daten zusammenstellen

106

)))|(% style="width:466px" %)(((

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* Analyse der Daten in einen standardisierten Ablauf bringen

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* Datendokumentation durch Vergabe von Metadaten (technische, bibliographische)

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* Erstellung kollaborativer bzw. virtueller Forschungsumgebungen

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* Visualisierung der Daten

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* Datensicherung (z. B. durch Backups)

112

)))|(% style="width:437px" %)(((

113

* Festlegen, welche Daten archiviert werden

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* Metadatenvergabe abschließen und dokumentieren

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* nachhaltige Datenformate und -träger ermitteln

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* Zuständigkeiten für die Überführung in das Archiv festlegen

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)))|(% style="width:539px" %)(((

118

* Publikationsmedium festlegen: Möglichkeiten für Open-Access-Publikation abklären

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* Forschungsprimärdaten abrufbar gestalten (z. B. in einem Repositorium)

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* Zitierbarkeit der Daten durch Persistent Identifier gewährleisten

121

)))|(% style="width:539px" %)(((

122

* Langfristige Verfügbarkeit und Zitierbarkeit garantieren

123

* Abklären rechtlicher Aspekte (Urheberrecht, Datenschutz)

124

* mögliche Sperrfristen berücksichtigen

125

)))

126

127

Weiterführende Informationen zum Datenmanagement in größeren Projekten: [[https:~~/~~/doi.org/10.5281/zenodo.14192668 ~[~[image:data:image/svg+xml;base64,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~|~|existsinproject="0" identifier="10.5281/zenodo.14192668" identifiertype="1" style="border:0px none!important; margin-left:1px !important; margin-right:1px !important" title="Titel anhand dieser DOI in Citavi-Projekt übernehmen" class="citavipicker"~]~] >>https://doi.org/10.5281/zenodo.14192668]][[~[~[image:data:image/svg+xml;base64,PD94bWwgdmVyc2lvbj0iMS4wIiBlbmNvZGluZz0idXRmLTgiPz48IURPQ1RZUEUgc3ZnIFBVQkxJQyAiLS8vVzNDLy9EVEQgU1ZHIDEuMS8vRU4iICJodHRwOi8vd3d3LnczLm9yZy9HcmFwaGljcy9TVkcvMS4xL0RURC9zdmcxMS5kdGQiPjxzdmcgdmVyc2lvbj0iMS4xIiBpZD0iRWJlbmVfMSIgeG1sbnM9Imh0dHA6Ly93d3cudzMub3JnLzIwMDAvc3ZnIiB4bWxuczp4bGluaz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMTk5OS94bGluayIgeD0iMHB4IiB5PSIwcHgiIHdpZHRoPSIxNnB4IiBoZWlnaHQ9IjE2cHgiIHZpZXdCb3g9IjAgMCAxNiAxNiIgZW5hYmxlLWJhY2tncm91bmQ9Im5ldyAwIDAgMTYgMTYiIHhtbDpzcGFjZT0icHJlc2VydmUiPjxnPjxnPjxwYXRoIGZpbGw9IiNGRkZGRkYiIGQ9Ik04LjAwMSwxNS41QzMuODY0LDE1LjUsMC41LDEyLjEzNiwwLjUsOGMwLTQuMTM1LDMuMzY1LTcuNSw3LjUwMS03LjVTMTUuNSwzLjg2NCwxNS41LDhTMTIuMTM3LDE1LjUsOC4wMDEsMTUuNXoiLz48cGF0aCBmaWxsPSIjRDUyQjFFIiBkPSJNOC4wMDEsMUMxMS44NiwxLDE1LDQuMTQxLDE1LDhzLTMuMTM5LDctNi45OTksN0M0LjE0LDE1LDEsMTEuODU5LDEsOFM0LjE0LDEsOC4wMDEsMSBNOC4wMDEsMEMzLjU4MiwwLDAsMy41ODIsMCw4czMuNTgyLDgsOC4wMDEsOEMxMi40MTgsMTYsMTYsMTIuNDE4LDE2LDhTMTIuNDE4LDAsOC4wMDEsMEw4LjAwMSwweiIvPjwvZz48cGF0aCBmaWxsPSIjRDUyQjFFIiBkPSJNNi43NDUsMTIuNTg5Yy0wLjIyNywwLjEyMi0wLjQ5NywwLjI0Ny0wLjY4NCwwLjI0N2MtMC4zMTgsMC0wLjUwMS0wLjE2NC0wLjUwMS0wLjQ1MmMwLTAuMjA3LDAuMTQtMC4zNzUsMC41OTUtMC42MjJjMS41NDktMC45MDQsMi41OTQtMi4yNzIsMi41OTQtMy43MjFjMC0wLjgyNS0wLjIyNy0xLjExOS0wLjY4MS0xLjExOWMtMC4xMzUsMC0wLjMyLDAuMjE5LTAuNjM2LDAuMjE5SDcuMTU3QzYuMTAyLDcuMTQzLDUuMzMzLDYuMjY0LDUuMzMzLDUuMjNjMC0xLjE1MiwwLjk1OC0yLjAwNiwyLjI4LTIuMDA2YzEuNzc3LDAsMy4wNTMsMS4zNzMsMy4wNTMsMy40M0MxMC42NjYsOS4yMTUsOS4yMDMsMTEuMjcsNi43NDUsMTIuNTg5Ii8+PC9nPjwvc3ZnPg~|~|existsinproject="0" identifier="10.5281/zenodo.14192668" identifiertype="1" style="border:0px none!important; 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128

129

Anstelle eines manuellen und arbeitsintensiven FDM kann der Workflow eines FDM mit Hilfe von Tools automatisiert werden.

