Anmeldeverfahren für eine Veranstaltung in Stud.IP einrichten

Version 38.1 von franke am 2015/08/02 09:01

Neue Veranstaltung anlegen

Art der Veranstaltung festlegen

Namen der Veranstaltung festlegen

(1) Die Eingabe der Anzahl der erwarteten Teilnehmer/innen löst noch keine Beschränkung bei der Anmeldung aus. Diese müssen Sie in jedem Fall in einem späteren Schritt unter "Zugangsberechtigung" festlegen.
(2) Falls Sie Dozenten/innen oder Tutoren/innen anderer Einrichtungen hinzufügen möchten, müssen Sie hier die beteiligte Einrichtung hinzufügen. Für Studierende muss ggf. die Einrichtung des Tutorenstatus noch beim Rechenzentrum beantragt werden

Studienbereich festlegen

Die Auswahl des Studienbereiches legt nur fest, wo die Veranstaltung angezeigt wird, hat aber keinen Einfluss auf die Zugangsberechtigung zur Veranstaltung.

Veranstaltungstermine festlegen

Angaben zu Ort und Raum eintragen

Weitere Informationen zur Veranstaltung eingeben

Die Veranstaltung wurde angelegt und kann bearbeitet werden

Klicken Sie auf "Weiter", um ein Anmeldeverfahren für die Veranstaltung festzulegen oder um weitere Daten zu ergänzen.

Zeiten und Räume hinzufügen

Anmeldeverfahren

Das Anmeldeverfahren im Windhundverfahren verursacht auch in der neuen Version von Stud.IP noch erhebliche Probleme und darf daher nicht mehr eingesetzt werden. Nutzen Sie für das Anlegen neuer zugangsbeschränkter Veranstaltungen das Losverfahren. Informationen zum Losverfahren:

Das Losverfahren ermöglicht für die Studierenden eine Anmeldung ganz ohne Stress, während eines bestimmten Zeitraums und lost die Kursplätze im Anschluss gerecht zu.
Sie können den Zeitpunkt der automatischen Platzverteilung festlegen.
Alle Studierenden, die sich innerhalb des Anmeldezeitraumes angemeldet haben, erhalten die gleiche Chance auf einen Platz in der Veranstaltung.

Informationen zum Windhundverfahren:

Das Windhundverfahren führt aufgrund der dadurch erforderlichen Datenbankabfragen regelmäßig zu langen Wartezeiten bei der Anmeldung.
Es legt teilweise das ganze System lahm und behindert Studierende aller Fakultäten beim Zugriff auf Stud.IP.
Es führt zu Ungerechtigkeiten bei der Vergabe der Plätze. Bevorteilt werden Studierende mit einer besseren technischen Ausstattung. Benachteiligt werden alle Studierenden, die sich aufgrund terminlicher Verpflichtungen (Arbeit, Familie...) nicht gleich zum Start des Anmeldezeitraums anmelden können.

Anmeldeverfahren festlegen

(1) Rufen Sie den Reiter "Verwaltung" auf.
(2) Wählen Sie Zugangsberechtigung aus und erzeugen Sie eine Anmelderegel oder ordnen Sie die Veranstaltung einer bestehenden Anmelderegel zu.

Sobald sich Teilnehmer/innen angemeldet haben, dürfen Sie das festgelegte Anmeldeverfahren nicht mehr ändern. Alle Anmeldungen, die bereits erfolgt sind, werden dadurch wieder gelöscht.

(3) Anmeldung mit Passwort: Eine Anmeldung ist nur für Teilnehmer/innen möglich, die das von Ihnen festgelegte Passwort kennen.
(4) Anmeldung gesperrt: Es ist nicht möglich, sich in die Veranstaltung einzutragen.
(5) Zeitgesteuerte Anmeldung: Mit dieser Funktion können Sie eine Startzeit für das Anmeldeverfahren und optional auch ein Endezeit des Anmeldezeitraumes festlegen.

Für die Veranstaltung gilt keine Beschränkung der Teilnehmerzahl! Wenn Sie kein Ende festgelegt haben, ist die Anmeldung jederzeit möglich.

(6) Teilnahmebeschränkte Anmeldung: Mit dieser Funktion kann die Anzahl der Teilnehmer/innen kann begrenzt werden.
(7) Zeitgesteuerte und teilnahmebeschränkte Anmeldung: Mit dieser Funktion können Sie einen Zeitpunkt festlegen, an dem eine automatische Platzverteilung der eingetragenen Studierenden gemäß der max. Teilnehmerzahl (diese können Sie bearbeiten, siehe Teilnehmerzahl festlegen) stattfindet. Nach dem Festlegen des Zeitpunkts der Platzverteilung erscheint ein weiteres Fenster, in dem Sie die Teilnehmerzahl ggf. festlegen bzw. ändern können.
(8) Zuordnung zu einem bestehenden Anmeldeset: Mit dieser Funktion können Sie Bedingungen für mehrere Veranstaltungen miteinander verknüpfen.

