Willkommen in deiner Nextcloud – Ihr persönlicher Cloud-Speicher

Nextcloud ist wie ein persönlicher Dropbox- oder Google Drive-Dienst, aber mit dem großen Vorteil, dass Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten haben. Sie können Ihre Dateien sicher speichern, mit anderen teilen und von überall darauf zugreifen. Die Nextcloud ist im Rechenzentrum der Ostfalia gehostet.

Inhaltsverzeichnis

• Willkommen in deiner Nextcloud – Ihr persönlicher Cloud-Speicher
  • Die Nextcloud-Weboberfläche
  • Anforderungen an den Webbrowser
• Navigieren in der Hauptbenutzeroberfläche
• Auf einen Blick – Die Weboberfläche mit Leisten
• Die wichtigsten Apps und was Sie damit machen können
  • Dateien
  • Fotos
  • Deck
  • Beispiel einer Aufgaben-Karte
  • Notizen
• Dateiformate
• Persönliche Einstellungen
  • Einstellungen anpassen – So machen Sie Nextcloud zu Ihrem persönlichen Arbeitsplatz
  • Eigenen Einstellung Office
  • Signatur hinterlegen
• Daten aus Powerfolder übertragen
• Freigabe und Sicherheit
  • Große Dateien hochladen
  • Zugriff auf Nextcloud-Dateien über WebDAV
• Versionsverlauf Dokumente
  • Datensynchronisation im eigenen Explorer

Die Nextcloud-Weboberfläche

Sie können sich mit jedem Webbrowser mit Ihrem Nextcloud-Server verbinden. Rufen Sie dazu einfach die URL Ihres Nextcloud-Servers auf (https://cloud.sonia.de/) und geben Sie Ihren "Benutzernamen" und Ihr "Passwort" ein:

Abb. 1: Login Fenster der Sonia Cloud -> Nextcloud

Anforderungen an den Webbrowser

Für ein optimales Erlebnis mit der Nextcloud-Weboberfläche empfehlen wir Ihnen, die neueste und unterstützte Version eines Browsers aus dieser Liste zu verwenden:

• Google Chrome /Chromium (Desktop und Android)
• Mozilla Firefox (Desktop und Android)
• Apple Safari (Desktop und iOS)
• Microsoft Edge

Navigieren in der Hauptbenutzeroberfläche

Standardmäßig wird die Nextcloud-Weboberfläche mit Ihrer Dateiseite geöffnet:

Abb. 2: Nextcloud Weboberfläche

So sieht Ihr persönliches Dashboard aus, diese kann mit Widget verändert werden:

Abb. 2: Nextcloud Weboberfläche

Auf einen Blick – Die Weboberfläche mit Leisten

Der Screenshot zeigt die Hauptansicht Ihrer Nextcloud, den sogenannten "Dateien"-Bereich. Hier sind die wichtigsten Elemente:

Abb. 3: Obere und linke Leiste

Obere Leiste:

• Dateien: Hier können Dateien und Ordner verwaltet werden.
• Dashboards: Übersicht über Aktivitäten und wichtige Informationen.
• Fotos: Zum Hochladen, Organisieren und Teilen von Fotos.
• Aktivität: Zeigt an, was in Ihrer Nextcloud passiert ist (z.B. neue Dateien, Änderungen, Freigaben).
• Notizen: Für schnelle Notizen und Ideen.
• Deck: Eine App für Kanban-Boards zur Projekt- und Aufgabenverwaltung.
• Portal: Absprung ins Ostflia Portal (bzw. HBK)
• OWA: Zugriff auf die Outlook Web Applikation (Emails)

Linke Leiste:

• Persönliche Dateien: Dies ist Ihr privater Speicherbereich.
• Neueste: Hier werden Ihnen die Dateien angezeigt, die kürzlich bearbeitet oder hochgeladen wurden.
• Favoriten: Hier können Sie wichtige Dateien und Ordner für einen schnellen Zugriff ablegen.
• Freigaben: Hier sehen Sie, welche Dateien oder Ordner Sie mit anderen geteilt haben und welche Ihnen geteilt wurden.
• Tags: Sie können Dateien mit Schlagwörtern versehen, um sie leichter zu finden.
• Alle Ordner: Hier finden Sie eine vollständige Liste all Ihrer Ordner.

