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Wiki-Quellcode von ePV-Ergänzungen (Ostfalia)

Version 26.1 von Susanne Elisabeth Kelm am 2022/04/05 09:45
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1 (% class="auto-cursor-target" %)
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4 {{panel borderStyle="solid" title="Inhalt"}}
5 {{toc/}}
6 {{/panel}}
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9 = Zusatzfunktionen für DekanInnen, StudiendekanInnen und die Prüfungsausschussvorsitzenden =
10
11 == Wer kann die erweiterten Zugriffsrechte erhalten/beantragen? ==
12
13 Das Zugriffsrecht auf bestimmte Funktionen ist auf die DekanInnen, StudiendekanInnen und die Prüfungsausschussvorsitzenden beschränkt. Dies betrifft insbesondere die Funktionen der Lehrorganisation (Ausnahme: Klausureinsichttermine) und der Leistungsverbuchung sowie der lesende Zugriff auf die Daten der Studierenden der Fakultät. Für den Fall, dass eine weitere Person aus Ihrer Fakultät Zugriff auf diese Funktionen haben soll, beantragen Sie dies bitte formlos über die DekanInnen, StudiendekanInnen oder die Prüfungsausschussvorsitzenden per E-Mail beim Rechenzentrum [[epv@ostfalia.de>>path:mailto:epv@ostfalia.de||shape="rect"]].
14
15 {{info}}
16 **Der Zugang zum HISinOne-System ist für Personen mit den erweiterten Rechten (Dekanerolle) vom heimischen Rechner oder von fremden Netzen aus nur über VPN möglich** ([[VPN Anleitung>>doc:Anleitungen und Dokumentationen zur Nutzung der IT-Infrastruktur.VPN.WebHome||shape="rect"]]).
17 {{/info}}
18
19
20 == Funktionen im Überblick ==
21
22 Nach der Anmeldung am System müssen Sie von der Rolle «Prüfer/-in» in die Rolle «Dekan/-in» wechseln, um Zugriff auf die ergänzenden Funktionen zu erhalten.
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25 [[image:attach:01dek.png]]
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27 (1) Klicken Sie auf das Symbol, um zu einer anderen Rolle zu wechseln und wählen Sie die gewünschte Rolle aus.
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30 [[image:attach:02dek.png]]
31
32 (1) Wählen Sie in der neuen Rolle zunächst den gewünschten Bereich aus.
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35 (% class="wrapped" %)
36 (% class="active" %)|=(((
37 Funktion
38 )))|=(((
39 Beschreibung
40 )))
41 |(((
42 «Benutzerinformationen»
43 )))|(((
44 [[TANListe erzeugen>>doc:Anleitungen und Dokumentationen zur Nutzung der IT-Infrastruktur.Studiums- und Prüfungsverwaltung (Ostfalia).Zugang zur Studiums- und Prüfungsverwaltung - TAN-Verwaltung - Prüfer (Ostfalia).WebHome||anchor="tanprüfer"]]
45 )))
46 |(((
47 (% style="color:#000000" %)«Leistungen - Noteneingeben»
48 )))|(((
49 (% style="color:#000000" %)[[Notenverbuchung für die Fälle, in denen keine Anmeldung der bzw. des Studierenden zur Prüfung vorlag>>doc:||anchor="Leistungen1"]]
50 )))
51 |(((
52 (% style="color:#000000" %)«Leistungen bearbeiten pro Studierendem»
53 )))|(((
54 (% style="color:#000000" %)[[Lesenden Zugriff auf die Studierendendaten>>doc:||anchor="Studierendendaten"]]
55 )))
56 |(((
57 (% style="color:#000000" %)«(%%)Lehrorganisation" → " Prüfungstermine" → "Prüfungstermine tabellarisch bearbeiten(% style="color:#000000" %)»
58 )))|(((
59 [[Prüfungsangebot der Fakultät organisieren>>doc:||anchor="Angebot"]]
