Portal (Ostfalia)
Allgemeine Informationen zum Portal
Mit der Immatrikulation wird für Sie automatisch ein Account eingerichtet. Diesen behalten Sie bis zur Exmatrikulation. Wir stellen Ihnen mit dem Portal eine Web-Anwendung zur Verfügung, damit Sie Ihren Account im Self-Service verwalten können. Es stehen Ihnen einige allgemeine Funktionen, wie z.B. das Ändern Ihres Passwortes, die Änderung Ihrer Adressen, Weiterleitung von eingehenden E-Mails oder das Erstellen von Bescheinigungen zur Verfügung. Das ist Portal ermöglicht Ihnen den Zugriff auf andere Web Anwendungen, die Sie im Verlauf Ihres Studiums benötigen.
Dazu gehören u.a. die "Studiums- und Prüfungsverwaltung". Über das Portal gelangen Sie zum Lern-Management-System Stud.IP und zum Web-Mail. Der Datenaustausch zwischen Browser und Web-Anwendung erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung zum Server.
Portal aufrufen
Benutzen Sie für den Aufruf des Portals immer einen Browser in der jeweils aktuellen Version, z.B. Firefox.
Die Einstellung Ihres Browsers muss Cookies und JavaScript zulassen. Starten Sie Ihren Browser und rufen Sie die Adresse https://portal.ostfalia.de auf.
Wenn Sie sich das erste Mal am Portal anmelden, werden Sie über das Sicherheitszertifikat informiert. Wir empfehlen Ihnen, «Dieses Zertifikat immer akzeptieren» auszuwählen. Sie erhalten beim erneuten Aufruf des Portals die Abfrage über das Sicherheitszertifikat dann nicht mehr. Sie werden auf der Startseite über die Nachrichten des Rechenzentrums zur IT-Infrastruktur informiert und über den Reiter Informationsdienst gelangen Sie auch ohne Anmeldung am Portal zum RZWiki.
Anmeldung am Portal
(1) Klicken Sie auf den Button "Anmelden".
(2) Geben Sie unter Benutzername Ihre Zugangskennung und als Kennwort Ihr aktuelles Passwort ein. Wenn Sie neu an der Ostfalia sind, finden Ihren Benutzername (Zugangskennung) und das Kennwort (Initialpasswort) für die Anmeldung auf der "Account-Bescheinigung für die IT-Infrastruktur".
(3) Klicken Sie auf "Anmelden".
Überblick über die Funktionen
Startseite
Die Funktionen des Portals sind in die Bereiche Willkommen, Anwendungsdienste, Allgemeine Dienste, Einstellungen und Informationsdienste gegliedert. Nachfolgend sind die Funktionen in Kurzform dargestellt.
(1) Willkommen
Nach der Anmeldung stehen Ihnen auf der Startseite des Portals wichtige Informationen zur Nutzung der IT-Infrastruktur auf einen Blick zur Verfügung wie z.B.:
- Anzahl der ungelesenen E-Mails.
- Studierende sehen hier den Status der Rückmeldung.
- Das Portal informiert Sie über das Alter Ihres Passwortes. Aus Sicherheitsgründen sollten Sie den Empfhlungen zur Passwortänderung folgen.
- Informationen zu den Veranstaltungen, die Sie im Lernmanagement Stud.IP belegt haben. Rot gekennzeichnete Symbole informieren Sie über Änderungen in den Veranstaltungen.
- Nachrichten des Rechenzentrums zur IT-Infrastruktur
(2) Anwendungsdienste
Anwendungsdienste – Datenverwaltung
- Dateiverwaltung - Webdav Mit dem Account wird für Sie automatisch ein zentraler Speicherbereich eingerichtet. Wir stellen Ihnen für die Verwaltung und die Übertragung von Dateien webbasierte Funktionen zur Dateiverwaltung zur Verfügung. WebDAV ermöglicht Ihnen den Zugriff auf Ihren Speicherbereich. Achtung : Es dauert beim ersten Zugriff etwas länger, da erst alle Speichersysteme angebunden werden müssen. Weitere Informationen finden Sie unter Dateiverwaltung.