Die wichtigsten Apps und was Sie damit machen können

Abb. 4: Freigabeoptionen anzeigen

Abb. 6: Vier Freigabeoptionen

Abb. 7: Fotos

Abb. 8: Deck, ein Kanban-Board

Abb. 9: Notizen

Dateiformate

In Nextcloud haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Dateitypen direkt zu erstellen. Dies bietet Ihnen den Vorteil, Dokumente, Präsentationen, Tabellen und mehr direkt in der Cloud zu verwalten. Hier sind die verschiedenen Dateiformate und ihre Details:

1. Neue Präsentation:

   • Format: Wenn Sie eine neue Präsentation erstellen, wird diese im Standardformat .odp (Open Document Presentation) gespeichert.
   • Möglichkeiten: Diese Datei ermöglicht es Ihnen, komplexe Präsentationen mit Folien zu erstellen. Sie können Texte, Bilder, Diagramme und Multimedia-Elemente hinzufügen.

2. Neue Tabelle:

   • Format: Tabellen werden im Format .ods (Open Document Spreadsheet) angelegt.
   • Möglichkeiten: Tabellen bieten leistungsstarke Funktionen zur Dateneingabe, Berechnung und Analyse. Mit Formeln und Funktionen können Sie Daten verarbeiten und grafisch darstellen.

3. Neue Textdatei:

   • Format: Diese wird in der Regel im einfachen Textformat .txt gespeichert.
   • Möglichkeiten: Textdateien sind ideal für unkomplizierte Notizen und das Speichern von Informationen, die keine spezielle Formatierung benötigen.

4. Neues Diagramm:

   • Format: Diagramme werden häufig als Teil einer Tabelle oder Präsentation gespeichert und verwenden Formate, die mit .ods oder .odp kompatibel sind.
   • Möglichkeiten: Diagramme bieten Ihnen die Möglichkeit, visuelle Darstellungen von Daten zu erstellen, wie z.B. Balken-, Linien- oder Kreisdiagramme zur Datenvisualisierung.

5. Neues Dokument:

   • Format: Standardmäßig wird ein neues Dokument im .odt (Open Document Text) Format angelegt.
   • Möglichkeiten: Dokumente bieten umfassende Textverarbeitungsfunktionen, von der Formatierung bis zum Einfügen von Grafiken und Tabellen.

Durch die Nutzung dieser Formate und Funktionen in Ihrer Nextcloud können Sie Ihre Dokumente effizient erstellen, bearbeiten und teilen, all dies geschieht direkt in der Cloud-Umgebung und ist somit jederzeit und überall zugänglich.

Persönliche Einstellungen

Einstellungen anpassen – So machen Sie Nextcloud zu Ihrem persönlichen Arbeitsplatz

Klicken Sie auf Ihr "Profilbild (oben rechts)" und wählen Sie "Einstellungen", um Nextcloud an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Hier sind einige wichtige Bereiche:

• Speicher & Backup:

  • Speicherplatz: Überprüfen Sie Ihren verfügbaren Speicherplatz.
  • Automatische Backups: Aktivieren Sie automatische Backups, um Ihre Daten zu schützen.

• Benachrichtigungen:

  • E-Mail-Benachrichtigungen: Konfigurieren Sie, für welche Ereignisse Sie E-Mail-Benachrichtigungen erhalten möchten.
  • Push-Benachrichtigungen: Aktivieren Sie Push-Benachrichtigungen auf Ihrem Smartphone.

