Nextcloud Update Version 31
- Neues Hauptmenü
- Talk
- Whiteboard
- E-Mail-Account verknüpfen
- Kalender einbinden als Ansicht
- Talk-App (Chat und Videotelefonie)
- Suche und xWiki Inhalte
- Automatisierung mit Flow/Abläufe
- Tabellen und Anwendungen
Neues Hauptmenü
Das "Hauptmenü" befindet sich nun statt oben, an der "linken Seite".
 | Hauptmenü öffnen / ausklappen |
Spezielle Ansicht aller Aufgaben aus Deck oder Kalender App, zeitlich sortierbar und individuell | |
Kanban-Board (Deck) zur organisation von Aufgaben persönlich oder im Team https://xwiki.sonia.de/wiki/rechenzentrum/view/Anleitungen%20und%20Dokumentationen%20zur%20Nutzung%20der%20IT-Infrastruktur/Nextcloud/#HDeck | |
eigener Ostfalia-E-Mail Account eingebunden und verknüpft in der E-Mail-App, siehe Anleitung unten | |
eigener Ostfalia Kalender eingebunden als Ansicht auf den eigenen Outlook-Kalender, siehe Anleitung unten | |
erstellen und verwalten von einfachen Notizen/Textdokumente https://xwiki.sonia.de/wiki/rechenzentrum/view/Anleitungen%20und%20Dokumentationen%20zur%20Nutzung%20der%20IT-Infrastruktur/Nextcloud/#HNotizen | |
eigenen Anwendung um Daten zu verwalten in Tabellenform, siehe Anleitung unten | |
die Verknüpfung zum XWiki, hier kann direkt auf XWiki Inhalte zugegriffen werden, siehe Beschreibung unten | |
Übersicht aller Aktivitäten, sortiert nach den verschiedenen Typen (Aufgaben, Dateien, Deck) | |
Integration des bekannten Ostfalia-Chat Element, https://xwiki.sonia.de/wiki/rechenzentrum/view/Anleitungen%20und%20Dokumentationen%20zur%20Nutzung%20der%20IT-Infrastruktur/Ostfalia%20Chat%20Matrix%20-%20Element/ | |
Chat, Video- und Audiokonferenzen im kleinen Kreis, bilateral oder im Team (Talk) | |
die Foto-App zur Verwaltung von Medien-Datein, https://xwiki.sonia.de/wiki/rechenzentrum/view/Anleitungen%20und%20Dokumentationen%20zur%20Nutzung%20der%20IT-Infrastruktur/Nextcloud/#HFotos |
Talk
Nextcloud Talk bietet sichere, intuitive Echtzeit-Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kontrolle über die eigenen Daten.
1. Chat (Textnachrichten): - Einzel- und Gruppenchats - Austausch von Nachrichten, Links, Dateien, Bildern usw. - End-zu-End-Verschlüsselung für private Chats
2. Audio- und Videokonferenzen: - 1:1-Anrufe oder Gruppenkonferenzen direkt im Browser oder in der App - Temporäre Gast-Zugänge für Personen ohne Nextcloud-Konto möglich - Bildschirmfreigabe/Folien präsentieren (Screen Sharing) - Hintergrundunschärfe und weitere Video-Funktionen
3. Integration und Zusammenarbeit: - Verknüpfung mit Kalender, Aufgaben oder Dateien in Nextcloud - Gemeinsame Arbeit an Dokumenten während eines Calls (z.B. via OnlyOffice oder Collabora) - Benachrichtigungen und Erwähnungen (@user) im Chat
4. Datenschutz & Sicherheit: - Alle Daten bleiben auf dem eigenen Server (Datenschutz nach DSGVO) - Unterstützung für Ende-zu-Ende Verschlüsselung - Keine Datenübertragung an Drittanbieter
5. Mobil und Plattformunabhängig: - Apps für iOS und Android verfügbar - Funktioniert im Webbrowser (ohne zusätzliche Plugins)
6. Weitere Funktionen: - Integration von Umfragen und Abstimmungen im Chat - Aufzeichnung von Sitzungen (abhängig von der Server-Konfiguration) - Integration mit anderen Nextcloud-Apps (z.B. sofort in ein Talk-Meeting wechseln aus dem Kalender)
Hilfestellung und Beschreibungen direkt in der Talk-App unter: Los geht's
Im Gruppenchat das Whiteboard nutzen und gemeinsam darauf arbeiten.