60 )))
61 |(% colspan="1" %)(% colspan="1" %)
62 (((
63 (% style="color:#000000" %)«(%%)Lehrorganisation" → " Prüfungstermine" → "Prüfungstermine initial anlegen(% style="color:#000000" %)»
64 )))|(% colspan="1" %)(% colspan="1" %)
65 (((
66 [[Datensatz für eine Prüfung anlegen>>doc:||anchor="datensatz"]]
67 )))
68 |(% colspan="1" %)(% colspan="1" %)
69 (((
70 (% style="color:#000000" %)«(%%)Lehrorganisation" → "Planungsberichte" → "Prüfungsplanung(% style="color:#000000" %)»
71 )))|(% colspan="1" %)(% colspan="1" %)
72 (((
73 [[Übersicht über alle Prüfungen>>doc:||anchor="uebersicht"]]
74 )))
75 |(((
76 «Abmelden»
77 )))|(((
78 [[Abmelden>>doc:Anleitungen und Dokumentationen zur Nutzung der IT-Infrastruktur.Studiums- und Prüfungsverwaltung (Ostfalia).Zugang zur Studiums- und Prüfungsverwaltung - TAN-Verwaltung - Prüfer (Ostfalia).WebHome||anchor="abmeldungprüfer"]]
79 )))
80
81 {{id name="Leistungen1"/}}
82
83
84 == Noten verbuchen und Nacherfassen von Leistungen ==
85
86 Die Leistungsverbuchung ermöglicht eine Notenverbuchung auch für die Studierenden, die sich nicht über die Prüfungsverwaltung zur Prüfung angemeldet, aber trotzdem daran teilgenommen haben.
87
88
89 [[image:attach:03dek.png]]
90
91 (1) Klicken Sie auf **«Leistungen»**.
92
93 (2) Wählen Sie **«Noten eingeben»**.
94
95
96 === Prüfung auswählen ===
97
98
99 [[image:attach:04dek.png]]
100
101 Geben Sie Suchkriterien ein, um nach bestimmten Prüfungen zu suchen für die Sie Noten verbuchen oder TeilnehmerInnen hinzufügen wollen.
102
103 (1) Geben Sie den Namen des Prüfers ein.
104
105 (2) Wählen Sie das Semester aus, in dem die Prüfung stattgefunden hat.
106
107 (3) Falls die Prüfung bereits abgeschlossen wurde, können Sie die Suche weiter eingrenzen. Wählen Sie "Eingabe abgeschlossen" aus.
108
109 (4) Klicken Sie auf **"Suchen"**.
110
111
112 [[image:attach:05dek.png]]
113
114 (1) Klicken Sie auf **"Abschließen rückgängig machen"**.
115
116
117 === Leistungen nacherfassen ===
118
119 [[image:attach:06dek.png]]
120
121 (1) Geben Sie die Matrikelnummern der Studierenden ein.
122
123 (2) Klicken Sie auf das **"Aktualisierungssymbol"**. Name und Studiengang werden automatisch eingefügt.
124
125 (3) Geben Sie die Bewertung ein.
126
127 (4) Klicken Sie auf **"Speichern"**.
128
129 (5) Geben Sie die geforderte TAN ein.
130
131 (6) Klicken Sie auf **"OK"**.
132
133 {{info}}
134 Speichern Sie Ihre Eintragungen bitte zwischendurch häufiger mit einer TAN ab, da sonst spätestens nach 30 Minuten Ihre Sitzung automatisch beendet wird. Benutzen Sie dazu ausschließlich die Funktion «Speichern». Sollten Sie sich bei der Eingabe vertippt haben, können Sie die Daten korrigieren und mit einer neuen TAN die Eingaben speichern, sofern die Prüfung nicht "abgeschlossen" wurde.
135 {{/info}}
136
137
138 === Prüfung abschließen ===
139
140 Erst wenn alle Noten eingegeben und gespeichert wurden und keine Korrekturen von Seiten der PrüferInnen mehr zu erwarten sind, sollten Sie eine Prüfung abschließen.
141
142 Auch zum Abschließen benötigen Sie eine TAN. Damit behalten die PrüferInnen den Überblick über die noch zu verbuchenden Prüfungen. Das Studierenden Service Büro kann daran erkennen, dass Sie die Noteneingabe für die Prüfung beendet haben.