• Anwendungen:

  • Apps aktivieren/deaktivieren: Hier können Sie Apps aktivieren oder deaktivieren, die Sie nicht benötigen.
  • App-Konfiguration: Passen Sie die Einstellungen der einzelnen Apps an.

• Dateien:

  • Dateiversionierung: Legen Sie fest, wie viele ältere Versionen Ihrer Dateien gespeichert werden sollen.
  • Dateien freigeben: Konfigurieren Sie die Standardeinstellungen für das Teilen von Dateien.

   

Eigenen Einstellung Office

"Vorlagenverzeichnis auswählen": Wählen Sie den Ordner aus in dem "IHRE Vorlagen" liegen, zum Beispiel Präsentationsvorlagen.

Beim Erstellen einer Präsentation wird dann die Präsentations Vorlage angezeigt:

Signatur hinterlegen

Es besteht auch die Möglichkeit Ihren Signatur-Key zu hinterlegen, siehe Einstellungen → Office

Daten aus Powerfolder übertragen

Bei der Übertragung von Dateien bzw. Dateiordnern gibt es zwei Möglichkeiten. Zum einen die Übertragung aus dem Client und zum anderen die Übertragung aus dem Webbrowser. Wichtig hierbei ist, dass die Freigabe für Dateien bzw. Dateiordner neu erteilt werden müssen. (Mehr unter Freigabe der einzelnen Ordner)

! Wichtig: Es können Freigaben erst erteilt werden, sobald sich Mitarbeitende erstmalig bei Nextcloud angemeldet haben.

• Powerfolder als Client installiert: Ordner können per Drag&Drop aus dem Explorer in die Dateiablage von Nextcloud herübergezogen d. h. abgelegt und hochgeladen werden:

• Powerfolder als Webbrowser installiert: Bei Nutzung des Powerfolders als Dateiablage über den Webbrowser müssen die Dateien bzw. Dateiornder zunächst runtergeladen werden. Anschließend können Sie Dateien bzw. Dateiordner per Drag&Drop in die Dateiablage rüber gezogen werden.

Freigabe und Sicherheit

Jede Datei und jeder Ordner kann geteilt werden. Mit Nextcloud ist es einfach Dokumente über einen Link an andere weiterzugeben. Dokumente müssen nicht mehr heruntergeladen und per Mail versendet werden.

• Dateien übertragen: Hier können Sie Dateien oder Ordner an andere Benutzer übertragen.

  • Datei oder Ordner zur Übertragung auswählen: Klicken Sie auf diesen Button, um die Datei oder den Ordner auszuwählen, den Sie übertragen möchten.
  • Neuer Besitzer: Hier können Sie den neuen Besitzer der Datei oder des Ordners auswählen. Sie können einen Benutzernamen oder eine E-Mail-Adresse eingeben.
  • Übertragen: Klicken Sie auf diesen Button, um die Datei oder den Ordner an den neuen Besitzer zu übertragen.

• Freigaben: Hier können Sie die Einstellungen für Freigaben anpassen.

  • Freigaben von anderen Konten und Gruppen standardmäßig annehmen: Hier können Sie festlegen, ob Sie Freigaben von anderen Konten und Gruppen standardmäßig annehmen möchten. Wenn Sie diese Option aktivieren, werden Freigaben automatisch in Ihrem Standardordner für akzeptierte Freigaben gespeichert.
  • Standardordner für akzeptierte Freigaben: Hier können Sie den Standardordner für akzeptierte Freigaben festlegen. Wenn Sie eine Freigabe akzeptieren, wird die Datei oder der Ordner in diesen Ordner verschoben.

Bei der Verwendung "Link teilen" statt "Interner Link" bitte immer auch die Benutzerdefinierten Berechtigungen nutzen!
Wenn dieser Link von externen Personen geöffnet wird, dann sollte es ein Passwort und/oder ein Ablaufdatum geben. 