- PowerFolder ist der Sync&Share Dienst des Rechenzentrums. Der Dienst steht allen Beschäftigten und Studierenden der Hochschule zur Verfügung, um Dateien auf stationären und mobilen Geräten zu synchronisieren oder zwischen verschiedenen NutzerInnen auszutauschen. Der Server für PowerFolder befindet sich im Hochschulnetz. Somit bleiben die datenschutzrechtlichen Anforderungen der Hochschule gewahrt.
- ECMS-Alfresco ist ein Dokumenten-Management-System und zugleich eine Plattform, mit der Sie mit Angehörigen der Hochschule und/oder externen PartnerInnen Dateien austauschen, bearbeiten, Termine planen und Vorgehensweisen diskutieren können.
- FileExchange steht nur für die Beschäftigten der Ostfalia zur Verfügung. Die Funktion dient zum Austausch von Daten mit beliebigen Personen. Sie können die Größe des benötigten Speicherplatzes und die Dauer der Verfügbarkeit wählen. Die Daten und die temporäre Zugangskennung werden nach der eingestellten Dauer der Verfügbarkeit gelöscht.
Anwendungsdienste – E-Mail und Kollaboration
- MIKA - E-Mail und Kalender - Damit Sie sofort Ihre E-Mails bearbeiten können, haben wir einen Web-Mail Service eingerichtet. Über das PWA Portal können Sie das Mail- und Kalendersystem der Hochschule sofort aufrufen, ohne sich dafür erneut anmelden zu müssen. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite zum Webmail Service MIKA. Wenn Sie die Bearbeitung Ihrer E-Mails beendet haben, wählen Sie "Abmelden". Anschließend kommen Sie zum Portal zurück.
- Mail-Express - Mit Mail-Express können Sie Ihre E-Mails mit einem Browser aufrufen und bearbeiten - auf alle weiteren Funktionen von MIKA wurde zugunsten einer schnelleren Anfangsladezeit verzichtet. Die Nutzung von Mail-Express empfiehlt sich immer dann, wenn Sie einen Internetzugang mit geringer Bandbreite nutzen.
- E-Mail Weiterleitung einrichten - Sie können für eingehende E-Mails, die an Ihren Hochschulaccount gesendet werden, Weiterleitungen auf andere E-Mail-Adressen einrichten
- Abwesenheitsnachricht einstellen - In MIKA unter Optionen->Mail->Lokales Konto->Abwesenheitsnachricht haben Sie die Möglöichkeit eine Abwesenheitsnachricht zu erstellen.
- Mailingliste beantragen - ProfessorInnen und MitarbeiterInnen eine Mailingliste ein. Mailinglisten, die für Sie angelegt wurden, können Sie über "Mailingliste verwalten" verwalten und bearbeiten.
- Mailingliste verwalten - Über diese Funktion können Sie sich in Mailinglisten der Hochschule aus- bzw. eintragen.
- Gruppenadressbuch beantragen - ProfessorInnen und MitarbeiterInnen der Hochschule können die Einrichtung eines Gruppenadressbuches beantragen, um so einen Pool von vorhandenen Kontaktdaten ( z.B: Tel. Nr. und E-Mail-Adressen von LieferantInnen, externen GeschäftspartnerInnen oder wichtigen Institutionen) gemeinsam mit KollegInnen im Zugriff zu haben.
- Gruppenadressbuch verwalten - ProfessorInnen und MitarbeiterInnen der Hochschule können über diese Funktion die für sie eingerichteten Gruppenadressbücher bearbeitenund verwalten.
Anwendungsdienste – Lernmanagementsysteme
- Stud.IP - ist das Lern-Management-System der Hochschule und steht als Abkürzung für "Studienbegleitender Internetsupport von Präsenzlehre". Sie gelangen über das Portal direkt zu Stud.IP. Weitere Informationen siehe Stud.IP.
- LON-CAPA - Bei LON-CAPA müssen Sie sich mit Ihrer Hochschul-Zugangskennung und dem dazugehötigen Passwort anmelden, um Zugriff auf die entsprechenden Kurse zu erhalten. Bitte beachten Sie: Diese Lernplattform wird nicht vom Rechenzentrum betreut. Bei Fragen und Problemen nutzen Sie die Hilfefunktion in LON-CAPA.
