Best Practices Nextcloud

1

(% class="wikigeneratedid" id="HBestPracticesNextcloud-3EBeispielzurNutzungdesdigitalenArbeitsplatz" %)

2

(% style="font-size:26px" %)**Best Practices Nextcloud -> Beispiel zur Nutzung des digitalen Arbeitsplatzes**

3

4

5

Hier sollen verschiedene Beispiele entstehen um die Funktionen der Nextcloud sinnvoll im Arbeitsalltag zu nutzen.

6

7

(% class="box successmessage" %)

8

(((

9

Habt ihr selbst ein Beispiel und wollt dieses hier präsentieren, dann meldet euch bei {{mention reference="xwiki:XWiki.id902581" style="FULL_NAME" anchor="xwiki-XWiki-id902581-mlduav"/}} (Digital Transformation Officer)

)))

----

(% style="font-size:20px" %)Inhaltsverzeichnis

----

= Im Team chatten und arbeiten =

22

23

24

Wenn man in seiner Abteilung, in seinem Projekt oder auch nur in seinem Team zusammen chatten und arbeiten möchte, dann sollte man die Struktur wie folgt aufbauen.

25

26

|(% style="width:566px" %)(% style="font-size:16px" %)//**Screen**//|(% style="width:1298px" %)(% style="font-size:16px" %)//**Beschreibung**//

27

|(% style="width:566px" %)[[image:1760077657182-239.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="453" width="177"]]|(% style="width:1298px" %)Gründen Sie in der **"App Nextcloud"** unter **"Kontakte"** ein Team.

28

Wichtig: überlegt euch vorher einen sinnvollen Namen für das Team, denn dieses Team ist jetzt eine wichtige Grundlage.

29

|(% style="width:566px" %)[[image:1760077841430-898.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="348" width="506"]]|(% style="width:1298px" %)(((

30

Team erstellen und **"NAME vergeben"**.

31

32

33

Entsprechend des Dialogs, dann Personen dem Team hinzufügen.

34

)))

35

|(% style="width:566px" %)[[image:1760078013984-735.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="403" width="507"]]|(% style="width:1298px" %)Team Einstellungen: hier ist wichtig auch bewusst einzustellen.

36

Ist es ein **"privates Team"** oder eine **"offenen Arbeitsgruppe"**?

37

38

|(% style="width:566px" %)[[image:1760078120587-622.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="257" width="504"]]|(% style="width:1298px" %)**TALK-App** wählen: Chat mit dem Team aufbauen.

39

|(% style="width:566px" %)[[image:1760078206880-417.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="255" width="500"]]|(% style="width:1298px" %)Individuell gestalten 😎

40

\\Button: Teilnehmer hinzufügen -> hier jetzt das vorher angelegte Team auswählen!

41

\\Das ist der große Vorteil, Sie könnt das gesamte Team dem Chat hinzufügen und müssen nicht jeden einzeln raus suchen.

42

\\Das gilt auch für andere Funktionen in der Nextcloud.

43

|(% style="width:566px" %)[[image:1760078468962-650.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="226" width="495"]]|(% style="width:1298px" %)Alles was ihr jetzt in diesem Chat gemeinsam aufbaut ist mit dem Team verknüpft.

44

|(% style="width:566px" %)[[image:1760078550057-648.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="276" width="292"]]|(% style="width:1298px" %)BreakOut-Räume einrichten, also themenspezifische Untergruppen zum Chatten und arbeiten.

45

|(% style="width:566px" %)[[image:1760078803009-705.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="277" width="480"]]|(% style="width:1298px" %)BreakOut Raum umbenennen und diverse andere Einstellungen

46

|(% style="width:566px" %) |(% style="width:1298px" %)

----

= Ein DECK mit dem Team verbinden (Kanban-Board) =

51

52

Es ist sinnvoll seine persönlichen Aufgaben oder eben die Aufgaben im Team, in der Abteilung oder im Projekt mit einem Kanban-Board zu organisieren.

