Best Practices Nextcloud

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(% class="wikigeneratedid" id="HBestPracticesNextcloud-3EBeispielzurNutzungdesdigitalenArbeitsplatz" %)

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(% style="font-size:26px" %)**Best Practices Nextcloud -> Beispiel zur Nutzung des digitalen Arbeitsplatzes**

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Hier sollen verschiedene Beispiele entstehen um die Funktionen der Nextcloud sinnvoll im Arbeitsalltag zu nutzen.

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(% class="box successmessage" %)

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Habt ihr selbst ein Beispiel und wollt dieses hier präsentieren, dann meldet euch bei {{mention reference="xwiki:XWiki.id902581" style="FULL_NAME" anchor="xwiki-XWiki-id902581-mlduav"/}} (Digital Transformation Officer)

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(% style="font-size:20px" %)Inhaltsverzeichnis

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= Im Team chatten und arbeiten =

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Wenn man in seiner Abteilung, in seinem Projekt oder auch nur in seinem Team zusammen chatten und arbeiten möchte, dann sollte man die Struktur wie folgt aufbauen.

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|(% style="width:566px" %)(% style="font-size:16px" %)//**Screen**//|(% style="width:1298px" %)(% style="font-size:16px" %)//**Beschreibung**//

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|(% style="width:566px" %)[[image:1760077657182-239.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="453" width="177"]]|(% style="width:1298px" %)Gründen Sie in der **"App Nextcloud"** unter **"Kontakte"** ein Team.

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Wichtig: überlegt euch vorher einen sinnvollen Namen für das Team, denn dieses Team ist jetzt eine wichtige Grundlage.

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|(% style="width:566px" %)[[image:1760077841430-898.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="348" width="506"]]|(% style="width:1298px" %)(((

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Team erstellen und **"NAME vergeben"**.

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Entsprechend des Dialogs, dann Personen dem Team hinzufügen.

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|(% style="width:566px" %)[[image:1760078013984-735.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="403" width="507"]]|(% style="width:1298px" %)Team Einstellungen: hier ist wichtig auch bewusst einzustellen.

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Ist es ein **"privates Team"** oder eine **"offenen Arbeitsgruppe"**?

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|(% style="width:566px" %)[[image:1760078120587-622.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="257" width="504"]]|(% style="width:1298px" %)**TALK-App** wählen: Chat mit dem Team aufbauen.

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|(% style="width:566px" %)[[image:1760078206880-417.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="255" width="500"]]|(% style="width:1298px" %)Individuell gestalten 😎

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\\Button: Teilnehmer hinzufügen -> hier jetzt das vorher angelegte Team auswählen!

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\\Das ist der große Vorteil, Sie könnt das gesamte Team dem Chat hinzufügen und müssen nicht jeden einzeln raus suchen.

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\\Das gilt auch für andere Funktionen in der Nextcloud.

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|(% style="width:566px" %)[[image:1760078468962-650.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="226" width="495"]]|(% style="width:1298px" %)Alles was ihr jetzt in diesem Chat gemeinsam aufbaut ist mit dem Team verknüpft.

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|(% style="width:566px" %)[[image:1760078550057-648.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="276" width="292"]]|(% style="width:1298px" %)BreakOut-Räume einrichten, also themenspezifische Untergruppen zum Chatten und arbeiten.

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|(% style="width:566px" %)[[image:1760078803009-705.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="277" width="480"]]|(% style="width:1298px" %)BreakOut Raum umbenennen und diverse andere Einstellungen

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|(% style="width:566px" %) |(% style="width:1298px" %)

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= Ein DECK mit dem Team verbinden (Kanban-Board) =

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Es ist sinnvoll seine persönlichen Aufgaben oder eben die Aufgaben im Team, in der Abteilung oder im Projekt mit einem Kanban-Board zu organisieren.

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|(% style="width:558px" %)(% style="font-size:16px" %)//**Screen**//|(% style="width:1307px" %)(% style="font-size:16px" %)//**Beschreibung**//

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|(% style="width:558px" %)[[image:1760079704926-642.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="228" width="205"]]|(% style="width:1307px" %)Erstellt ein Deck in der Deck-App, also ein Kanban-Board

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|(% style="width:558px" %)[[image:1760079762265-292.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="137" width="325"]]|(% style="width:1307px" %)der Name muss in die kleine Leiste eigeneben werden

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|(% style="width:558px" %)[[image:1760079809826-148.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="145" width="318"]]|(% style="width:1307px" %)Name eingeben und mit Haken bestätigen.

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|(% style="width:558px" %)[[image:1760079897465-586.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="298" width="600"]]|(% style="width:1307px" %)Board mit dem vorher angelegten Team verknüpfen/freigeben

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\\Im Chat, wird das Team-Kanban-Board dann auch angezeigt!

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|(% style="width:558px" %)[[image:1760431546653-719.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:1307px" %)Im Chatraum des Teams, wird nun das Deck angezeigt. Hier kann man nun alle Aufgaben verwalten, besprechen, Termine setzen und Besprechungen durchführen.