Große Dateien hochladen

Beim Hochladen von Dateien über den Web-Client ist Nextcloud beschränkt durch die Konfiguration von PHP und Apache. Standardmäßig ist PHP für Uploads von nur 2 Megabyte eingestellt. Weil diese Grenze nicht immer sinnvoll ist, empfehlen wir, dass Ihre Nextcloud-Administration die entsprechenden Variablen in Nextcloud nach oben anpasst auf Werte, die für die Benutzer geeignet sind.

Zugriff auf Nextcloud-Dateien über WebDAV

Nextcloud unterstützt das WebDAV-Protokoll vollständig, und Sie können sich mit Nextcloud Files über WebDAV verbinden und synchronisieren. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie Linux, macOS, Windows und mobile Geräte mit Ihrem Nextcloud-Server verbinden können.

WebDAV steht für Distributed Authoring and Versioning. Es ist eine HTTP-Erweiterung, die es einfach macht, Dateien zu erstellen, zu lesen und zu bearbeiten, die auf entfernten Webservern gehostet werden. Mit einem WebDAV-Client können Sie auf Ihre Nextcloud-Dateien (einschließlich Freigaben) unter Linux, macOS und Windows auf ähnliche Weise zugreifen wie auf jede entfernte Netzwerkfreigabe und synchronisiert bleiben.

Bevor wir uns mit der Konfiguration von WebDAV befassen, werfen wir einen kurzen Blick auf die empfohlene Art und Weise der Verbindung von Client-Geräten mit Nextcloud.

Versionsverlauf Dokumente

• Versionsverlauf: Nextcloud speichert automatisch ältere Versionen Ihrer Dateien. So können Sie jederzeit zu einer früheren Version zurückkehren, falls etwas schiefgeht.

Datensynchronisation im eigenen Explorer

Zur Installation des Nextcloud Synchronisators müssen Sie im folgenden Link Ihre entsprechende Betriebssystem Ihres lokalen Rechners aus. https://nextcloud.com/install/#install-clients.
Als Serveradresse geben Sie bitte Folgendes ein: https://cloud.sonia.de/.

Nach Einrichtung der Synchronisation, sollte in dem ausgewählten Ordnerpfad (C:\Users\id****\NextCloud_Sync) wir folgt aussehen:

Statusanzeige: Icons den aktuellen Status Ihrer Synchronisierung an
 

Der Nextcloud Desktop Client bleibt im Hintergrund und ist als Symbol in der Taskleiste (Windows, KDE), der Menüleiste (macOS) oder im Benachrichtigungsbereich (Linux) sichtbar.

	Die Statusanzeige zeigt Ihnen über Icons den aktuellen Status Ihrer Synchronisierung an. Der grüne Kreis mit dem weißen Häkchen zeigt Ihnen an, dass Ihre Synchronisierung aktuell ist und Sie mit Ihrem Nextcloud-Server verbunden sind.
	Das blaue Symbol mit den weißen Halbkreisen bedeutet, dass die Synchronisierung läuft.
	Das graue Symbol mit den parallelen Linien zeigt an, dass Ihre Synchronisierung angehalten wurde. (Höchstwahrscheinlich von Ihnen.)
	Das graue Symbol mit drei weißen Punkten bedeutet, dass Ihr Synchronisierungsclient die Verbindung zu Ihrem Nextcloud-Server verloren hat.
	Wenn Sie einen gelben Kreis mit dem Zeichen "!" sehen, handelt es sich um das Informationssymbol. Klicken Sie darauf, um zu sehen, was es Ihnen zu sagen hat.
	Der rote Kreis mit dem weißen "x" weist auf einen Konfigurationsfehler hin, beispielsweise eine falsche Anmeldung oder Server-URL.

Nextcloud-Doku: https://docs.nextcloud.com/server/latest/user_manual/de/desktop/usage.html

Der Bildschirm zeigt das Synchronisierungs-Dialogfeld von Nextcloud an.