Best Practices Nextcloud
Best Practices Nextcloud -> Beispiel zur Nutzung des digitalen Arbeitsplatzes
Hier sollen verschiedene Beispiele entstehen um die Funktionen der Nextcloud sinnvoll im Arbeitsalltag zu nutzen.
Inhaltsverzeichnis
- Im Team chatten und arbeiten
- Ein DECK mit dem Team verbinden (Kanban-Board)
- Talk-App nutzen
- Gemeinsamen Kalender nutzen
- Team-Ordner beantragen und nutzen
- Aufgaben und Erinnerungen nutzen
Im Team chatten und arbeiten
Wenn man in seiner Abteilung, in seinem Projekt oder auch nur in seinem Team zusammen chatten und arbeiten möchte, dann sollte man die Struktur wie folgt aufbauen.
| Screen | Beschreibung |
 | Gründen Sie in der "App Nextcloud" unter "Kontakte" ein Team. Wichtig: überlegt euch vorher einen sinnvollen Namen für das Team, denn dieses Team ist jetzt eine wichtige Grundlage. |
 | Team erstellen und "NAME vergeben". Entsprechend des Dialogs, dann Personen dem Team hinzufügen. |
 | Team Einstellungen: hier ist wichtig auch bewusst einzustellen. Ist es ein "privates Team" oder eine "offenen Arbeitsgruppe"? |
 | TALK-App wählen: Chat mit dem Team aufbauen. |
 | Individuell gestalten 😎 Button: Teilnehmer hinzufügen -> hier jetzt das vorher angelegte Team auswählen! Das ist der große Vorteil, Sie könnt das gesamte Team dem Chat hinzufügen und müssen nicht jeden einzeln raus suchen. Das gilt auch für andere Funktionen in der Nextcloud. |
 | Alles was ihr jetzt in diesem Chat gemeinsam aufbaut ist mit dem Team verknüpft. |
 | BreakOut-Räume einrichten, also themenspezifische Untergruppen zum Chatten und arbeiten. |
 | BreakOut Raum umbenennen und diverse andere Einstellungen |
Ein DECK mit dem Team verbinden (Kanban-Board)
Es ist sinnvoll seine persönlichen Aufgaben oder eben die Aufgaben im Team, in der Abteilung oder im Projekt mit einem Kanban-Board zu organisieren.
| Screen | Beschreibung |
 | Erstellt ein Deck in der Deck-App, also ein Kanban-Board |
 | der Name muss in die kleine Leiste eigeneben werden |
 | Name eingeben und mit Haken bestätigen. |
 | Board mit dem vorher angelegten Team verknüpfen/freigeben Im Chat, wird das Team-Kanban-Board dann auch angezeigt! |
 | Im Chatraum des Teams, wird nun das Deck angezeigt. Hier kann man nun alle Aufgaben verwalten, besprechen, Termine setzen und Besprechungen durchführen. |
Talk-App nutzen
Die Nextcloud Talk-App ermöglicht die Kommunikation über einen Client, außerhalb des Browser (so wie bei MS-Teams).
| Screen | Beschreibung |
|---|---|
| Download der App: https://nextcloud.com/install/#desktop-talk | |
 | Die installierte Nextcloud TALK-App öffnen. NICHT die Nextcloud-App, denn das ist nur der Syncer für die Daten: https://xwiki.sonia.de/wiki/rechenzentrum/view/Anleitungen%20und%20Dokumentationen%20zur%20Nutzung%20der%20IT-Infrastruktur/Nextcloud/#HDatensynchronisationimeigenenExplorer |
 | Server-Adresse eingeben: https://cloud.sonia.de/ |
 | Durchklicken und mit Ostfalia-Account anmelden. |
Die Nextcloud Talk-App genießen! Gesprächstermine die ihr macht, sind in eurem persönlichen Kalender: TIPP verknüpft euren Outlook-Kalender
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Gemeinsamen Kalender nutzen
Die Nextcloud Kalender-App ermöglicht es, alle seine Kalender auf einer Ansicht zu haben.
| Screen | Beschreibung |
| Die Kalender-App Man kann aber auch einen gemeinsamen Kalender mit einer Projektgruppe oder Abteilung nutzen. |
 | Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer können Termine eintragen oder nur lesen, je nachdem was man ihnen für Rechte gibt. |
Team-Ordner beantragen und nutzen
Die Nextcloud ermöglicht Benutzerinnen und Benutzer unabhängig Team-Ordner zu nutzen.
Bei großen Datenmengen, die ein persönliches Benutzerprofil überlasten.
| Screen | Beschreibung |
 | Team in Kontakte anlegen, der Name sollte eindeutig sein! Also das Kürzel der Organisationseinheit, keine Sonderzeichen, gern mit Unterstrich und halt eindeutig, z.B. "DTO_Projekt" |
 | Das Rechenzentrum muss den Team-Ordner anlegen, hierfür benötigt es den Namen des Teams -> Bitte das Team eindeutig benennen zum Beispiel "DTO_Projekt" Macht alle "Teammitglieder zum Admin", das ist besser falls mal jemand ausfällt oder ähnliches... |
 | Hier solltet ihr jetzt euren Team-Ordner finden. Nachdem das RZ euer Ticket bearbeitet hat.
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Aufgaben und Erinnerungen nutzen
Jemand schreibt Ihnen eine Nachricht (Chat oder Mail) und Sie wollen später antworten, weil noch was zu klären ist? -> "Erinnerung erstellen"
Sie haben im Gruppenchat eine Aufgabe bekommen, weil ihr was besprochen habt? -> "Aufgaben"
Hier ein paar Möglichkeiten sich selbst zu organisieren:
| Screen | Beschreibung |
| Aufgaben öffnen. Und eine neue eigene "Liste hinzufügen"! Man benötigt eine Aufgabenliste um weitere Funktionen zu nutzen! |
 | Erinnerungen nutzen Dies können Sie auf der Startseite von Talk verwenden (sowohl in der App, als auch im Browser) |
| Chat in der Talk App zu 1. Die Erinnerung kommt als Pop-up-Nachricht durch die Talk App und auf der Startseite zu 2. Die Nachricht wird in den Chat "Notiz an mich" geschrieben. |
 | Chat in der Browser Anwendung Die Möglichkeit sich eine Erinnerung zu erstellen wie oben beschrieben, funktioniert auch. Die Möglichkeit "Notiz an mich" funktioniert auch erneut, siehe "zu 2". oben. *die Funktion "Aufgabe erstellen" kann momentan nicht genutzt werden. |
| E-Mails in der Cloud Wenn man sein Mail-Postfach eingerichtet hat, kann man direkt eine Besprechung in Bezug auf die Mail ansetzen. Die vorher erstelle Aufgabeliste kann dann ausgewählt werden. Eine "Snoozed" Funktion für E-Mails anwenden. |