Anwendungsdienste - Campusmanagement
- Studiums- und Prüfungsverwaltung - Für den Zugang zur Studiums- und Prüfungsverwaltung benötigen Sie eine TAN (Transaktionsnummer). Für den ersten Zugang zur Studiums- und Prüfungsverwaltung nutzen Sie bitte die Initialisieruns-TANs. Eine ausführliche Anleitung stellen wir unter Studiums- und Prüfungsverwaltung zur Verfügung.
- Rückmeldung - Hier erhalten Studierende Informationen des Immatrikulationsbüro zum Rückmeldeverfahren.
- Deutschlandstipendium - Zugang zum Antragsformular für das Deutschlandstipendium für Studierende.
Anwendungsdienste - Wiki-Confluence
Site beantragen - ProfessorInnen und MitarbeiterInnen können über das Portal einen eigenen Wiki-Space beantragen.
Anwendungsdienste - Zeiterfassung
- Zeiterfassung - Die Zeiterfassung erfolgt mit der Ostfalia-Card (Dienstausweis) an den Zeiterfassungsterminals oder über den Workflow des Zeiterfassungssystems. Beschäftigte die zur elektronischen Zeiterfassung verpflichtet sind, werden zur Web-Applikation der Zeiterfassung weitergeleitet. Bitte beachten Sie: Der Workflow des Zeiterfassungssystems ist nur von einem Arbeitsplatzrechner innerhalb des Festnetzes der Hochschule und nach vorheriger Anmeldung mit Zugangskennung und Passwort zugänglich. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Handbuch "Elektronischen Zeiterfassung".
Anwendungen – MIKA – Mit der Immatrikulation wird für Sie automatisch ein Account eingerichtet. Dazu gehört auch eine E-Mail-Adresse. Von hier aus gelangen Sie direkt zum Web-Mail Service. Weitere Informationen zum Thema E-Mail finden Sie auf den Seiten zu MIKA.
Anwendungen – Copy-Print-System – Mit dem Copy-Print-System (CPS) können Sie an jedem Standort der Hochschule an Multifunktionssystemen (Kopierer/Drucker) Ihre Druckaufträge ausdrucken oder Kopien anfertigen. Von hier aus gelangen Sie zur Verwaltung Ihrer erzeugten Print-Aufträge. Weitere Informationen zum Thema CPS finden Sie hier.
Verwaltung – Personensuche – Mit dieser Funktion bieten wir Ihnen die Möglichkeit nach Kontaktinformationen zu Personen zu suchen. Weitere Informationen finden Sie hier.
Verwaltung – Ostfalia-Card – Die Ostfalia-Card ist der multifunktionale Studierendenausweis, der auch als Semesterticket verwendet und für den Zugang zu Räumlichkeiten eingesetzt wird. Mit dieser Funktion können Sie einen Antrag zur Rückerstattung der Gebühren für das Semesterticket oder einen Antrag für die Ausstellung einer Ersatzkarte stellen. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Ostfalia-Card (Ostfalia).
Verwaltung – Elektronische Prüfungsverwaltung/Rückmeldung – Für Studierende der Bachelor- und einiger Masterstudiengänge erfolgt über diese Funktion der Zugang zur Studiums- und Prüfungsverwaltung. Dort wird Ihnen die elektronische Prüfungsverwaltung bereitgestellt. Weiterführende Informationen zur ePV für Studierende erhalten Sie hier.
Einstellungen – Persönliches Passwort – Sie erhalten mit der Immatrikulation einen Account. Dazu gehört neben der Zugangskennung auch ein Passwort. Das vom Rechenzentrum vergebene Passwort ist aus verschiedenen Zeichen zusammengesetzt und entspricht den allgemeinen Regeln für sogenannte "sichere Passwörter". Mit dieser Funktion können Sie das vom Rechenzentrum vergebene Passwort ändern. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Passwort ändern.