Whiteboard
Ein neuer Dokumententyp, das Whiteboard. Mit der Whiteboard App lassen sich verschiedene Inhalte flexibel anordnen.
Nutzer können frei zeichnen, Texte oder Formen wie Kreise, Rechtecke und Pfeile einfügen sowie Bilder und Post-It-Notizen platzieren. Dies bietet vielfältige Möglichkeiten, z. B. für Brainstormings, Skizzen, Projektplanungen
Ein besonderer Vorteil der App ist die Möglichkeit zur kollaborativen Bearbeitung
Funktionen der Whiteboard-App:
- Freies Zeichnen : Mit Stift, Formen, und Textelementen
- Gemeinsames Arbeiten in Echtzeit : Mehrere Nutzer*innen können gleichzeitig auf dem Board arbeiten
- Einfügen von Bildern und Notizen : Screenshots oder Grafiken als Diskussionsgrundlage bearbeiten
- Vorlagen verwenden : Es gibt die Möglichkeit Vorlagen zu hinterlegen
- Dateispeicherung in Nextcloud : Whiteboard Dateien sicher in der Dateiablage und jederzeit teilbar und versioniert.
- Einfache Freigabe : Whiteboards lassen sich einfach mit anderen teilen
Typische Anwendungsfälle:
- Brainstorming-Sitzungen
- Projektplanung
- Entwürfe, MockUps
- Digitale Team-Workshops und Dokumentation
Zusammengefasst erlaubt die Nextcloud Whiteboard App ein kreatives, flexibles und gemeinsames Arbeiten an Ideen, Projekten und Konzepten – direkt integriert in die Nextcloud-Plattform.
- Zeichnen: Freihandzeichnung mit einstellbarer Strichstärke.
- Formen: Hinzufügen von verschiedenen geometrischen Formen (Quadrat, Kreis, Dreieck etc.).
- Pfeile: Zeichnen von Pfeilen in verschiedene Richtungen.
- Text: Einfügen von Textfeldern.
- Rahmenwerkzeug: Erstellen von Rahmen zur Strukturierung der Inhalte.
- Laserpointer: Hervorhebung von Bereichen durch einen Laserpointer.
- Web-Einbettung: Einbetten von Webseiten oder anderen Inhalten.
- Mermaid/Excalidraw: Generierung von Diagrammen und Flussdiagrammen mit Mermaid oder Excalidraw.
- Hand-Werkzeug: Verschieben der Zeichenfläche.
Was macht diese Funktion?
Die Nextcloud Whiteboard App bietet die Möglichkeit, Diagramme mithilfe der Mermaid-Syntax zu erstellen und diese dann automatisch in Excalidraw-Diagramme umzuwandeln.
- Mermaid: Mermaid ist eine textbasierte Diagrammsprache. Du schreibst Code, der das Diagramm beschreibt, und Mermaid generiert daraus ein visuelles Diagramm.
- Excalidraw: Excalidraw ist eine Zeichen-App, die sich gut für handgezeichnet aussehende Diagramme und Skizzen eignet.
Welche Diagrammtypen werden unterstützt?
Derzeit unterstützt die Funktion folgende Diagrammtypen:
- Flussdiagramme
- Sequenzdiagramme
- Klassendiagramme
E-Mail-Account verknüpfen
Verbinden Sie Ihr Ostfalia-E-Mail Konto mit der Nextcloud, nutzen Sie dafür Ihre Ostfalia-ID.
Wählen Sie die manuelle Einrichtung.
Wählen sie die E-Mail Funktion im Hauptmenü links, hier auf "manuell" wechseln.
Die Daten zur Verknüpfung des Konto sind Ihre Ostfalia-ID und ihr reguläres Passwort. IMAP und SMTP bitte der Grafik entnehmen.
Kalender einbinden als Ansicht
Begeben Sie sich in Ihre sonia.kalender in der OWA -> owa.sonia.de oder direkt über das Portal.
Den Kalender einmalig für seine private E-Mail-Adresse freigeben, man erhält eine Email auf die angegebene E-Mail-Adresse.
Man benötigt den ics-Link aus der Email.
