ePV-Ergänzungen (Ostfalia)
Inhalt
- Zusatzfunktionen für DekanInnen, StudiendekanInnen und die Prüfungsausschussvorsitzenden
- Lesender Zugriff auf die Studierendendaten
- Übersicht über alle Prüfungen
Zusatzfunktionen für DekanInnen, StudiendekanInnen und die Prüfungsausschussvorsitzenden
Wer kann die erweiterten Zugriffsrechte erhalten/beantragen?
Das Zugriffsrecht auf bestimmte Funktionen ist auf die DekanInnen, StudiendekanInnen und die Prüfungsausschussvorsitzenden beschränkt. Dies betrifft insbesondere die Funktionen der Lehrorganisation (Ausnahme: Klausureinsichttermine) und der Leistungsverbuchung sowie der lesende Zugriff auf die Daten der Studierenden der Fakultät. Für den Fall, dass eine weitere Person aus Ihrer Fakultät Zugriff auf diese Funktionen haben soll, beantragen Sie dies bitte formlos über die DekanInnen, StudiendekanInnen oder die Prüfungsausschussvorsitzenden per E-Mail beim Rechenzentrum epv@ostfalia.de.
Funktionen im Überblick
Nach der Anmeldung am System müssen Sie von der Rolle «Prüfer/-in» in die Rolle «Dekan/-in» wechseln, um Zugriff auf die ergänzenden Funktionen zu erhalten.
(1) Klicken Sie auf das Symbol, um zu einer anderen Rolle zu wechseln und wählen Sie die gewünschte Rolle aus.
(1) Wählen Sie in der neuen Rolle zunächst den gewünschten Bereich aus.
Funktion | Beschreibung |
|---|---|
«Benutzerinformationen» | |
«Leistungen - Noteneingeben» | |
«Leistungen bearbeiten pro Studierendem» | |
«Lehrorganisation" → " Prüfungstermine" → "Prüfungstermine tabellarisch bearbeiten» | |
«Lehrorganisation" → " Prüfungstermine" → "Prüfungstermine initial anlegen» | |
«Lehrorganisation" → "Planungsberichte" → "Prüfungsplanung» | |
«Abmelden» |
Noten verbuchen und Nacherfassen von Leistungen
Die Leistungsverbuchung ermöglicht eine Notenverbuchung auch für die Studierenden, die sich nicht über die Prüfungsverwaltung zur Prüfung angemeldet, aber trotzdem daran teilgenommen haben.
(1) Klicken Sie auf «Leistungen».
(2) Wählen Sie «Noten eingeben».
Prüfung auswählen
Geben Sie Suchkriterien ein, um nach bestimmten Prüfungen zu suchen für die Sie Noten verbuchen oder TeilnehmerInnen hinzufügen wollen.
(1) Geben Sie den Namen des Prüfers ein.
(2) Wählen Sie das Semester aus, in dem die Prüfung stattgefunden hat.
(3) Falls die Prüfung bereits abgeschlossen wurde, können Sie die Suche weiter eingrenzen. Wählen Sie "Eingabe abgeschlossen" aus.
(4) Klicken Sie auf "Suchen".
(1) Klicken Sie auf "Abschließen rückgängig machen".
Leistungen nacherfassen
(1) Geben Sie die Matrikelnummern der Studierenden ein.
(2) Klicken Sie auf das "Aktualisierungssymbol". Name und Studiengang werden automatisch eingefügt.
(3) Geben Sie die Bewertung ein.
(4) Klicken Sie auf "Speichern".
(5) Geben Sie die geforderte TAN ein.
(6) Klicken Sie auf "OK".
Prüfung abschließen
Erst wenn alle Noten eingegeben und gespeichert wurden und keine Korrekturen von Seiten der PrüferInnen mehr zu erwarten sind, sollten Sie eine Prüfung abschließen.
Auch zum Abschließen benötigen Sie eine TAN. Damit behalten die PrüferInnen den Überblick über die noch zu verbuchenden Prüfungen. Das Studierenden Service Büro kann daran erkennen, dass Sie die Noteneingabe für die Prüfung beendet haben.
Lesender Zugriff auf die Studierendendaten
Die Funktion «Leistung bearbeiten pro Studierendem» ermöglicht Ihnen in der Rolle «Dekan/-in» den lesenden Zugriff auf die Studierendendaten Ihrer Fakultät. Sie können den Notenspiegel einsehen und erhalten Informationen über den Studienverlauf.
Beim Aufruf der Funktion erhalten Sie eine Suchmaske.
Suche nach Matrikelnummer: Geben Sie im Feld "Matrikelnummer" die betreffende Nummer ein und klicken Sie auf "Suchen".