143
144
145
146
147
148
149 = Lesender Zugriff auf die Studierendendaten =
150
151 Die Funktion «Leistung bearbeiten pro Studierendem» ermöglicht Ihnen in der Rolle «Dekan/-in» den lesenden Zugriff auf die Studierendendaten Ihrer Fakultät. Sie können den Notenspiegel einsehen und erhalten Informationen über den Studienverlauf.
152
153 Beim Aufruf der Funktion erhalten Sie eine Suchmaske.
154
155 **Suche nach Matrikelnummer: ** Geben Sie im Feld "Matrikelnummer" die betreffende Nummer ein und klicken Sie auf "Suchen".
156
157 **Suche nach Nachname:**  Geben Sie den Nachnamen im Feld "Name" ein und klicken Sie auf "Suchen".  Als Ergebnis einer erfolgreichen Suche erhalten Sie eine Liste mit einem oder mehreren Studierenden zur Auswahl.
158 \\[[image:attach:08dek.png]]
159
160 (1) Selektieren Sie den gewünschten Namen aus der Liste und die Daten werden angezeigt. Wenn Sie die Listenansicht wählen, erhalten Sie die untenstehende Ansicht. In der Baumansicht müssen Sie ggf. noch die Schaltfläche **"Alle aufklappen"** anklicken, damit Sie die Leistungen einsehen können.
161
162
163 [[image:attach:09dek.png]]
164
165 {{warning}}
166 Bitte beachten Sie, dass Sie in der Rolle «Dekan/-in» in diesem Bereich keine Aktionen durchführen können. Sie haben lediglich lesende Rechte. Zum Bearbeiten einer Leistung wechseln Sie bitte zur Noteneingabe.
167 {{/warning}}
168
169 == Prüfungsangebot für das neue Semester festlegen ==
170
171 Das Prüfungsangebot für Ihre Fakultät organisieren Sie über die Leistungsorganisation. Wählen Sie dazu im Bereich «Lehrorganisation» → «Prüfungstermine» → «Prüngstermine tabellarisch bearbeiten» aus.
172
173
174 === Liste für das Prüfungsangebot erstellen ===
175
176 [[image:attach:02prueter-suchen.png]]
177
178 (% style="color:#000000" %)(1) Wählen Sie die Prüfungsperiode aus, für welches Sie das Prüfungsangebot aktualisieren wollen.
179
180 (% style="color:#000000" %)(2) Klicken Sie unter "Zugeordneter Studiengang" auf **"Auswählen"**. Es öffnet sich eine weitere Suchmaske, über die Sie die angezeigten Prüfungen eingrenzen können.
181
182
183
184 (% style="color:#000000" %)[[image:attach:03prueter-suchen.png]]
185
186 (1) Wählen Sie unter Abschluss einen oder mehrere  (über das Plussymbol) Abschlüsse aus.
187
188 (2) Wählen Sie Ihre Fakultät aus.
189
190 (3) Nehmen Sie nach Wahl weitere Einschränkungen vor und klicken Sie dann auf **"Suchen"**. Das Suchergebnis wird unterhalb der Maske angezeigt.
191
192 (4) Klicken Sie auf **"Alle Auswählen"**.
193
194 (5) Wählen Sie **"Alle Übernehmen"**.
195
196
197 (% style="color:#000000" %)[[image:attach:04prueter-suchen.png]]
198
199 (1) Das Suchergebnis wurde übernommen. Sie können nun das "Suchset" für eine spätere Verwendung speichern und die Suche ausführen.
200
201
202 (% style="color:#000000" %)[[image:attach:05prueter-suchen.png]]
203
204 (1) Damit Sie künftig die getroffene Auswahl direkt in der Suche angezeigt bekommen, können Sie das Suchset speichern. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für Ihr Suchset. Klicken Sie auf das Diskettensymbol um Ihre Eingabe zu speichern. Setzen Sie **keinen **Haken bei "Als Standard setzen".