Link aus der E-Mail in die Nextcloud einfügen: der Link muss auf .ics enden. Link kopieren!
Kalender-Anwendung öffnen, mit dem Plus-Zeichen einen neuen Kalender hinzufügen, den kopierten Link dort einfügen.
Den kleinen Bestätigungs-Pfeil klicken um den Kalender final einzubinden.
Talk-App (Chat und Videotelefonie)
Nextcloud-Talk auch als App auf dem PC, hier downloaden: https://nextcloud.com/de/installation/#desktop-talk
Nutzen Sie unseren Talk-Desktop-Client, um schnell auf Ihre Nextcloud-Unterhaltungen zuzugreifen, ohne den Webbrowser zu verwenden. Mit dem einfachen Zugriff auf Benachrichtigungen, Anrufe, Bildschirmfreigaben und alle Ihre Chats über die Systemleiste sind Sie immer einen Schritt voraus.
Suche und xWiki Inhalte
Über die Lupe, die Suchfunktion oben rechts werden Inhalte in der eigenen Cloud angezeigt aber eben jetzt neu auch Inhalte aus dem verknüpften xWiki.
Automatisierung mit Flow/Abläufe
Die Nextcloud Flow App ist ein mächtiges Werkzeug zur Automatisierung von Aufgaben innerhalb deiner Nextcloud. Hier sind einige sinnvolle Anwendungsbeispiele, basierend auf dem Screenshot und den Möglichkeiten der App.
Eine App für Nextcloud, die neu hochgeladenen Dateien basierend auf bestimmten Bedingungen automatisch Tags zuweist und dadurch Automation ermöglicht.
Flow-App: oben rechts unter Einstellungen zu finden
Flow ermöglicht es Ihnen, „Abläufe“ zu erstellen, die automatisch Aktionen auslösen, wenn bestimmte Ereignisse in Nextcloud auftreten. Denken Sie dabei an „Wenn-Dann“-Regeln.
Anwendungsbeispiele:
1. Automatisierung von Benachrichtigungen:
- Wenn: Eine neue Datei in einem bestimmten Ordner hochgeladen wird. Dann: Es wird eine E-Mail-Benachrichtigung an Sie oder andere Benutzer gesendet. (Ideal für Teamordner, in denen Sie über neue Beiträge informiert werden möchten.)
- Wenn: Eine Datei mit einem bestimmten Dateinamenmuster erstellt wird (z. B. Rechnung-*.pdf). Dann: Es wird eine Benachrichtigung über den Nextcloud-Chat an den zuständigen Mitarbeiter versendet.
- Wenn: Eine Datei in einem bestimmten Ordner geändert wird. Dann: Eine Benachrichtigung wird an einen bestimmten Benutzer gesendet, damit dieser die Änderungen überprüfen kann.
2. Automatisierung von Dateiverwaltung:
- Wenn: Eine neue Datei hochgeladen wird. Dann: Die Datei wird automatisch in einen bestimmten Ordner verschoben, basierend auf dem Dateityp oder -namen (z. B. alle Bilder in einen „Bilder“-Ordner, alle PDFs in einen „Dokumente“-Ordner).
- Wenn: Eine Datei in einem bestimmten Ordner erstellt wird. Dann: Die Datei wird automatisch in einen anderen Ordner als Backup kopiert.
- Wenn: Eine Datei älter als X Tage ist. Dann: Die Datei wird in einen Archivordner verschoben.
3. Automatisierung von Unterhaltungen (Chats):
- Wenn: Eine neue Datei in einem bestimmten Ordner hochgeladen wird. Dann: Es wird eine neue Unterhaltung im Nextcloud Talk erstellt und die Datei als Anhang hinzugefügt (ideal, um Diskussionen über neue Dokumente zu starten).
- Wenn: Eine Datei mit einem bestimmten Dateinamenmuster erstellt wird. Dann: Es wird eine Nachricht in eine bestimmte Unterhaltung im Nextcloud Talk gesendet, die auf die neue Datei hinweist.
- Wenn: Eine Datei in einem bestimmten Ordner geändert wird. Dann: Es wird eine Nachricht in eine bestimmte Unterhaltung im Nextcloud Talk gesendet, die auf die Änderungen hinweist.