Suche nach Nachname: Geben Sie den Nachnamen im Feld "Name" ein und klicken Sie auf "Suchen". Als Ergebnis einer erfolgreichen Suche erhalten Sie eine Liste mit einem oder mehreren Studierenden zur Auswahl.
(1) Selektieren Sie den gewünschten Namen aus der Liste und die Daten werden angezeigt. Wenn Sie die Listenansicht wählen, erhalten Sie die untenstehende Ansicht. In der Baumansicht müssen Sie ggf. noch die Schaltfläche "Alle aufklappen" anklicken, damit Sie die Leistungen einsehen können.
Prüfungsangebot für das neue Semester festlegen
Das Prüfungsangebot für Ihre Fakultät organisieren Sie über die Leistungsorganisation. Wählen Sie dazu im Bereich «Lehrorganisation» → «Prüfungstermine» → «Prüngstermine tabellarisch bearbeiten» aus.
Liste für das Prüfungsangebot erstellen
(1) Wählen Sie die Prüfungsperiode aus, für welches Sie das Prüfungsangebot aktualisieren wollen.
(2) Klicken Sie unter "Zugeordneter Studiengang" auf "Auswählen". Es öffnet sich eine weitere Suchmaske, über die Sie die angezeigten Prüfungen eingrenzen können.
(1) Wählen Sie unter Abschluss einen oder mehrere (über das Plussymbol) Abschlüsse aus.
(2) Wählen Sie Ihre Fakultät aus.
(3) Nehmen Sie nach Wahl weitere Einschränkungen vor und klicken Sie dann auf "Suchen". Das Suchergebnis wird unterhalb der Maske angezeigt.
(4) Klicken Sie auf "Alle Auswählen".
(5) Wählen Sie "Alle Übernehmen".
(1) Das Suchergebnis wurde übernommen. Sie können nun das "Suchset" für eine spätere Verwendung speichern und die Suche ausführen.
(1) Damit Sie künftig die getroffene Auswahl direkt in der Suche angezeigt bekommen, können Sie das Suchset speichern. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für Ihr Suchset. Klicken Sie auf das Diskettensymbol um Ihre Eingabe zu speichern. Setzen Sie keinen Haken bei "Als Standard setzen".
(2) Klicken Sie auf "Suchen". Sie erhalten In der Folgemaske eine Liste der Prüfungen, wie sie aus dem Vorsemester kopiert wurden. Im Folgefenster können Sie die Daten zu den angezeigten Prüfungen bearbeiten.
Prüfungsanmeldetermine für mehrere oder alle Prüfungen eintragen
(1) Haken Sie die Prüfungen an, für die Sie eine Änderung vornehmen wollen. Alternativ können Sie unterhalb der Seite auf "Alle auswählen" klicken. In diesem Fall werden alle Prüfungen auf allen Seiten ausgewählt.
(2) Klicken Sie auf "Massenfeldsetzung".
(3) Geben Sie die Termine für Beginn und Ende der Anmeldefrist und den Termin für die Rückmeldefrist ein. Die Uhrzeit wird, wenn Sie das Feld leer lassen, vom System automatisch auf 23:59:59 Uhr gesetzt. Legen Sie ggf. weitere Details für die getroffene Auswahl fest.
(4) Klicken Sie auf "Anwenden".
(1) Die vorgenommenen Änderungen werden angezeigt, sind aber noch nicht übernommen worden.
(2) Klicken Sie auf "Speichern", um die Werte zu übernehmen.
(1) Sie erhalten eine Bestätigung, dass die Aktion erfolgreich gespeichert wurde.
(2) Den Prüfungen wurden die entsprechenden Termine zugeordnet.
(3) Der Freigabestatus hat sich von "VK kopiert" auf "VIB In Bearbeitung geändert". Dies bedeutet lediglich, dass der Datensatz verändert wurde.
PrüferInnen zuordnen, PrüferInnen ändern
Alle Prüfungen, die im laufenden Semester angeboten werden, müssen in der Spalte "Freigabekennzeichen" auf "VF freigegeben" gesetzt sein, damit die Studierenden sich innerhalb der Anmeldefrist anmelden und die PrüferInnen darauf zugreifen können. Steht eine Prüfung nicht auf "VF freigegeben", können Studierende sich nicht anmelden und die PrüferInnen können nicht darauf zugreifen.
PrüferInnen über die Massenfeldsetzung für mehrere Prüfungen zuordnen
(1) Haken Sie die Prüfungen an, für die Sie bestimmte PrüferInnen ändern bzw. zuweisen wollen.
(2) Geben Sie den Nachnamen ein und wählen Sie einen Namen aus. Falls noch nicht bekannt ist, wer die Prüfung abnehmen wird, können Sie alternativ zunächst "fke ohne Zuordnung" (Beispiel für die Fakultät E) auswählen und später die gewünschten Personen ändern.