205
206 {{warning title="Informationen zum Thema Suchset als Standard"}}
207 Wir raten dringend davon ab, ein Suchset als Standard festzulegen. Hintergrund: Diese Suche würde jedesmal sofort gestartet, sobald Sie nach der [[Anmeldung auf "Liste erstellen">>url:https://wiki.sonia.de/display/anonymous/Berichte+Studierendenmanagement#BerichteStudierendenmanagement-suchmaske||shape="rect"]] geklickt haben. Da im Suchset eventuell noch Such-Semester angepasst werden müssen, würde das Ergebnis nicht die von Ihnen gewünschten Datensätze für das aktuelle Semester liefern und kann auch je nach vorgegebenen Suchparametern extrem lange dauern.
208 {{/warning}}
209
210 (2) Klicken Sie auf **"Suchen"**. Sie erhalten In der Folgemaske eine Liste der Prüfungen, wie sie aus dem Vorsemester kopiert wurden. Im Folgefenster können Sie die Daten zu den angezeigten Prüfungen bearbeiten.
211
212
213 {{note title="Fehlende Prüfungen"}}
214 Sollten in der Liste Prüfungen fehlen, kann es erforderlich sein, dass diese zuerst als Datensatz angelegt werden müssen. Folgen Sie dazu den Anweisungen unter: [[Datensatz für eine Prüfung anlegen>>doc:||anchor="datensatz"]]
215 {{/note}}
216
217
218 === Prüfungsanmeldetermine für mehrere oder alle Prüfungen eintragen ===
219
220
221 [[image:attach:06prueter-anpassen.png]]
222
223 (1) Haken Sie die Prüfungen an, für die Sie eine Änderung vornehmen wollen. Alternativ können Sie unterhalb der Seite auf **"Alle auswählen"** klicken. In diesem Fall werden alle Prüfungen auf allen Seiten ausgewählt.
224
225 (2) Klicken Sie auf **"Massenfeldsetzung"**.
226
227 (3) Geben Sie die Termine für Beginn und Ende der Anmeldefrist und den Termin für die Rückmeldefrist ein. Die Uhrzeit wird, wenn Sie das Feld leer lassen, vom System automatisch auf 23:59:59 Uhr gesetzt. Legen Sie ggf. weitere Details für die getroffene Auswahl fest.
228
229 (4) Klicken Sie auf **"Anwenden"**.
230
231
232 [[image:attach:07prueter-anpassen.png]]
233
234
235 (1) Die vorgenommenen Änderungen werden angezeigt, sind aber noch nicht übernommen worden.
236
237 (2) Klicken Sie auf **"Speichern"**, um die Werte zu übernehmen.
238
239
240 [[image:attach:08prueter-anpassen.png]]
241
242 (1) Sie erhalten eine Bestätigung, dass die Aktion erfolgreich gespeichert wurde.
243
244 (2) Den Prüfungen wurden die entsprechenden Termine zugeordnet.
245
246 (3) Der Freigabestatus hat sich von "VK kopiert" auf "VIB In Bearbeitung geändert". Dies bedeutet lediglich, dass der Datensatz verändert wurde.
247
248 {{warning}}
249 (% style="color:#444444" %)Den Prüfungen, die Sie im Semester anbieten wollen, müssen noch die entsprechenden PrüferInnen zugeordnet werden. Anschließend müssen die Prüfungen freigegeben werden. Andernfalls ist weder die Prüfungsanmeldung für Studierende, noch der Zugriff für die PrüferInnen möglich.
250 {{/warning}}
251
252
253 === PrüferInnen zuordnen, PrüferInnen ändern ===
254
255 Alle Prüfungen, die im laufenden Semester angeboten werden, müssen in der Spalte "Freigabekennzeichen" auf "VF freigegeben" gesetzt sein, damit die Studierenden sich innerhalb der Anmeldefrist anmelden und die PrüferInnen darauf zugreifen können. Steht eine Prüfung nicht auf "VF freigegeben", können Studierende sich nicht anmelden und die PrüferInnen können nicht darauf zugreifen.