Einstellungen – E-Mail Weiterleitung – Mit der Immatrikulation wird für Sie automatisch ein Account eingerichtet. Dazu gehört auch eine E-Mail-Adresse. Sie haben mit dieser Funktion die Möglichkeit, an Ihre E-Mail-Adresse der Ostfalia geschickte E-Mails an eine andere E-Mail-Adresse weiterzuleiten. Die an Ihre E-Mail-Adresse der Hochschule geschickten E-Mails bleiben jedoch in der Inbox gespeichert. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite E-Mail Weiterleitung.
Einstellungen – Anschriften – In den IT-Anwendungen der Hochschule werden verschiedene Anschriften von Ihnen benötigt. Mit dieser Funktion können Sie einfach und unkompliziert Ihre Anschriften aktualisieren und bestimmen, an welche die papierbezogene Post geschickt werden soll. Weitere Informationen finden Sie hier.
InfoCenter – Newsfeeds – Mit dieser Funktion können Sie sich News zusammenstellen, die als sogenannte RSS-Feeds (RSS steht für "Really Simple Syndication" und ist, vereinfacht dargestellt, ein elektronisches Nachrichtenformat) abonniert werden können. Dieser Service fasst ähnlich einem Nachrichtenticker die Überschriften mit einem kurzen Textanriss und einem Link zur Originalseite zusammen. Weitere Informationen finden Sie hier.
InfoCenter – Service Desk – Bei Fragen und Problemen können Sie über diesen Link das Rechenzentrum kontaktieren. Bitte beachten Sie die Hinweise zur Nutzung dieses Services im PWA.
Anwendungen
Dateiverwaltung
Die Dateiverwaltung bietet eine Reihe von Funktionen, die es ermöglichen, mit einem Browser auf die zentralen Speicherbereiche zuzugreifen. Ihr persönlicher Speicherbereich wird direkt nach dem Aufruf der Dateiverwaltung angezeigt. Zum Beginn Ihres Studiums wird in Ihrem Speicherbereich voraussichtlich nur der Ordner "Config" zu sehen sein. Im Ordner "Config" werden Ihre persönlichen Profildaten des E-Mail-Programms, des Browsers und einiger netzfähiger IT-Anwendungen abgelegt. Die Daten in diesem Ordner ermöglichen Ihnen die Nutzung eines beliebigen PCs in den Poolräumen des Rechenzentrums.
Im Beispiel sind zwei Ordner und ein PDF-Dokument zu sehen. Die Dateiverwaltung des PWA teilt sich in vier Bereiche auf.
Im Bereich Verzeichnis (1) wählen Sie weitere Netzlaufwerke aus. Das Info-Laufwerk, welches für die Bereitstellung von Dateien durch die Fakultäten und Einrichtungen vorgesehen ist (hier haben Sie i.d.R. nur Leserechte) und das Tausch- Laufwerk, welches für den Austausch von Dateien vorgesehen ist (hier haben alle NetzteilnehmerInnen Schreib- und Leserechte) werden Ihnen als Auswahl angeboten.
Die Funktionen, die für mehrere Dateien oder Ordner vorgesehen sind (2), befinden sich oberhalb der Anzeige der Dateien und Ordner.
Im Bereich Name (3) sehen Sie Ihre Dateien und Ordner. Mit einem Klick auf die Bezeichnung wird die Datei heruntergeladen.
Wenn es sich um einen Ordner handelt, wird in diesen gewechselt. Vor dem Namen können Sie die Datei oder den Ordner vorwählen und anschließend eine der Funktionen (z.B. Download) auf alle ausgewählten Objekte anwenden.
Funktionen, die sich auf das Objekt in der gleichen Zeile beziehen (4), ersparen Ihnen einen weiteren Klick auf den Funktionsbereich.
Nachfolgend sind die Funktionen, die für mehrere Dateien oder Ordner vorgesehen sind (2), in Kurzform beschrieben.
Download – Alle gewählten Objekte werden als Zip-Datei zusammengepackt. Im anschließenden Dialog können Sie festlegen, wo die Zip-Datei lokal gespeichert werden soll.
Neues Verzeichnis – Mit dieser Funktion legen Sie im aktuellen Ordner einen neuen Ordner an.