(3) Klicken Sie auf "Anwenden". Die Änderungen werden übernommen und müssen aber in einem nächsten Schritt noch gespeichert werden.
(1) Sie erhalten den Hinweis, dass die Massenfeldsetzung durchgeführt und noch gespeichert werden muss.
(2) Klicken Sie auf "Speichern".
PrueferInnen zuordnen bei einer Pruefung der bereits mehrere PrueferInnen zugeordnet sind
(1) Wenn einer Prüfung mehrere ErstprüferInnen zugeordnet sind, erkennen Sie dies an dem Personengruppen-Symbol.
(2) Zum Ändern klicken Sie auf das Symbol in der ersten Spalte. Das Suchergebnis wird unterhalb der Maske angezeigt.
(3) Klicken Sie auf den Link unter "Neue/-n Prüferin/Prüfer zuordnen".
(1) Automatisch wird der erste Prüfer aus der Prüferliste der Hochschule der Prüfung zugeordnet und Sie müssen den korrekten Namen aus der Liste auswählen.
(2) Weitere PrüferInnen können Sie auf einen erneuten Klick auf den Link "Weitere Prüfer/-innen zuordnen" wie oben beschrieben hinzufügen.
(3) Unter Aktionen können Sie die PrüferInnen wieder entfernen.
(4) Klicken Sie auf "Speichern" um die Eingabe zu übernehmen.
Prüfungsangebot freischalten
Alle Prüfungen, die im laufenden Semester angeboten werden, müssen in der Spalte "Freigabekennzeichen" auf "VF freigegeben" gesetzt sein, damit die Studierenden sich innerhalb der Anmeldefrist anmelden und die PrüferInnen darauf zugreifen können. Steht eine Prüfung nicht auf "VF freigegeben", können Studierende sich nicht anmelden und die PrüferInnen können nicht darauf zugreifen.
Einzelnes Prüfungsangebot freischalten
In der Spalte "Freigabekennzeichen" können Sie den Bearbeitungsstatus für einzelne Prüfungen individuell setzen.
(1) Klicken Sie dazu auf den Pfeil und wählen Sie "VF freigeben" aus.
(2) Klicken Sie auf "Speichern".
Mehrere Prüfungsangebote freischalten
(1) Wählen Sie die Prüfungen aus, die für die Prüfungsanmeldung angeboten werden sollen.
(2) Klicken Sie auf den Pfleil neben Aktionen und klicken Sie auf "Freigabestatus der ausgewählten Prüfungstermine auf freigeben setzen".
(3) Klicken Sie anschließend auf "Ausführen".
(1) Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage um die Freigabe zu speichern mit "Ja".
Die ausgewählten Prüfungen sind freigegeben.
Datensatz für eine Prüfung anlegen
(1) Klicken Sie auf «Lehrorganisation».
(2) Wählen Sie «Prüfungstermine».
(3) Wählen Sie «Prüfungsterine initial anlegen».
(1) Füllen Sie geeignete Suchkriterien aus, um die Prüfung zu finden, für die Sie einen Datensatz anlegen wollen.
(2) Klicken Sie auf "Suchen".
(1) Sie erhalten eine Liste mit allen Prüfungen, die Ihren Suchkriterien entsprechen. Wählen Sie die Prüfung(en) aus, für die Sie einen Datensatz anlegen wollen.
(2) Klicken Sie auf "Prüfungstermine anlegen".
(3) Sie erhalten eine Bestätigung, dass die Aktion erfolgreich durchgeführt wurde. Anschließend können Sie die Prüfung bearbeiten.
Wenn der Datensatz für eine Prüfung bereits existert, erhalten Sie einen Hinweis:
Übersicht über alle Prüfungen
Sie können sich eine Übersicht aller Prüfungen Ihrer Fakultät anzeigen lassen.
(1) Klicken Sie auf «Lehrorganisation».
(2) Wählen Sie «Planungsberichtel».
(3) Wählen Sie «Prüfungsplanung».
(1) Füllen Sie geeignete Suchkriterien aus, um die gewünschten Prüfungen zu finden.
(2) Klicken Sie auf "Suchen".
(1) Sie erhalten eine Liste mit allen Prüfungen, die Ihren Suchkriterien entsprechen.
(2) Sie können diese Listen als CSV-Datei oder als Excel-Tabelle exportieren.
(3) Klicken Sie auf "Neue Suche", wenn Sie eine neue Suche starten wollen. Klicken Sie auf "Suche ändern", wenn Sie die aktuelle Suche weiter eingrenzen oder erweitern möchten.