4. Automatisierung von Datensicherheit: - Wenn: Eine Datei mit sensiblen Informationen (z. B. „Gehalt“, „Passwort“) erstellt wird. Dann: Die Datei wird automatisch verschlüsselt.
Wichtige Hinweise:
- Testen: Testen Sie Ihre Abläufe stets gründlich, bevor Sie sie aktivieren, um sicherzustellen, dass sie wie erwartet funktionieren.
- Fehlerbehebung: Falls ein Ablauf nicht funktioniert, überprüfen Sie die Konfiguration sorgfältig auf Fehler. Die Fehlermeldung „Die Konfiguration ist ungültig“ deutet darauf hin, dass in Ihren Einstellungen etwas nicht korrekt ist.
- Komplexität: Beginnen Sie mit einfachen Abläufen und erweitern Sie diese schrittweise, um die Möglichkeiten der App besser kennenzulernen.
Tabellen und Anwendungen
Einfache Tabellen erstellen oder selbst definierte Tabellen und Daten importieren.
Man kann Tabellen anlegen oder auch ganze Anwendungen.
Sie können aus folgenden Spaltentypen wählen wenn Sie eine Tabelle anlegen:
- Textzeile oder Rich Text
- Link zu URLs oder anderen Nextcloud-Ressourcen
- Zahlen
- Fortschrittsbalken
- Bewertung mit Sternen
- Ja/Nein-Häkchen
- Datum und/oder Uhrzeit
- (Mehrfach-)Auswahl
Geben Sie Ihre Tabellen und Ansichten für Benutzer und Gruppen in Ihrer Cloud frei.
Daten importieren
Schritte zum Importieren:
1. Erstellen Sie die CSV-Datei mit einem Texteditor (z. B. Notepad++, VS Code) oder einer Tabellenkalkulationssoftware (z. B. Excel, Google Sheets). Falls Sie eine Tabellenkalkulationssoftware verwenden, exportieren Sie die Datei als CSV.
2. Klicken Sie in Nextcloud auf „Tabelle importieren“ (wie im Screenshot dargestellt).
3. Wählen Sie die erstellte CSV-Datei aus.
4. Nextcloud sollte die Daten automatisch erkennen und in die Tabelle importieren.
Nextcloud sollte dies automatisch erkennen, prüfen Sie aber zur Sicherheit das Format.
- Codierung: Speichern Sie die CSV-Datei idealerweise in der Codierung UTF-8, damit alle Zeichen korrekt dargestellt werden.
- Keine zusätzlichen Zeilen: Die CSV-Datei sollte nur die Überschriftenzeile und die Datenzeilen enthalten. Vermeiden Sie leere Zeilen am Ende der Datei.
Hinweise:
- Trennzeichen: Das Trennzeichen zwischen den Werten ist ein Komma (,).
- Text in Anführungszeichen: Falls ein Wert Kommas oder andere Sonderzeichen enthält, müssen Sie ihn in doppelte Anführungszeichen (") einschließen.
- Datumformat: Das Datumformat sollte im Allgemeinen YYYY-MM-DD sein (z. B. 2024-03-15).
Eigene Anwendung
Im Wesentlichen ist eine Anwendung eine flexible Möglichkeit, die Daten in Ihrer Tabelle zu visualisieren und zu verwalten.
Sie können die Anwendung an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen und für unterschiedliche Zwecke verwenden. Was geschieht, wenn Sie eine Anwendung aus einer Tabelle erstellen?
- Datenanzeige: Die Anwendung zeigt die Daten aus der Tabelle in einer übersichtlichen und benutzerfreundlichen Form an. Im Screenshot sehen Sie beispielsweise die Spalten „was“, „warum“ und „bis wann“.
- Filterung und Sortierung: Sie können die Daten in der Anwendung filtern und sortieren, um gezielt gewünschte Informationen zu finden.
- Bearbeitung: Je nach Konfiguration können Sie die Daten direkt in der Anwendung bearbeiten. Änderungen werden automatisch in der zugrundeliegenden Tabelle gespeichert.
- Zusätzliche Funktionen: Sie können Ihrer Anwendung weitere Funktionen hinzufügen, wie das Hinzufügen neuer Zeilen, das Erstellen von Diagrammen oder das Versenden von Benachrichtigungen.