Wir empfehlen: Verwenden Sie für den Namen des Ordners keine Sonderzeichen, Leerzeichen oder Umlaute. Beachten Sie auch die Groß- und Kleinschreibung.
Upload – Diese Funktion bietet die Möglichkeit eine Datei auf Ihren zentralen Speicherbereich hochzuladen. Wenn Sie mehrere Dateien und/oder Ordner auf Ihren zentralen Speicherbereich hochladen möchten, müssen Sie diese zuvor als Zip-Datei zusammenpacken. Im Dialog der Upload-Funktion können Sie wählen, ob die Zip-Datei auf dem Server ausgepackt werden soll und/oder ob alle auf dem Server vorhandenen Dateien bzw. Ordner mit gleichem Namen überschrieben werden sollen.
Verschieben – Alle ausgewählten Objekte werden in die jeweils anderen Ordner Ihres Speicherbereiches verschoben. Über den anschließenden Dialog wählen Sie den entsprechenden Ordner aus. Bei umfangreicheren Ordnerstrukturen können Sie über einen Suchdialog den Zielordner wählen.
Alle selektieren und Alle deselektieren – Über diese beiden Funktionen wählen Sie alle Objekte aus oder entfernen die Auswahl aller Objekte.
Suchen – Bei umfangreicheren Ordnerstrukturen können Sie über diese Funktion nach Dateien suchen.
Nachfolgend sind die Funktionen, die sich auf das Objekt in der Zeile beziehen (4), in Kurzform beschrieben.
Dateien oder Ordner können mit dieser Funktion umbenannt werden.
Wir empfehlen: Verwenden Sie für den Namen des Ordners keine Sonderzeichen, Leerzeichen oder Umlaute. Beachten Sie auch die Groß- und Kleinschreibung.
Der Inhalt einer Datei kann direkt im Browser angezeigt werden. Diese Funktion ist nur dann sichtbar, wenn der Inhalt der Datei als Textdatei angezeigt werden kann.
Die Datei oder der Ordner kann mit dieser Funktion gelöscht werden. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage.
Web-Mail Service
Damit Sie sofort Ihre E-Mails bearbeiten können, haben wir einen Web-Mail Service eingerichtet. Über den PWA Anwendungen -> MIKA können Sie den MIKA sofort aufrufen, ohne sich dafür erneut anmelden zu müssen. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite zum Webmail Service MIKA. Wenn Sie die Bearbeitung Ihrer E-Mails beendet haben, wählen Sie "Abmelden". Anschließend kommen Sie zum PWA zurück.
Verwaltung
Personensuche
Mit dieser Funktion bieten wir Ihnen über ein Abfrageformular die Möglichkeit nach Kontaktinformationen zu Personen zu suchen. Geben Sie im Feld Nachname bzw. Vorname die entsprechenden Suchbegriffe ein. Wählen Sie Fakultät, Standort und/oder Status aus, um die Suchanfrage einzugrenzen.
Sie können Mehrfachfelder auswählen. Halten Sie vor dem Klick die Strg- bzw. Ctrl-Taste, beim Mac die Apfel-Taste gedrückt. Die Verwendung von Wildcards ist ebenfalls möglich. Leere Felder werden bei der Suche ignoriert. Werden mehrere Felder ausgefüllt, werden diese bei der Suchangabe über UND verknüpft. Bitte beachten Sie, dass unter Umständen nur ein Teil der Ergebnisse angezeigt wird, da zu viele Treffer erzielt wurden. In diesem Fall müssen Sie Ihre Anfrage entsprechend eingrenzen.
Ostfalia-Card
Die Ostfalia-Card ist der multifunktionale Studierendenausweis der Ostfalia, welcher u.a. auch als Semesterticket verwendet und für den Zugang zu Räumlichkeiten eingesetzt wird.