Beispiel für eine "Zeitgesteuerte und Teilnahmebeschränkte Anmeldung"

(1) Zeitpunkt der automatischen Platzverteilung festlegen.
(2) Start und Ende des Anmeldzeitraumes festlegen.
(3) Einen Namen für die Anmelderegel vergeben.
(4) Bestätigen Sie mit "Speichern".

Teilnehmeranzahl und weitere Bedingungen festlegen

Teilnehmeranzahl: Hier können Sie die max. Anzahl der Teilnehmer/innen festlegen bzw. ändern.
Warteliste aktivieren: Setzen Sie hier den Haken, wenn die Studierenden, die keinen Platz in der Veranstaltung bekommen haben, auf einer Warteliste notiert werden sollen.
Automatisches Nachrücken aus der Teilnahmeliste aktivieren: Setzen Sie hier den Haken, wenn die Teilnehmer auf der Warteliste automatisch in die Veranstaltung nachrücken sollen, sobald ein Platz frei wird. Sollten Sie diese Option nicht wählen, können Sie manuell Teilnehmer in der Veranstaltung nachtragen, ansonsten bleiben die Plätze leer.
Optional können Sie die maximale Zahl der Wartelistenplätze festlegen.
Denken Sie daran, Ihre Änderungen abzuspeichern.

Wenn Sie eine Zuordnung aufheben und es gab eine Warteliste, dann wird die Warteliste gelöscht.

Anmeldeset bearbeiten

Wichtig: Anmeldesets können nur von den Personen bearbeitet werden, von denen sie erstellt wurden.

Wichtig: Wenn Sie Änderungen an einem Ihrer Anmeldesets vornehmen, das für mehrere Veranstaltungen gewählt ist, werden die Änderungen für alle Veranstaltungen übernommen.

Anzahl der Veranstaltungen festlegen

(1) Tragen Sie die Anzahl der Veranstaltungen ein, zu denen die Studierenden sich aus diesem Anmeldeset eintragen können.
(2) Bestätigen Sie mit "Speichern".

Weitere Veranstaltung anlegen und mit dem Anmeldeset verknüpfen

(1) Reiter "Verwaltung" auswählen.
(2) "Zugangsberechtigung" auswählen.
(3)" Zuordnung zu einem bestehenden Anmeldeset" auswählen.

Anmeldeset zuordnen

(1) Wählen Sie das gewünschte "Anmeldeset" aus.
(2) Klicken Sie auf "Zuordnen".

In einem weiteren Schritt können Sie die Teilnehmeranzahl für diese Veranstaltung gesondert festlegen.

Anmeldesets können nicht kopiert und dann weiter konfiguriert werden, sondern sie können entweder Veranstaltungen ohne Veränderung zugewiesen oder neu erstellt werden.
Anmeldesets können nur von den Personen bearbeitet werden, von denen sie auch erstellt wurden.
Wichtig: Wenn Sie Änderungen an einem Ihrer Anmeldesets vornehmen, das für mehrere Veranstaltungen gewählt ist, werden die Änderungen für alle Veranstaltungen übernommen.

Ansicht Studierende - Anmeldung an der Veranstaltung

Sobald Studierende eine der beiden Veranstaltungen ausgewählt haben, können Sie aus dem Anmeldeset Veranstaltungen belegen und diese mit einer Priorisierung versehen.

Priorisierung

Erfolgte Anmeldung wird bestätigt

Die Veranstaltung wird den Studierenden jedoch erst unter "Meine Veranstaltungen" in Stud.IP angezeigt, wenn das Losverfahren abgeschlossen ist und sie einen Platz erhalten haben.

Ansicht Dozent/innen vor Start des Losverfahrens Test1

Die Liste der Studierenden, die an der Veranstaltung teilnehmen wollen, können Sie über den Reiter "Teilnehmer/innen" einsehen.

Ansicht Dozent/in vor Start des Losverfahrens Test2

Benachrichtigung der Studierenden nach Abschluss des Losverfahrens - Platz erhalten

Diese Nachricht wird automatisch erzeugt und steht den Studierenden in Stud.IP unter Nachrichten zur Verfügung. Gleichzeitig wird diese auch per E-Mail an deren Hochschul-E-Mail-Adresse zugestellt. Die Veranstaltung erscheint jetzt auch in der Veranstaltungsübersicht der/des Studierenden.

Benachrichtigung der Studierenden nach Abschluss des Losverfahrens - Platz auf Warteliste

Diese Nachricht wird automatisch erzeugt und steht den Studierenden in Stud.IP unter Nachrichten zur Verfügung. Gleichzeitig wird diese auch per E-Mail an deren Hochschul-E-Mail-Adresse zugestellt. Die Veranstaltung erscheint jedoch noch nicht in der Veranstaltungsübersicht der/des Studierenden.