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= Talk-App nutzen =

Die Nextcloud **Talk-App** ermöglicht die Kommunikation über einen Client, außerhalb des Browser (so wie bei MS-Teams).

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|=(% style="width: 607px;" %)(% style="font-size:16px" %)**//Screen//**|=(% style="width: 916px;" %)(% style="font-size:16px" %)**//Beschreibung//**

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|(% style="width:607px" %)[[image:f10cd91d-249f-4526-b7d6-665f573132a8||alt="20251013_085213.png" data-xwiki-image-style-border="true" height="130" width="260"]]|(% style="width:916px" %)Download der App: [[https:~~/~~/nextcloud.com/install/#desktop-talk>>url:https://nextcloud.com/install/#desktop-talk]]

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|(% style="width:607px" %)[[image:1760341140758-435.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="225" width="239"]]|(% style="width:916px" %)Die installierte Nextcloud **TALK-App** öffnen.

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\\\\NICHT die Nextcloud-App, denn das ist nur der Syncer für die Daten: [[https:~~/~~/xwiki.sonia.de/wiki/rechenzentrum/view/Anleitungen%20und%20Dokumentationen%20zur%20Nutzung%20der%20IT-Infrastruktur/Nextcloud/#HDatensynchronisationimeigenenExplorer>>https://xwiki.sonia.de/wiki/rechenzentrum/view/Anleitungen%20und%20Dokumentationen%20zur%20Nutzung%20der%20IT-Infrastruktur/Nextcloud/#HDatensynchronisationimeigenenExplorer]]

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|(% style="width:607px" %)[[image:1760341331647-263.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="342" width="310"]]|(% style="width:916px" %)Server-Adresse eingeben: [[https:~~/~~/cloud.sonia.de/>>https://cloud.sonia.de/]]

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|(% style="width:607px" %)[[image:1760341364142-561.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="328" width="316"]]|(% style="width:916px" %)Durchklicken und mit Ostfalia-Account anmelden.

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|(% style="width:607px" %) |(% style="width:916px" %)(((

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**Die Nextcloud Talk-App genießen!**

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**Gesprächstermine die ihr macht, sind in eurem persönlichen Kalender: TIPP verknüpft euren Outlook-Kalender**

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[[https:~~/~~/xwiki.sonia.de/wiki/rechenzentrum/view/Anleitungen%20und%20Dokumentationen%20zur%20Nutzung%20der%20IT-Infrastruktur/Nextcloud/Nextcloud%20Update%20Version%2031/#HKalendereinbindenalsAnsicht>>https://xwiki.sonia.de/wiki/rechenzentrum/view/Anleitungen%20und%20Dokumentationen%20zur%20Nutzung%20der%20IT-Infrastruktur/Nextcloud/Nextcloud%20Update%20Version%2031/#HKalendereinbindenalsAnsicht]]

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= Gemeinsamen Kalender nutzen =

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Die Nextcloud **Kalender-App** ermöglicht es, **alle **seine Kalender auf einer Ansicht zu haben.

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|(% style="width:735px" %)//**Screen**//|(% style="width:789px" %)//**Beschreibung**//

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|(% style="width:735px" %)(((

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[[image:1762424957191-830.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[image:1762425078776-707.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="218" width="478"]]

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)))|(% style="width:789px" %)(((

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Die Kalender-App

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\\Jeder hat grundsätzlich einen persönlichen Kalender.

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Man kann auch seinen Outlook-Ostfalia Kalender hinzufügen.

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[[https:~~/~~/xwiki.sonia.de/wiki/rechenzentrum/view/Anleitungen%20und%20Dokumentationen%20zur%20Nutzung%20der%20IT-Infrastruktur/Nextcloud/Nextcloud%20Update%20Version%2031/#HKalendereinbindenalsAnsicht>>url:https://xwiki.sonia.de/wiki/rechenzentrum/view/Anleitungen%20und%20Dokumentationen%20zur%20Nutzung%20der%20IT-Infrastruktur/Nextcloud/Nextcloud%20Update%20Version%2031/#HKalendereinbindenalsAnsicht]]

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Man kann aber auch einen gemeinsamen Kalender mit einer Projektgruppe oder Abteilung nutzen.

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)))

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|(% style="width:735px" %)[[image:1762424875029-433.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="362" width="786"]]|(% style="width:789px" %)Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer können Termine eintragen oder nur lesen, je nachdem was man ihnen für Rechte gibt.

= Team-Ordner beantragen und nutzen =

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Die Nextcloud ermöglicht** Benutzerinnen und Benutzer unabhängig Team-Ordner** zu nutzen.

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Bei großen Datenmengen, die ein persönliches Benutzerprofil überlasten.

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|(% style="width:702px" %)**//Screen//**|(% style="width:822px" %)**//Beschreibung//**

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|(% style="width:702px" %)[[image:1763548087778-932.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="344" width="480"]]|(% style="width:822px" %)Team in Kontakte anlegen, der Name sollte eindeutig sein!