Antragauf Sperrung der Ostfalia-Card – Bei Verlust der Ostfalia-Card können Sie Ihre Ostfalia-Card elektronisch über den PWA sperren lassen. Die Sperrung erfolgt automatisch, nachdem Sie den Antrag abgesendet haben. Eine neue Ostfalia-Card können Sie im Service Desk des Rechenzentrums vor Ort anfertigen lassen. Es wird eine erhöhte Gebühr von 20 € bei Abholung in bar erhoben. Die neue Ostfalia-Card wird nur persönlich oder gegen Vorlage einer Vollmacht (Muster siehe hier ) ausgehändigt. Vergessen Sie bitte nicht, Ihren Personalausweis oder Reisepass mitzubringen.
Ausführliche Informationen zur Ostfalia-Card erhalten Sie auf der Seite Ostfalia Card.
Studiums- und Prüfungsverwaltung
Das Rechenzentrum hat für Studierende der Bachelor- und einiger Masterstudiengänge die elektronische Prüfungsverwaltung (ePV) eingeführt. Aber auch für die Diplom und Masterstudiengänge sind Self-Service-Funktionen zur Prüfungsverwaltung über den PWA erreichbar. Für den Zugang zur Prüfungsverwaltung benötigen Sie eine Transaktionsnummer (TAN). Eine TAN ist eine 6-stellige Zufallszahl, die eine erhöhte Sicherheit gewährleistet und das Risiko unsicherer Passwörter vermeidet. Jede TAN ist nur einmal nutzbar und verliert nach Eingabe Ihre Gültigkeit. Die Studiums- und Prüfungsverwaltung erreichen Sie über den PWA je nach Studiengang über die Links «Elektronische Prüfungsverwaltung/Rückmeldung» bzw. «Bescheinigung/Rückmeldung». Weiterführende Informationen zur Studiums- und Prüfungsverwaltung erhalten Sie hier.
Einstellungen
Persönliches Passwort
Auf der "Account-Bescheinigung" ist Ihr "Initial-Passwort" zu finden. Das Initial-Passwort müssen Sie für Ihre erste Anmeldung benutzen. Sie können nach der ersten Anmeldung Ihr Passwort über den PWA ändern. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Passwort ändern.
Weiterleitung von E-Mails
Eingehende E-Mails können an bis zu 6 andere E-Mail-Adressen weitergeleitet werden. Alle E-Mails verbleiben zusätzlich im Posteingang Ihres Hochschul-Accounts. Wir weisen Sie darauf hin, dass bei der Einrichtung einer Weiterleitung die eingetragene E-Mail-Adresse im Fehlerfall (wenn die E-Mail z.B. dem Mail-Server Ihres Providers nicht zugestellt werden kann) u.U. als Absendeadresse vom Mail-Server eingetragen wird und somit der bzw. dem Sendenden dadurch bekannt wird. Weitere Informationen zum Thema finden Sie auf der Seite Weiterleitung von E-Mails.
Anschriften
Bei Ihrer Immatrikulation haben Sie Anschriften angegeben, über die Sie auch per Post zu erreichen sind. Sie können Ihre Anschriften über den PWA verändern. Ihre Anschriftenänderungen werden automatisch in den IT-Anwendungen zur Studierendenverwaltung geändert.
Wählen Sie dazu «Ändern» und im Folgedialog die "Heimat-" oder die "Semesteranschrift" aus. Durch Auswahl der Funktion «Ändern» können Sie Ihre Heimatanschrift (das ist i.d.R. Ihre Langzeitadresse), Ihre Semesteranschrift oder Ihre Anschrift während eines Praxis- oder Auslandsaufenthaltes verändern.
Wenn Sie die Angaben gespeichert haben, werden Ihre Änderungen an weitere IT-Anwendungen (z.B. an das System zur Studiumsverwaltung) übertragen. Zur Information wird die Sachbearbeitung des Immatrikulationsbüros von Ihren Änderungen per E-Mail in Kenntnis gesetzt.
InfoCenter
Über das InfoCenter fassen wir eine Reihe sinnvoller Funktionen zusammen. So wird Ihnen z.B. eine Verwaltung von NewsFeeds zur Verfügung gestellt. Sie können über ein Formular "Service Desk" eine Nachricht an das PWA-Team senden oder Sie haben hier die Möglichkeit sich über die Informationen im zentralen Verzeichnisdienst zu informieren. Im InfoCenter stellen wir auch einige wichtige Links und Formulare zur Verfügung.