53

54

55

|(% style="width:558px" %)(% style="font-size:16px" %)//**Screen**//|(% style="width:1307px" %)(% style="font-size:16px" %)//**Beschreibung**//

56

|(% style="width:558px" %)[[image:1760079704926-642.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="228" width="205"]]|(% style="width:1307px" %)Erstellt ein Deck in der Deck-App, also ein Kanban-Board

57

|(% style="width:558px" %)[[image:1760079762265-292.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="137" width="325"]]|(% style="width:1307px" %)der Name muss in die kleine Leiste eigeneben werden

58

|(% style="width:558px" %)[[image:1760079809826-148.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="145" width="318"]]|(% style="width:1307px" %)Name eingeben und mit Haken bestätigen.

59

|(% style="width:558px" %)[[image:1760079897465-586.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="298" width="600"]]|(% style="width:1307px" %)Board mit dem vorher angelegten Team verknüpfen/freigeben

60

\\Im Chat, wird das Team-Kanban-Board dann auch angezeigt!

61

|(% style="width:558px" %)[[image:1760431546653-719.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:1307px" %)Im Chatraum des Teams, wird nun das Deck angezeigt. Hier kann man nun alle Aufgaben verwalten, besprechen, Termine setzen und Besprechungen durchführen.

----

= Talk-App nutzen =

Die Nextcloud **Talk-App** ermöglicht die Kommunikation über einen Client, außerhalb des Browser (so wie bei MS-Teams).

70

71

72

|=(% style="width: 607px;" %)(% style="font-size:16px" %)**//Screen//**|=(% style="width: 916px;" %)(% style="font-size:16px" %)**//Beschreibung//**

73

|(% style="width:607px" %)[[image:f10cd91d-249f-4526-b7d6-665f573132a8||alt="20251013_085213.png" data-xwiki-image-style-border="true" height="163" width="325"]]|(% style="width:916px" %)(((

74

Download der App: [[https:~~/~~/nextcloud.com/install/#desktop-talk>>url:https://nextcloud.com/install/#desktop-talk]]

75

76

77

Rechenzentrum versorgte Rechner haben die Talk App s

78

)))

79

|(% style="width:607px" %)[[image:1760341140758-435.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="302" width="321"]]|(% style="width:916px" %)Die installierte Nextcloud **TALK-App** öffnen.

80

\\\\NICHT die Nextcloud-App, denn das ist nur der Syncer für die Daten: [[https:~~/~~/xwiki.sonia.de/wiki/rechenzentrum/view/Anleitungen%20und%20Dokumentationen%20zur%20Nutzung%20der%20IT-Infrastruktur/Nextcloud/#HDatensynchronisationimeigenenExplorer>>https://xwiki.sonia.de/wiki/rechenzentrum/view/Anleitungen%20und%20Dokumentationen%20zur%20Nutzung%20der%20IT-Infrastruktur/Nextcloud/#HDatensynchronisationimeigenenExplorer]]

81

|(% style="width:607px" %)[[image:1760341331647-263.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="342" width="310"]]|(% style="width:916px" %)Server-Adresse eingeben: [[https:~~/~~/cloud.sonia.de/>>https://cloud.sonia.de/]]

82

|(% style="width:607px" %)[[image:1760341364142-561.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="328" width="316"]]|(% style="width:916px" %)Durchklicken und mit Ostfalia-Account anmelden.

83

|(% style="width:607px" %) |(% style="width:916px" %)(((

84

(((

85

**Die Nextcloud Talk-App genießen!**

86

87

**Gesprächstermine die ihr macht, sind in eurem persönlichen Kalender: TIPP verknüpft euren Outlook-Kalender**

88

[[https:~~/~~/xwiki.sonia.de/wiki/rechenzentrum/view/Anleitungen%20und%20Dokumentationen%20zur%20Nutzung%20der%20IT-Infrastruktur/Nextcloud/Nextcloud%20Update%20Version%2031/#HKalendereinbindenalsAnsicht>>https://xwiki.sonia.de/wiki/rechenzentrum/view/Anleitungen%20und%20Dokumentationen%20zur%20Nutzung%20der%20IT-Infrastruktur/Nextcloud/Nextcloud%20Update%20Version%2031/#HKalendereinbindenalsAnsicht]]

)))

(((

)))

)))

= Gemeinsamen Kalender nutzen =

101

102

103

Die Nextcloud **Kalender-App** ermöglicht es, **alle **seine Kalender auf einer Ansicht zu haben.