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\\Also das Kürzel der Organisationseinheit, keine Sonderzeichen, gern mit Unterstrich und halt eindeutig, z.B. "DTO_Projekt"

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|(% style="width:702px" %)[[image:1763563619278-654.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="353" width="480"]]|(% style="width:822px" %)(((

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Das Rechenzentrum muss den Team-Ordner anlegen, hierfür benötigt es den Namen des Teams -> Bitte das Team eindeutig benennen zum Beispiel "DTO_Projekt"

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\\Vorgang/ Ticket beim RZ erstellen, um Team-Ordner anzulegen unter **[[https:~~/~~/portal.ostfalia.de/informationen>>url:https://portal.ostfalia.de/informationen]]**

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\\Bitte schreiben Sie in das Ticket den **"Name des Teams und kurz welche ZOE"** ihr seid.

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Macht alle **"Teammitglieder zum Admin"**, das ist besser falls mal jemand ausfällt oder ähnliches...

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)))

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|(% style="width:702px" %)[[image:1763548373840-747.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:822px" %)(((

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Hier solltet ihr jetzt euren Team-Ordner finden.

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Nachdem das RZ euer Ticket bearbeitet hat.

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= Aufgaben und Erinnerungen nutzen =

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Jemand schreibt Ihnen eine Nachricht (Chat oder Mail) und Sie wollen später antworten, weil noch was zu klären ist? -> **"Erinnerung erstellen"**

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Sie haben im Gruppenchat eine Aufgabe bekommen, weil ihr was besprochen habt? -> **"Aufgaben"**

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Hier ein paar Möglichkeiten sich selbst zu organisieren:

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|(% style="width:716px" %)**Screen**|(% style="width:808px" %)**Beschreibung**

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|(% style="width:716px" %)(((

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[[image:1763717550114-357.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[image:1763717603809-944.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]

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)))|(% style="width:808px" %)(((

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**Aufgaben** öffnen.

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Und eine neue eigene **"Liste hinzufügen"**!

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\\

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Man benötigt eine Aufgabenliste um weitere Funktionen zu nutzen!

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\\Zum Beispiel um sich eine E-Mail als Aufgabe abzulegen.

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)))

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|(% style="width:716px" %)[[image:1763718254591-257.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:808px" %)(((

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**Erinnerungen nutzen**

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Dies können Sie auf der Startseite von Talk verwenden (sowohl in der App, als auch im Browser)

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|(% style="width:716px" %)(((

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[[image:Nextcloud_Best_Practices_1_2_Erinnerung_erstellen_Notiz_an_mich.jpg||data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[image:1763716253000-561.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[image:1763716373016-719.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]

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)))|(% style="width:808px" %)(((

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**Chat in der Talk App**

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\\Eine Nachricht auf Wiedervorlage legen, sich also erinnern lassen, weil man dort eine Aufgabe mitbekommen hat.

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\\

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zu 1. Die Erinnerung kommt als Pop-up-Nachricht durch die Talk App und auf der Startseite

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zu 2. Die Nachricht wird in den Chat **"Notiz an mich"** geschrieben.

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|(% style="width:716px" %)[[image:1763716859527-605.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:808px" %)(((

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**Chat in der Browser Anwendung**

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\\Hier kann man aus einer Nachricht direkt eine **Karte im Deck** erstellen.

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Die Möglichkeit sich eine Erinnerung zu erstellen wie oben beschrieben, funktioniert auch.

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Die Möglichkeit **"Notiz an mich"** funktioniert auch erneut, siehe **"zu 2"**. oben.

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*die Funktion **"Aufgabe erstellen"** kann momentan nicht genutzt werden.

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|(% style="width:716px" %)(((

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[[image:2_21-11-_2025_13-20-18.jpg||data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[image:1763717792293-178.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[image:1763718401717-173.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[image:1763720097711-851.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]

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)))|(% style="width:808px" %)(((

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**E-Mails in der Cloud**

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Wenn man sein Mail-Postfach eingerichtet hat, kann man direkt eine Besprechung in Bezug auf die Mail ansetzen.

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\\Oder die E-Mail direkt als Aufgabe in seine vorher angelegte List mit aufnehmen.

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\\Doku um E-Mail Account zu verknüpfen:

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[[https:~~/~~/xwiki.sonia.de/wiki/rechenzentrum/view/Anleitungen%20und%20Dokumentationen%20zur%20Nutzung%20der%20IT-Infrastruktur/Nextcloud/Nextcloud%20Update%20Version%2031/#HE-Mail-AccountverknFCpfen>>url:https://xwiki.sonia.de/wiki/rechenzentrum/view/Anleitungen%20und%20Dokumentationen%20zur%20Nutzung%20der%20IT-Infrastruktur/Nextcloud/Nextcloud%20Update%20Version%2031/#HE-Mail-AccountverknFCpfen]]

Die vorher erstelle Aufgabeliste kann dann ausgewählt werden.