----

= 3. Werkzeuge und Tools =

134

135

== 3.1 Nextcloud (Rechenzentrum Ostfalia) ==

136

137

(% class="wikigeneratedid" id="HPowerFolder" %)

138

Als Speicherlösung für kollaboratives Arbeiten bietet das Rechenzentrum **Nextcloud **an: [[https:~~/~~/cloud.sonia.de/ >>https://cloud.sonia.de/]]

139

140

* Integration in die Betriebssysteme Android, iOS, Linux, macOS und Windows [[https:~~/~~/nextcloud.com/de/install/#install-clients>>url:https://nextcloud.com/de/install/#install-clients]]

141

* gemeinschaftliches Arbeiten an Dokumenten, Tabellen und Präsentationen [[https:~~/~~/apps.nextcloud.com/apps/richdocuments>>url:https://apps.nextcloud.com/apps/richdocuments]]

142

* einfaches Kanban-Projektmanagement [[https:~~/~~/apps.nextcloud.com/apps/deck>>url:https://apps.nextcloud.com/apps/deck]]

143

* alle Daten werden DSGVO-konform in Wolfenbüttel im Serverraum lokal verarbeitet

144

145

(% class="wikigeneratedid" %)

146

Der bisherige Sync & Share Dienst [[PowerFolder>>url:https://xwiki.sonia.de/wiki/rechenzentrum/view/Anleitungen%20und%20Dokumentationen%20zur%20Nutzung%20der%20IT-Infrastruktur/PowerFolder%20-%20Sync%26Share%20Dienst%20des%20Rechenzentrums/]] wird am 31.12.2025 abgeschaltet.

147

148

Das [[Backupsystem des RZ>>url:https://www.ostfalia.de/cms/de/rz/servicekatalog/server/]], ermöglicht regelmäßige und automatisierte Datensicherung von Servern und Rechnern. Ein Backup wird dadurch sichergestellt, dass die Daten auf unterschiedliche Medien an unterschiedlichen Standorten verteilt versioniert gespeichert werden, so dass die Wiederherstellbarkeit im Falle eines ungewollten Datenverlustes für einen bestimmten Zeitraum gegeben ist.

149

150

== 3.2 Academic Cloud Services ==

151

152

Über den individuellen Ostfalia-Account kann man Dienste und Tools in der Academic Cloud nutzen.

153

154

Nach Anmeldung unter [[https:~~/~~/academiccloud.de/services/>>https://academiccloud.de/services/]] erscheint eine Übersicht über alle freigeschalteten Dienste:

155

156

157

(% style="width:1485px" %)

158

|(% rowspan="21" style="width:905px" %)(((

159

[[image:250219_Academic_Cloud_Services.png||alt="Übersicht der Academic Cloud Dienste mit Ostfalia-Account" height="402" width="846"]]

160

161

//Screenshot mit Stand 19.02.2025//

162

)))|(% style="width:195px" %)//AC Dienst//|(% style="width:384px" %)//Beschreibung //

163

|(% style="width:195px" %)Academic Cloud Hub|(% style="width:384px" %)Soziales Netzwerk (ähnlich Facebook)

164

|(% style="width:195px" %)Actionbound|(% style="width:384px" %)Learning App

165

|(% style="width:195px" %)BigBlueButton|(% style="width:384px" %)Videokonferenz-System

166

|(% style="width:195px" %)Chat AI|(% style="width:384px" %)AI Chatbot

167

|(% style="width:195px" %)Chemotion|(% style="width:384px" %)Elektronisches Laborbuch

168

|(% style="width:195px" %)Collaboard|(% style="width:384px" %)Whiteboard

169

|(% style="width:195px" %)GitLab|(% style="width:384px" %)Softwareentwicklungs und Versionierungsverwaltungssoftware

170

|(% style="width:195px" %)GRO.data|(% style="width:384px" %)Repositorium

171

|(% style="width:195px" %)GRO.Plan|(% style="width:384px" %)Software zur Erstellung eines Datenmanagementplans

172

|(% style="width:195px" %)Jupyter|(% style="width:384px" %)Coding-Software

173

|(% style="width:195px" %)LimeSurvey|(% style="width:384px" %)Online-Umfrage-Tool

174

|(% style="width:195px" %)Mastodon|(% style="width:384px" %)Soziales Netzwerk

175

|(% style="width:195px" %)Matrix|(% style="width:384px" %)Messenger App

176

|(% style="width:195px" %)Open Research Knowledge Graph|(% style="width:384px" %)Datenrepräsentations-Tool

177

|(% style="width:195px" %)OpenProject|(% style="width:384px" %)Projektmanagement-Tool

178

|(% style="width:195px" %)ownCloud|(% style="width:384px" %)Cloudspeicher

179

|(% style="width:195px" %)Pad|(% style="width:384px" %)Markdown-Editor

180

|(% style="width:195px" %)Rocket.Chat|(% style="width:384px" %)Messenger Service

181

|(% style="width:195px" %)ShareLaTeX|(% style="width:384px" %)LaTeX-Editor

182

|(% style="width:195px" %)URL shortener|(% style="width:384px" %)Link-Kürzung

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