104

105

|(% style="width:735px" %)//**Screen**//|(% style="width:789px" %)//**Beschreibung**//

106

|(% style="width:735px" %)(((

107

[[image:1762424957191-830.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]

108

109

110

[[image:1762425078776-707.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="218" width="478"]]

111

)))|(% style="width:789px" %)(((

112

Die Kalender-App

113

\\Jeder hat grundsätzlich einen persönlichen Kalender.

114

Man kann auch seinen Outlook-Ostfalia Kalender hinzufügen.

115

116

[[https:~~/~~/xwiki.sonia.de/wiki/rechenzentrum/view/Anleitungen%20und%20Dokumentationen%20zur%20Nutzung%20der%20IT-Infrastruktur/Nextcloud/Nextcloud%20Update%20Version%2031/#HKalendereinbindenalsAnsicht>>url:https://xwiki.sonia.de/wiki/rechenzentrum/view/Anleitungen%20und%20Dokumentationen%20zur%20Nutzung%20der%20IT-Infrastruktur/Nextcloud/Nextcloud%20Update%20Version%2031/#HKalendereinbindenalsAnsicht]]

117

118

Man kann aber auch einen gemeinsamen Kalender mit einer Projektgruppe oder Abteilung nutzen.

119

)))

120

|(% style="width:735px" %)[[image:1762424875029-433.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="362" width="786"]]|(% style="width:789px" %)Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer können Termine eintragen oder nur lesen, je nachdem was man ihnen für Rechte gibt.

= Team-Ordner beantragen und nutzen =

125

126

Die Nextcloud ermöglicht** Benutzerinnen und Benutzer unabhängig Team-Ordner** zu nutzen.

127

Bei großen Datenmengen, die ein persönliches Benutzerprofil überlasten.

128

129

130

|(% style="width:702px" %)**//Screen//**|(% style="width:822px" %)**//Beschreibung//**

131

|(% style="width:702px" %)[[image:1763548087778-932.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="344" width="480"]]|(% style="width:822px" %)Team in Kontakte anlegen, der Name sollte eindeutig sein!

132

\\Also das Kürzel der Organisationseinheit, keine Sonderzeichen, gern mit Unterstrich und halt eindeutig, z.B. "DTO_Projekt"

133

|(% style="width:702px" %)[[image:1763563619278-654.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="353" width="480"]]|(% style="width:822px" %)(((

134

Das Rechenzentrum muss den Team-Ordner anlegen, hierfür benötigt es den Namen des Teams -> Bitte das Team eindeutig benennen zum Beispiel "DTO_Projekt"

135

\\Vorgang/ Ticket beim RZ erstellen, um Team-Ordner anzulegen unter **[[https:~~/~~/portal.ostfalia.de/informationen>>url:https://portal.ostfalia.de/informationen]]**

136

\\Bitte schreiben Sie in das Ticket den **"Name des Teams und kurz welche ZOE"** ihr seid.

137

138

139

Macht alle **"Teammitglieder zum Admin"**, das ist besser falls mal jemand ausfällt oder ähnliches...

140

)))

141

|(% style="width:702px" %)[[image:1763548373840-747.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:822px" %)(((

142

Hier solltet ihr jetzt euren Team-Ordner finden.

143

144

Nachdem das RZ euer Ticket bearbeitet hat.

)))

= Aufgaben und Erinnerungen nutzen =

153

154

Jemand schreibt Ihnen eine Nachricht (Chat oder Mail) und Sie wollen später antworten, weil noch was zu klären ist? -> **"Erinnerung erstellen"**

155

Sie haben im Gruppenchat eine Aufgabe bekommen, weil ihr was besprochen habt? -> **"Aufgaben"**

156

157

Hier ein paar Möglichkeiten sich selbst zu organisieren:

158

159

|(% style="width:716px" %)**Screen**|(% style="width:808px" %)**Beschreibung**

160

|(% style="width:716px" %)(((

161

[[image:1763717550114-357.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]

162

163

164

[[image:1763717603809-944.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]

165

)))|(% style="width:808px" %)(((

166

**Aufgaben** öffnen.

167

168

Und eine neue eigene **"Liste hinzufügen"**!

169

\\

170

171

Man benötigt eine Aufgabenliste um weitere Funktionen zu nutzen!

172

\\Zum Beispiel um sich eine E-Mail als Aufgabe abzulegen.