256
257
258 ==== PrüferInnen über die Massenfeldsetzung für mehrere Prüfungen zuordnen ====
259
260 {{warning}}
261 Die Zuordnung für einzelne PrüferInnen einer Prüfung können Sie auch direkt über das Stiftsymbol ändern und abspeichern. Sind bei einer Prüfung bereits mehrere PrüferInnen zugeordnet, können Sie diese nicht über die Massensetzung ändern. Gehen Sie in diesem Fall wie unter "[[PrüferInnen zuordnen bei einer Prüfung der bereits mehrere PrüferInnen zugeordnet sind>>doc:||anchor="pruefer_zuordnen"]]" vor.
262 {{/warning}}
263
264
265 [[image:attach:09prueter-anpassen.png]]
266
267 (1) Haken Sie die Prüfungen an, für die Sie bestimmte PrüferInnen ändern bzw. zuweisen wollen.
268
269 (2) Geben Sie den Nachnamen ein und wählen Sie einen Namen aus. Falls noch nicht bekannt ist, wer die Prüfung abnehmen wird, können Sie alternativ zunächst "fke ohne Zuordnung" (Beispiel für die Fakultät E) auswählen und später die gewünschten Personen ändern.
270
271 (3) Klicken Sie auf **"Anwenden"**. Die Änderungen werden übernommen und müssen aber in einem nächsten Schritt noch gespeichert werden.
272
273
274 [[image:attach:10prueter-anpassen.png]]
275
276 (1) Sie erhalten den Hinweis, dass die Massenfeldsetzung durchgeführt und noch gespeichert werden muss.
277
278 (2) Klicken Sie auf **"Speichern"**.
279
280
281
282 {{id name="pruefer_zuordnen"/}}
283
284
285 ==== PrüferInnen zuordnen bei einer Prüfung der bereits mehrere PrüferInnen zugeordnet sind ====
286
287
288 [[image:attach:11prueter-anpassen.png]]
289
290 (1) Wenn einer Prüfung mehrere ErstprüferInnen zugeordnet sind, erkennen Sie dies an dem Personengruppen-Symbol.
291
292 (2) Zum Ändern klicken Sie auf das Symbol in der ersten Spalte. Das Suchergebnis wird unterhalb der Maske angezeigt.
293
294 (3) Klicken Sie auf den Link unter **"Neue/-n Prüferin/Prüfer zuordnen"**.
295
296
297 === [[image:attach:12prueter-anpassen.png]] ===
298
299 (1) Automatisch wird der erste Prüfer aus der Prüferliste der Hochschule der Prüfung zugeordnet und Sie müssen den korrekten Namen aus der Liste auswählen.
300
301 (2) Weitere PrüferInnen können Sie auf einen erneuten Klick auf  den Link **"Weitere Prüfer/-innen zuordnen"** wie oben beschieben hinzufügen.
302
303 (3) Unter Aktionen können Sie die PrüferInnen wieder entfernen.
304
305 (4) Klicken Sie auf **"Speichern"** um die Eingabe zu übernehmen.
306
307
308 === Prüfungsangebot freischalten ===
309
310 Alle Prüfungen, die im laufenden Semester angeboten werden, müssen in der Spalte "Freigabekennzeichen" auf "VF freigegeben" gesetzt sein, damit die Studierenden sich innerhalb der Anmeldefrist anmelden und die PrüferInnen darauf zugreifen können. Steht eine Prüfung nicht auf "VF freigegeben", können Studierende sich nicht anmelden und die PrüferInnen können nicht darauf zugreifen.
311
312
313 ==== Einzelnes Prüfungsangebot freischalten ====
314
315 In der Spalte "Freigabekennzeichen" können Sie den Bearbeitungsstatus für einzelne Prüfungen individuell setzen.
316
317
318 [[image:attach:13prueter-anpassen.png]]
319
320
321 (1) Klicken Sie dazu auf den Pfeil und wählen Sie "VF freigeben" aus.
322
323 (2) Klicken Sie auf **"Speichern"**.
324
325
326 ==== Mehrere Prüfungsangebote freischalten ====
327
328
329 [[image:attach:14prueter-anpassen.png]]
330
331 (1) Wählen Sie die Prüfungen aus, die für die Prüfungsanmeldung angeboten werden sollen.
332
333 (2) Klicken Sie auf den Pfleil neben Aktionen und klicken Sie auf **"Freigabestatus der ausgewählten Prüfungstermine auf freigeben setzen"**.
334
335 (3) Klicken Sie anschließend auf **"Ausführen"**.
336
337
338 [[image:attach:15prueter-anpassen.png]]
339
340 (1) Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage um die Freigabe zu speichern mit **"Ja"**.
341
342
343 [[image:attach:16prueter-anpassen.png]]
344
345 Die ausgewählten Prüfungen sind freigegeben.
346
347
348
349 {{id name="datensatz"/}}
350
351
352 === Datensatz für eine Prüfung anlegen ===
353
354
355 (% style="color:#000000" %)[[image:attach:01datensatz-anlegen.png]]
356
357 (1) Klicken Sie auf **«Lehrorganisation»**.
358
359 (2) Wählen Sie **«Prüfungstermine»**.
360
361 (3) Wählen Sie **«Prüfungsterine initial anlegen»**.
362
363
364 [[image:attach:02datensatz-anlegen.png]]
365
366 (% style="color:#000000" %)(1) Füllen Sie geeignete Suchkriterien aus, um die Prüfung zu finden, für die Sie einen Datensatz anlegen wollen.
367
368 (% style="color:#000000" %)(2) Klicken Sie auf **"Suchen"**.
369
370
371 (% style="color:#000000" %)[[image:attach:03datensatz-anlegen.png]]
372
373 (1) Sie erhalten eine Liste mit allen Prüfungen, die Ihren Suchkriterien entsprechen. Wählen Sie die Prüfung(en) aus, für die Sie einen Datensatz anlegen wollen.
374
375 (2) Klicken Sie auf **"Prüfungstermine anlegen"**.
376
377 (3) Sie erhalten eine Bestätigung, dass die Aktion erfolgreich durchgeführt wurde. Anschließend können Sie die [[Prüfung bearbeiten>>doc:||anchor="Angebot"]].
378
379
380 {{note title="Datensatz existiert bereits"}}
381 Wenn der Datensatz für eine Prüfung bereits existert, erhalten Sie einen Hinweis:
382
383 [[image:attach:04datensatz-anlegen.png]]
384 {{/note}}
385
386
387
388
389 {{id name="uebersicht"/}}
390
391
392 = Übersicht über alle Prüfungen =
393
394 Sie können sich eine Übersicht aller Prüfungen Ihrer Fakultät anzeigen lassen.
395
396
397 [[image:attach:01uebersicht-pruefungen.png]]
398
399 (1) Klicken Sie auf **«Lehrorganisation»**.
400
401 (2) Wählen Sie **«Planungsberichtel»**.
402
403 (3) Wählen Sie **«Prüfungsplanung»**.
404
405
406 [[image:attach:02uebersicht-pruefungen.png]]
407
408 (% style="color:#000000" %)(1) Füllen Sie geeignete Suchkriterien aus, um die gewünschten Prüfungen zu finden.
409
410 (% style="color:#000000" %)(2) Klicken Sie auf **"Suchen"**.
411
412
413 (% style="color:#000000" %)[[image:attach:03uebersicht-pruefungen.png]]
414
415 (1) Sie erhalten eine Liste mit allen Prüfungen, die Ihren Suchkriterien entsprechen.
416
417 (2) Sie können diese Listen als CSV-Datei oder als Excel-Tabelle exportieren.
418
419 {{note title="Export der Suchergebnisse"}}
420 Wählen Sie die Prüfungen aus, die Sie in die CSV-Datei oder die Excel-Tabelle exportieren möchten (Haken setzen). Wenn Sie keine Auswahl treffen, werden alle Suchergebnisse exportiert.
421 {{/note}}
422
423 (3) Klicken Sie auf **"Neue Suche"**, wenn Sie eine neue Suche starten wollen. Klicken Sie auf **"Suche ändern"**, wenn Sie die aktuelle Suche weiter eingrenzen oder erweitern möchten.
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