173

)))

174

|(% style="width:716px" %)[[image:1763718254591-257.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:808px" %)(((

175

**Erinnerungen nutzen**

176

177

Dies können Sie auf der Startseite von Talk verwenden (sowohl in der App, als auch im Browser)

178

)))

179

|(% style="width:716px" %)(((

180

[[image:Nextcloud_Best_Practices_1_2_Erinnerung_erstellen_Notiz_an_mich.jpg||data-xwiki-image-style-border="true"]]

181

182

183

[[image:1763716253000-561.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]

184

185

186

[[image:1763716373016-719.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]

187

)))|(% style="width:808px" %)(((

188

**Chat in der Talk App**

189

\\Eine Nachricht auf Wiedervorlage legen, sich also erinnern lassen, weil man dort eine Aufgabe mitbekommen hat.

190

\\

191

192

zu 1. Die Erinnerung kommt als Pop-up-Nachricht durch die Talk App und auf der Startseite

193

194

zu 2. Die Nachricht wird in den Chat **"Notiz an mich"** geschrieben.

195

)))

196

|(% style="width:716px" %)[[image:1763716859527-605.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:808px" %)(((

197

**Chat in der Browser Anwendung**

198

\\Hier kann man aus einer Nachricht direkt eine **Karte im Deck** erstellen.

199

200

Die Möglichkeit sich eine Erinnerung zu erstellen wie oben beschrieben, funktioniert auch.

201

202

Die Möglichkeit **"Notiz an mich"** funktioniert auch erneut, siehe **"zu 2"**. oben.

203

204

*die Funktion **"Aufgabe erstellen"** kann momentan nicht genutzt werden.

205

)))

206

|(% style="width:716px" %)(((

207

[[image:2_21-11-_2025_13-20-18.jpg||data-xwiki-image-style-border="true"]]

208

209

210

[[image:1763717792293-178.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]

211

212

213

[[image:1763718401717-173.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]

214

215

216

[[image:1763720097711-851.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]

217

)))|(% style="width:808px" %)(((

218

**E-Mails in der Cloud**

219

220

Wenn man sein Mail-Postfach eingerichtet hat, kann man direkt eine Besprechung in Bezug auf die Mail ansetzen.

221

\\Oder die E-Mail direkt als Aufgabe in seine vorher angelegte List mit aufnehmen.

222

\\Doku um E-Mail Account zu verknüpfen:

223

224

[[https:~~/~~/xwiki.sonia.de/wiki/rechenzentrum/view/Anleitungen%20und%20Dokumentationen%20zur%20Nutzung%20der%20IT-Infrastruktur/Nextcloud/Nextcloud%20Update%20Version%2031/#HE-Mail-AccountverknFCpfen>>url:https://xwiki.sonia.de/wiki/rechenzentrum/view/Anleitungen%20und%20Dokumentationen%20zur%20Nutzung%20der%20IT-Infrastruktur/Nextcloud/Nextcloud%20Update%20Version%2031/#HE-Mail-AccountverknFCpfen]]

Die vorher erstelle Aufgabeliste kann dann ausgewählt werden.

Eine **"Snoozed"** Funktion für E-Mails anwenden.

)))

= Speicherplatz erweitern =

250

251

Grundsätzlich steht jedem erstmal 25 GB Speicher zur Verfügung, jedoch kann man diesen selbstständig auf 100 GB erhöhen.

252

253

254

|(% style="width:721px" %)**//Screen//**|(% style="width:803px" %)**//Beschreibung//**

255

|(% style="width:721px" %)[[image:https://xwiki.sonia.de/wiki/rechenzentrum/download/RZ%20Spielwiese/Kollaborationen/Sina%20und%20Susi/Nextcloud_AnwenderDoku/Best%20Practices%20Nextcloud/WebHome/1764834220675-902.png?rev=1.1||alt="1764834220675-902.png" data-xwiki-image-style-border="true" height="463" width="800"]]|(% style="width:803px" %)Im Ostfalia **"[[Portal>>https://portal.ostfalia.de/]]"** unter **"Anwendungen"** zur **"Datenverwaltung"** navigieren.

256

|(% style="width:721px" %)[[image:1764834278395-607.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="509" width="800"]]|(% style="width:803px" %)Anschließend die gewünschte **"Speichergröße"** einstellen.

257

\\Und auf **"speichern"** drücken.

Wiki-Quellcode von Best Practices Nextcloud

Suchen

Navigation